Automatisk vagtplanlægning
- Lav din vagtplan med ét klik

Er du også træt af at bruge for lang tid på at lave puslespillet til vagtplanen selv? Vil du gerne slippe for at have alle personlige hensyn i hovedet når du planlægger? Lad Smartplan gøre arbejdet for dig og få hurtigere og bedre vagtplanlægning. Se herunder hvordan.

“Vi bruger og er ekstremt glade for ”Foreslå bemanding” funktionen i smartplan. Det er en kæmpe hjælp, og da vi bruger ”Håndter ønsker” fra de medarbejdere der har vagter, føler alle at de tilgodeses. Det virker strålende.”

Kasper Bøgh Pedersen

/

DTU Bibliotek

Se hvor nemt du kan få lavet vagtplanen automatisk:

Det kan føles som magi, men du er i fuld kontrol. Du definerer dit bemandingsbehov og de regler der bestemmer rammen for vagtplanlægningen. Du vælger om medarbejderne skal indgive ønsker. Du bestemmer om der er nogle medarbejdere du vil bemande først. Når du er klar, lader du Smartplan lave det tunge og tidskrævende arbejde.
Billede af Smartplan appen

1. Opsæt dit bemandingsbehov

For at Smartplan Assistent kan lave vagtplanen for dig, skal du fortælle den hvad du har brug for. Definér hvor mange vagter du skal bruge på de forskellige tidspunkter.

På billedet kan du f.eks. se at vi, om mandagen, skal bruge to køkkenvagter fra kl. 8 til kl. 12 og én bartender og én tjener fra kl. 16 til kl. 20.

Billede af Smartplan appen

2. Opsæt regler for vagtplanlægningen

Dine medarbejdere er ofte ansat på forskellige timer. Og der er dage hvor nogen slet ikke kan tage vagter. Du bestemmer hvordan den automatiske planlægning skal opføre sig og hvilke regler den skal overholde:

Billede af Smartplan appen

3. Modtag ønsker fra dine medarbejdere

Du kan vælge at åbne din vagtplan for ønsker. Lad medarbejderne markere hvilke tidspunkter i din vagtplan, de ikke ønsker at arbejde. Derefter kan Smartplan opfylde så mange af ønskerne som muligt.

Fordelen ved at gøre det, er en mere realistisk vagtplan. Som leder opnår du at medarbejderne rent faktisk kan arbejde på de vagter du tildeler og undgår derved for meget vagtbytte eller afbud når vagtplanen frigives.

Billede af Smartplan appen

4. Lav vagtplanen med ét klik

Assistenten kan klare det hele automatisk ved at foreslå en bemanding baseret på dit bemandingsbehov, ønsker og regler. Assistenten kigger tusindvis af løsninger igennem, indtil den finder den vagtplan, der passer bedst til lige præcis jeres behov og hvor flest regler og ønsker opfyldes. Fordelingen af medarbejderne er lige fordelt og overholder de regler der er sat op. Bare læn dig tilbage og se Assistenten gøre arbejdet for dig.

Planlæg lidt selv og få lavet resten
Hvis der er medarbejdere du gerne selv vil prioritere eller planlægge, kan du gøre det hvorefter Smartplan kan lave resten af bemandingen for dig.

Billede af Smartplan appen

5. Tilpas bemandingen og frigiv til medarbejderne

Når du laver vagtplanen enten automatisk eller selv, holder Assistenten hele tiden øje med om dine regler overholdes. På den måde bliver det nemmere for dig at få lavet den bedst mulige vagtplanlægning uden at du overser vigtige ting. Når du har lavet dine tilpasninger, frigives vagtplanen til dine medarbejdere og bliver synlig på Web, App og kalender.

“Jeg sad og lavede vagtplan i går for slutningen af året. Det tog 25 minutter. Det er nemt at få et overblik over, hvem jeg har til rådighed. Det fungerer bare. Det kører bare.”

Rasmus Kroer

/

Driftsleder

,

Hantwerk

6 ting Smartplan Assistent hjælper dig med

Slip for selv at holde styr på alle reglerne og lad Smartplan Assistent gøre det kedelige arbejde for dig, så du kan holde fokus på at vagtplanen passer bedst muligt til din virksomhed. Her er 6 områder du slipper for at holde styr på:

11-timers reglen

Ja, Assistenten er allerede sat op til at overholde 11 timers reglen. Du kan evt. selv rette det antal timer du vil have i mellem hver vagt.

Antal timer per uge eller måned

Opret hvor mange timer per uge dine ansatte må arbejde. Du kan opsætte dette på den enkelte ansatte, så det passer til jeres behov.

Ferie, fravær og sygdom

Hvis en medarbejder har ønsket fri, er på ferie eller har fået godkendt andet fravær, holder Smartplan Assistent øje med at du ikke giver en fraværende medarbejder en vagt de ikke kan tage.

Maks. antal dage eller weekender i træk

Du kan også bede Smartplan Assistent sørge for at dine ansattes ressourcer fordeles så lige som muligt. Du kan f.eks. begrænse hvor mange dage eller weekender de må arbejde i træk.

Utilgængelige ugedage

Nogle af dine medarbejdere har dage hvor de aldrig kan arbejde. F.eks. pga. skole, fritidsaktiviteter eller andre forpligtelser. Lav en regel som fortæller Assistenten hvilke dage og tidsrum de ikke må arbejde.

Ønsker til vagtplanen

Du kan åbne din vagtplan for ønsker fra dine ansatte. Når du har defineret dine bemandingsbehov, kan du lade Smartplan håndtere ønsker fra dine ansatte. På den måde kan du gøre det endnu nemmere at få lavet et puslespil hvor alle får deres ønsker opfyldt.

Se her hvordan Smartplan Assistant kan lave vagtplanlægningen for dig:

Opret dig gratis og kom igang på 2 minutter
Ved oprettelse accepterer du vores betingelser.
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Læs mere om hvorfor Smartplan er noget for dig:

Du har fået flere ansatte og vil gerne have overblik
Excel holder din vagtplan fanget. Læs hvad du får ud af at sætte den fri og ud i lommen på dine ansatte med vores Vagtplan App.
Fordi brugervenlighed og kundeservice betyder noget
Du vil ikke betale for et kæmpe system med alle mulige funktioner som gør systemet langsomt og svært at bruge. Det skal være nemt at lave din vagtplan og få styr på dine timer og løn.
Prisen på Smartplan starter ved kun 199,- pr. måned
En lav pris og ingen binding betyder noget for dig. Du vil bare ikke betale for meget for noget du ikke har brug for.
Det betyder noget for dig at vi er der på den lange bane
Vi har lavet vagtplaner og tidsregistrering i 10 år og går ingen steder. Vi har sorte tal på bundlinjen og er 100% finanseret af vores kunder. Faktisk er vi Gazelle for tredje år i træk. Læs mere om Smartplan.
Børsen Gazelle 2023
Læs videre her
Læs om hvordan vores brugervenlige vagtplanlægningssystem gør din planlægning nemmere.
Læs om hvordan du kan få tidsregistrering og lønkørsel gjort nemt.
Læs om markedets smarteste automatiske vagtplanlægning.
Vi har skrevet den ultimative guide til at lave en vagtplan.