Automatisk vagtplanlægning
- Lav din vagtplan med ét klik
Er du også træt af at bruge for lang tid på at lave puslespillet til vagtplanen selv? Vil du gerne slippe for at have alle personlige hensyn i hovedet når du planlægger? Lad Smartplan gøre arbejdet for dig og få hurtigere og bedre vagtplanlægning. Se herunder hvordan.
“Vi bruger og er ekstremt glade for ”Foreslå bemanding” funktionen i smartplan. Det er en kæmpe hjælp, og da vi bruger ”Håndter ønsker” fra de medarbejdere der har vagter, føler alle at de tilgodeses. Det virker strålende.”
Kasper Bøgh Pedersen
/
DTU Bibliotek
Se hvor nemt du kan få lavet vagtplanen automatisk:
1. Opsæt dit bemandingsbehov
For at Smartplan Assistent kan lave vagtplanen for dig, skal du fortælle den hvad du har brug for. Definér hvor mange vagter du skal bruge på de forskellige tidspunkter.
På billedet kan du f.eks. se at vi, om mandagen, skal bruge to køkkenvagter fra kl. 8 til kl. 12 og én bartender og én tjener fra kl. 16 til kl. 20.
2. Opsæt regler for vagtplanlægningen
Dine medarbejdere er ofte ansat på forskellige timer. Og der er dage hvor nogen slet ikke kan tage vagter. Du bestemmer hvordan den automatiske planlægning skal opføre sig og hvilke regler den skal overholde:
3. Modtag ønsker fra dine medarbejdere
Du kan vælge at åbne din vagtplan for ønsker. Lad medarbejderne markere hvilke tidspunkter i din vagtplan, de ikke ønsker at arbejde. Derefter kan Smartplan opfylde så mange af ønskerne som muligt.
Fordelen ved at gøre det, er en mere realistisk vagtplan. Som leder opnår du at medarbejderne rent faktisk kan arbejde på de vagter du tildeler og undgår derved for meget vagtbytte eller afbud når vagtplanen frigives.
4. Lav vagtplanen med ét klik
Assistenten kan klare det hele automatisk ved at foreslå en bemanding baseret på dit bemandingsbehov, ønsker og regler. Assistenten kigger tusindvis af løsninger igennem, indtil den finder den vagtplan, der passer bedst til lige præcis jeres behov og hvor flest regler og ønsker opfyldes. Fordelingen af medarbejderne er lige fordelt og overholder de regler der er sat op. Bare læn dig tilbage og se Assistenten gøre arbejdet for dig.
Planlæg lidt selv og få lavet resten
Hvis der er medarbejdere du gerne selv vil prioritere eller planlægge, kan du gøre det hvorefter Smartplan kan lave resten af bemandingen for dig.
5. Tilpas bemandingen og frigiv til medarbejderne
Når du laver vagtplanen enten automatisk eller selv, holder Assistenten hele tiden øje med om dine regler overholdes. På den måde bliver det nemmere for dig at få lavet den bedst mulige vagtplanlægning uden at du overser vigtige ting. Når du har lavet dine tilpasninger, frigives vagtplanen til dine medarbejdere og bliver synlig på Web, App og kalender.
“Jeg sad og lavede vagtplan i går for slutningen af året. Det tog 25 minutter. Det er nemt at få et overblik over, hvem jeg har til rådighed. Det fungerer bare. Det kører bare.”
Rasmus Kroer
/
Driftsleder
Hantwerk
6 ting Smartplan Assistent hjælper dig med
Slip for selv at holde styr på alle reglerne og lad Smartplan Assistent gøre det kedelige arbejde for dig, så du kan holde fokus på at vagtplanen passer bedst muligt til din virksomhed. Her er 6 områder du slipper for at holde styr på:
11-timers reglen
Ja, Assistenten er allerede sat op til at overholde 11 timers reglen. Du kan evt. selv rette det antal timer du vil have i mellem hver vagt.
Antal timer per uge eller måned
Opret hvor mange timer per uge dine ansatte må arbejde. Du kan opsætte dette på den enkelte ansatte, så det passer til jeres behov.
Ferie, fravær og sygdom
Hvis en medarbejder har ønsket fri, er på ferie eller har fået godkendt andet fravær, holder Smartplan Assistent øje med at du ikke giver en fraværende medarbejder en vagt de ikke kan tage.
Maks. antal dage eller weekender i træk
Du kan også bede Smartplan Assistent sørge for at dine ansattes ressourcer fordeles så lige som muligt. Du kan f.eks. begrænse hvor mange dage eller weekender de må arbejde i træk.
Utilgængelige ugedage
Nogle af dine medarbejdere har dage hvor de aldrig kan arbejde. F.eks. pga. skole, fritidsaktiviteter eller andre forpligtelser. Lav en regel som fortæller Assistenten hvilke dage og tidsrum de ikke må arbejde.
Ønsker til vagtplanen
Du kan åbne din vagtplan for ønsker fra dine ansatte. Når du har defineret dine bemandingsbehov, kan du lade Smartplan håndtere ønsker fra dine ansatte. På den måde kan du gøre det endnu nemmere at få lavet et puslespil hvor alle får deres ønsker opfyldt.
Se her hvordan Smartplan Assistant kan lave vagtplanlægningen for dig:
Opret dig gratis og kom igang på 2 minutter
Læs mere om hvorfor Smartplan er noget for dig:
