Nye data og privatlivsindstillinger i Smartplan

Du kender sikkert den dårlige samvittighed. Tankerne, der hele tiden ligger i baghovedet. Behandler jeg min medarbejderdata, som jeg burde? Eller opbevarer jeg egentlig data, jeg ikke må i forhold til GDPR? Bør jeg skjule mere data mellem medarbejderne? Med den seneste opdatering i Smartplan, kan du slippe for disse tanker for altid.

Først og fremmest har vi samlet alle dine data og privatlivsindstillinger ét sted i Smartplan, så det fremover bliver endnu nemmere for dig at finde disse oplysninger. For at rette i dine indstillinger skal du blot gå til “Indstillinger” -> “Smartplan Indstillinger” -> “Data & Privatliv”.

Nye fraværsindstillinger

Øverst på siden med privatlivsindstillinger kan du vælge, hvilke informationer dine medarbejdere skal kunne se på kontoen. Om de skal kunne se hinandens fravær, fraværskalenderen og hinandens kontaktoplysninger. Dette har du hele tiden haft mulighed for. Det nye er, at du nu har fået en ny mulighed i forhold til, om medarbejderne skal kunne se hinandens fravær. Før kunne du vælge, at de enten skulle kunne se alt fravær eller alt fravær bortset fra sygdom. Fremover kan du nu også vælge, at medarbejderne skal kunne se alt fravær, men ikke fraværstypen:

Det betyder, at du nu kan vælge imellem flere indstillinger for at sikre, at I lever op til lige præcis de krav, der stilles i jeres virksomhed.

Anonymiser slettede medarbejdere

Vi har derudover lanceret en ny funktion, som gør det muligt for dig at anonymisere slettede medarbejdere på din Smartplan konto. Processen foregår helt automatisk, så det er ikke noget, du selv skal sørge for. Samtidig beholder du stadig alt din data på kontoen. Det er blot medarbejdernes navne, som vil blive anonymiserede. Det vil sige, at du ikke mister dine timeoversigter, men du kan være sikker på, at du ikke opbevarer data, som ikke har et formål.

Funktionen er fleksibel i forhold til, at du selv kan vælge, hvornår dine slettede medarbejdere skal anonymiseres på kontoen. Du kan vælge at anonymisere medarbejdere 1 år, efter de er blevet slettet. 10 år efter sletningen. Eller alt derimellem. Du kan endda også vælge, at anonymisere slettede medarbejdere med det samme, hvis du ønsker det.

For at slå den nye funktion til skal du blot sætte flueben i boksen “Jeg ønsker at Smartplan skal anonymisere mine slettede medarbejdere efter” og vælge, hvor mange år, der skal gå, før anonymiseringen finder sted:

Når du har slået funktionen til, og dine slettede medarbejdere er blevet anonymiseret, vil du stadig kunne se medarbejdernes afholdte timer inde i Timer & løn. Dog vil medarbejderne nu fremgå som “Anonymiseret Medarbejder” efterfulgt at et nummer.

Du kan læse meget mere om, hvordan du anonymiserer slettede medarbejdere i denne artikel.

Har du spørgsmål til den nye opdatering, er du som altid velkommen til at kontakte os på support@smartplan.dk - så sidder vi klar til at hjælpe.