Fra kontrakter til certifikater: Tilføj dokumenter til medarbejderprofiler i Smartplan

Hver gang vi kommer med en ny opdatering til Smartplan, har vi et klart formål: Vi vil gøre dit arbejdsliv enklere og mere effektivt. Derfor er vi også glade for at kunne introducere en ny mulighed, som flere af vores kunder har haft efterspurgt. Muligheden for at tilføje dokumenter direkte til medarbejdernes profiler!

Helt konkret betyder det, at du nu kan tilføje og tilgå forskellige dokumenttyper direkte på dine medarbejderes profiler i Smartplan. Det kan være alt fra arbejdskontrakter til certifikater og uddannelsesbeviser.

Se en introduktion af funktionen på 2 min:

Hvorfor skal jeg tilføje dokumenter til mine medarbejdere?

Alle virksomheder er forskellige. Derfor er der selvfølgelig også forskel på, hvorfor man kan få glæde af den nye opdatering. Men lad os alligevel tage et kig på nogle af de fordele, du vil opleve:

• Centraliseret opbevaring: Slut med at have dokumenter liggende i flere forskellige systemer, hvor du skal bruge tid på at lede efter dem. Nu kan du opbevare alle medarbejdernes oplysninger direkte på deres profiler i Smartplan. Samme sted, som du alligevel også holder styr på deres vagtplaner og tidsregistreringer.
• Effektiv onboarding: Tilføj relevante dokumenter i form af håndbøger, oplæringsdokumenter o.l. til nye medarbejderes profiler. Så kan de hurtigt få overblik over vigtige informationer, blive en del af teamet og begynde at tage vagter i dine vagtplaner.

Hvilke dokumenter kan jeg tilføje?

Du bestemmer helt selv, hvilke dokumenter du vil tilføje til dine medarbejderes profiler. Måske ønsker du at tilføje:

• Arbejdskontrakter: Ved at tilføje medarbejdernes arbejdskontrakter til deres profiler vil både du og medarbejderne nemt kunne referere til ansættelsesvilkårene. Sker der ændringer til kontrakten, kan du selvfølgelig også tilføje tillæg til medarbejderens profil.
• Certifikater eller uddannelsesbeviser: Hvis medarbejderens arbejde kræver særlige kvalifikationer eller uddannelse, er det praktisk at have disse dokumenter liggende direkte på profilen.
• Personalehåndbøger: Tilføjer du personalehåndbøger til medarbejdernes profiler, vil de altid kunne tilgå disse for at finde ud af, hvordan I håndterer forskellige situationer i jeres virksomhed.
• Arbejdstilladelser: For medarbejdere, som ikke er statsborgere i landet, vil det være vigtigt at have deres arbejdstilladelser tilgængelige.
• Nødhjælpskontakter: Skulle der opstå et uheld på arbejdspladsen, kan du hurtigt have medarbejderens kontaktpersoner i telefonen. Tilføj et dokument med kontaktoplysninger til medarbejdernes profiler.

Eller måske ønsker du at tilføje andre dokumenter. I så fald tilføjer du blot dem, der er relevante for dig, dine medarbejdere og din virksomhed.

Hvordan tilføjer jeg dokumenterne?

Inde i “Indstillinger” -> “Smartplan Indstillinger” -> “Medarbejderinfo” tilføjer du felter til de ekstra informationer, I ønsker at have liggende på medarbejderne. For at tilføje et dokument vælger du blot “Fil” som type:

Når du har oprettet de forskellige felter, skal du ind på hver medarbejders profil for at udfylde felterne med de rette informationer. Det gør du ved at gå til “Medarbejdere” -> vælge en medarbejder -> “Information & dokumenter”:

Du kan også med fordel tage et kig på denne artikel fra vores manual for at lære mere: Tilføj ekstra informationer på dine medarbejdere.
Ellers er du selvfølgelig også altid velkommen til at skrive til os på support@smartplan.dk, såfremt du skulle sidde tilbage med spørgsmål.