Nyt i Smartplan: Skjul kollegers vagter

Du bestemmer nu, hvor meget dine medarbejdere ser af kollegernes vagter. Smartplan har fået fire niveauer af synlighed på vagtplanen — fra fuld åbenhed, hvor alle kan se alles vagter, til en visning, hvor kollegernes vagter er helt skjult.

Det betyder, at vagtplanen tilpasser sig din arbejdsplads — ikke omvendt. Et stabilt restaurantteam, hvor alle kender hinanden, kan beholde fuld synlighed. Et vikarbureau med medarbejdere fordelt på flere lokationer kan vælge, at hver enkelt kun ser sine egne vagter. Vagtservice, sundhedsdrift og sikkerhedsbranchen får en konkret indstilling, de kan pege på, når de dokumenterer deres databehandling.

Du finder valget under Data og privatliv i kontoindstillingerne — en enkelt dropdown med fire muligheder.

Her er, hvad hver mulighed betyder for det, dine medarbejdere ser:

Vagtplanen som du kender den

Det første niveau er den måde, Smartplan altid har fungeret på. Medarbejderne ser hele vagtplanen — navne, jobtitler, farver, vagttider. Det er stadig standardindstillingen, og det fungerer godt for stabile teams, hvor alle kender hinanden og koordinerer indbyrdes.

Skjul navnene, behold jobtypen

Medarbejderne kan stadig se, hvilke vagter der er taget, og hvilket job vagten dækker — en farve, en jobtitel som "Bar" eller "Køkken". Men de kan ikke se, hvem der har vagten. Det betyder, at de stadig kan planlægge omkring kollegernes tilstedeværelse, uden at navnene bliver et samtaleemne.

Skjul detaljerne helt

Et gråt felt på vagtplanen viser, at vagten er taget — uden navn, uden jobtitel, uden farve. Medarbejderen kan se, at der er nogen på arbejde, men ikke hvem og ikke hvad de laver. Velegnet til arbejdspladser, hvor medarbejdernes opgaver sjældent overlapper, eller hvor stillingsbetegnelser i sig selv kan være følsom information.

Lad kollegernes vagter forsvinde

Kollegernes vagter forsvinder helt fra visningen. Medarbejderen ser kun sine egne vagter og en lille note nederst: "3 andre vagter." Vikarbureauer, vagtservice og virksomheder med spredte arbejdspladser, hvor medarbejderne sjældent møder hinanden, har efterspurgt denne indstilling i flere år. Nu er den her.

Hvad medarbejderne stadig kan se — uanset niveau

Uanset hvilken indstilling du vælger, er der to ting, der altid er synlige for medarbejderne:

• Deres egne vagter — altid med fuld information.
• Ledige vagter — så medarbejderne stadig kan tage afløsninger og dække huller i bemandingen.

Fravær — sygemeldinger, ferie og fri — vises også som standard, så resten af teamet ved, hvem der mangler i denne uge. Hvis du vælger en af de strengere indstillinger, hvor navne ikke længere er synlige, kan det give mening også at skjule fravær for medarbejderne. Det styrer du som en separat indstilling i Smartplan.

For brancher med skærpede krav

Hvis du arbejder i en branche, hvor I har konkrete krav til, hvad medarbejderne må se om hinanden — vagtservice, sundhedsdrift, sikkerhedsbranchen — kan du nu pege på en specifik indstilling, når I dokumenterer jeres interne databehandling. Det fjerde niveau betyder, at en medarbejder ikke kan se kollegers vagter, jobtitler, arbejdstider eller pauser.

Sådan kommer du i gang

Indstillingen findes under Data og privatliv som vist øverst i posten. Ændringen træder i kraft med det samme — ingen genstart, ingen besked til medarbejderne.