Vagtplanlægning hos superligaklubben AaB

Hos superligaklubben AaB benytter de Smartplan til at lave vagtplanlægning for blandt andet deres bodpersonale. Vi tog derfor en tur til Aalborg for at mødes med Jeanette Pedersen, som er koordinator for personalet i boderne. Her fik vi os en snak om, hvordan de førhen har lavet vagtplanlægning, og hvad der fik dem til at blive kunde hos Smartplan.

Til hver enkelt kamp laver Jeanette vagtplanlægning for cirka 75-110 medarbejdere, og det er både unge og gamle, som man kan møde i boderne. Det kan være folk, som tidligere har været frivillige rundt omkring i klubber, og så er der selvfølgelig også mange studerende. Som Jeanette selv nævner, så er der også mange, som bliver hængende, når de først er færdige med at studere.

Når der skal laves nye vagtplaner, er der mange forskellige arbejdsopgaver, som skal inkluderes. Medarbejderne skal både være i boderne, sætte flag op, stå for Theodors familieklub, være i butikker både udenfor og indenfor samt i caféen. Det er derfor også et stort regnestykke, Jeanette skal få til at gå op.

På nuværende tidspunkt er det dog et noget anderledes regnestykke end førhen. Som det ses på billedet, er der normalt godt fyldt op og gang i den, når der bliver spillet kampe på stadion. Coronasituationen har dog gjort, at det i dag er hårdt at være superligaklub, da der blandt andet er færre tilskuere til kampene, og på grund af det lave antal tilskuere er der heller ikke samme behov for boder under kampene. Så i stedet for at have alle boder åbne, er der nu kun én bod åben per kamp. Derfor har Jeanettes vagtplanlægning også ændret sig en del i løbet af det sidste års tid.

Før AaB begyndte at anvende Smartplan foregik store dele af kommunikationen omkring vagtplanlægning over sms. Jeanette sendte sms’er ud til alle medarbejderne, selvom der egentlig kun skulle bruges få til en kamp. Herefter kunne der så gå et par dage, før alle medarbejdere havde meldt tilbage, og så blev vagtplanen til sidst skrevet ned med papir og blyant.

Jeg kan huske et tidspunkt, hvor jeg sad med store plancher derhjemme og skulle have styr på vagter til 4 kampe, der kunne jeg godt se at det burde kunne løses på en bedre måde.

Kommunikationen over sms og det, at sms’erne kunne komme retur på alle tidspunkter af døgnet, beskriver Jeanette selv som stressende. Og det var specielt også et ønske om at komme væk fra alle sms’erne, som i første omgang fik hende til at prøve Smartplan af.

Før brugte jeg lang tid på at besvare sms’er. Nu lægger jeg blot vagterne ud, og så byder medarbejderne selv ind og bytter indbyrdes.

Jeanette havde i forvejen et kendskab til Smartplan, da hun er frivillig ved et stort håndboldstævne, som i forvejen benytter systemet. Og efter at være startet op med Smartplan, skal Jeanette kun sørge for, at medarbejderne har de jobtyper, som de skal kunne tage vagter med, og så lægger hun ellers blot ledige vagter ud, som medarbejderne selv kan tage. På trods af kun at have benyttet Smartplan som almindelig bruger førhen, beskriver hun alligevel også opstarten med vagtplanlægningen i Smartplan som lige til.

Det var brugervenligt og lige til at gå til. Derudover er der altid god service, og supporten svarer hurtigt, hvis man har brug for hjælp.

På grund af coronasituationen i Danmark har de på nuværende tidspunkt kun prøvet at anvende Smartplan til et par kampe, men Jeanette er slet ikke i tvivl om, at hun vil spare tid på vagtplanlægningen i forhold til førhen. For som hun selv siger, så handler det hele i sidste ende om effektivisering, og nu er der også mere tid til at lave andre opgaver.

Derudover lægger Jeanette også vægt på, hvordan håndteringen af vagter er blevet nemmere for medarbejderne, efter de er begyndt at bruge Smartplan. I stedet for at der skal skrives flere sms’er frem og tilbage for at få godkendt et vagtbytte, så kan det nu i stedet gøres med få klik. Og samtidig har Jeanette hele tiden mulighed for at holde øje med, hvem hun har til rådighed på de enkelte dage.

Medarbejderne skal ikke rigtig kunne andet end bare at vide, hvordan de tager vagter. Og hvis man først har meldt ind på en vagt i Smartplan, så har man den også, indtil en anden tager den. Hvis den ikke kan byttes, beholder man den.

En anden funktion, som de har stor glæde af hos AaB, er løneksporten. Førhen foregik lønkørslen ved, at timerne manuelt blev tastet ind i Excel. Ved at anvende Smartplans løneksport er denne arbejdsproces blevet en del nemmere, da de nu blot har skulle indtaste deres lønsatser, tillæg og lønnumre én enkelt gang. Som Jeanette nævner, så har det den betydning, at alt ikke længere skal dobbelttjekkes, når der skal laves løn til medarbejderne.

Lønkørslen er blevet meget nemmere, da vores bogholderi nu kan trække timerne direkte over i deres system i stedet for, at timerne skal føres ind manuelt.

Efter snakken med Jeanette fik vi en lille rundvisning nede på stadion, hvor der selvfølgelig skulle mærkes på den nye hybridbane, inden turen igen gik hjem til Aarhus. Med hjem fik vi ny viden omkring, hvordan vagtplanlægningen egentlig foregår i en superligaklub. Et stort tak til AaB for deres tid og samarbejde.

Sidder du nu og overvejer, om Smartplan også kan hjælpe med at gøre vagtplanlægningen nemmere i din virksomhed? Så skal du være meget velkommen til at kontakte os på support@smartplan.dk. Vi vil meget gerne tage en uforpligtende snak med dig om lige netop dine behov.