Brugervenligt vagtplanlægningssystem der kan befri din vagtplan fra Excel
Lav din vagtplanlægning med ro i maven. Få styr på dit bemandingsbehov og hold nemt overblik over medarbejdernes ønsker, timeantal og fravær. Smartplan hjælper med puslespillet.
3 forskellige måder at udfylde din vagtplan på
Det er helt op til dig, hvordan du gerne vil lave din vagtplan. Men i bund og grund handler det om, hvor meget kontrol du gerne vil have med planlægningen. Herunder kan du se 3 forskellige måder, hvorpå du kan lave din vagtplan i Smartplan.
Udfyld selv din bemanding og bevar den fulde kontrol over planlægningen...
Hvis du gerne selv vil styre, hvordan medarbejderne bliver fordelt på vagterne, vil vi anbefale dig at lave din vagtplan på denne måde.
Opsæt bemandingsbehov
Du kan enten opsætte dine vagter direkte i vagtplanen eller anvende en skabelon, hvis dit bemandingsbehov gentager sig fra periode til periode. Hvis du starter med blot at tilføje ledige vagter, har du senere mulighed for at tage højde for medarbejdernes ønsker til vagtplanen under bemandingen.
Opsæt regler
Må dine medarbejdere maksimalt arbejde et bestemt antal timer om ugen? Eller skal der minimum være 11 timers pause mellem deres vagter? Det og meget mere kan du opsætte regler om i planlægningsværktøjet, og så holder Assistenten øje med, om reglerne bliver overholdt under planlægningen.
Tag imod ønsker
Hvis du gerne vil være sikker på, hvilke vagter dine medarbejdere kan tage, kan du åbne vagtplanen op for ønsker fra medarbejderne. Medarbejderne vil angive, hvilke tidsrum de ikke kan arbejde i, og så kan du tage højde for ønskerne, når du udfylder vagtplanen.
Udfyld bemandingen
Du kan enten vælge at bemande vagterne, idet du opretter dem, eller du kan vente til senere, så du for eksempel kan tage højde for medarbejdernes ønsker. Det er derudover helt op til dig selv, om du bemander vagterne i din skabelon eller direkte i vagtplanen.
...Eller opsæt dit bemandingsbehov og lad Smartplan Assistent udfylde vagtplanen for dig...
Hvis du gerne vil slippe for at skulle bruge tid på at bemande vagterne i din vagtplan, kan du med fordel lade Smartplan Assistent gøre arbejdet for dig.
Opsæt bemandingsbehov
For at kunne udfylde din bemanding har Assistenten behov for at kende dit bemandingsbehov. Derfor skal du først tilføje de ledige vagter, som skal bemandes. Det kan du enten gøre direkte i vagtplanen eller i en skabelon, hvis dit bemandingsbehov gentager sig fra vagtplan til vagtplan.
Opsæt regler
I planlægningsværktøjet kan du opsætte regler for dine medarbejderes arbejdstider. Måske må de maksimalt arbejde et vist antal timer om ugen eller et vist antal dage i træk? Assistenten vil tage højde for reglerne, når din vagtplan bemandes.
Tag imod ønsker
Hvis du gerne vil mindske mængde af vagtbytte, efter vagtplanen er blevet frigivet, kan du lade dine medarbejdere indgive ønsker til vagtplanen. Assistenten vil sørge for, at medarbejderne kun bliver tildelt vagter i tidsrum, hvor de ikke har ønsket fri.
Foreslå bemanding
Når du er klar til det, kan du med et enkelt klik bede Assistenten om at foreslå en bemanding til din vagtplan. Assistenten vil foreslå den bedst mulige bemanding samtidig med, at den tager højde for regler, ønsker og fravær.
...Eller tilføj ledige vagter og lad dine medarbejdere tage vagterne selv
Opsæt ledige vagter og lad dine medarbejdere byde ind på dem efter først til mølle princippet.
Opsæt bemandingsbehov
Tilføj de ledige vagter, du gerne vil have medarbejderne til at tage. Hvis dit bemandingsbehov gentager sig, kan du med fordel opsætte vagterne i en skabelon, og ellers tilføjer du dem blot direkte i vagtplanen.
Frigiv vagtplanen
Så snart du frigiver vagtplanen, bliver den synlig for dine medarbejdere, og de kan dermed begynde at byde ind på vagterne. Medarbejderne kan kun tage vagter med de jobtyper, de har på deres profil.
Administratorgodkendelse
Skal medarbejderne blot få vagterne idet, de byder ind på dem? Eller vil du gerne have lidt kontrol med, hvem der får hvilke vagter? Ved at slå administratorgodkendelse til kan du godkende eller afvise vagtbytteønsker, når dine medarbejdere byder ind på vagterne.
“Vagtplanlægningen er blevet meget nemmere, fordi man kan bruge skabelonen til at kopiere vagtplanerne fra måned til måned, så man ikke skal sidde og oprette det hele manuelt.”
Så nemt kan du lave din vagtplan i Smartplan
1. Vælg en periode og brug en skabelon
I Smartplan er alle vagtplaner opbygget i perioder. Det vil sige, at du først skal vælge, hvilke datoer din vagtplan skal strække sig over. De fleste af vores kunder laver typisk vagtplaner for én eller to måneder ad gangen, men valget er helt dit eget. Hvis du har samme bemandingsbehov i flere af dine vagtplaner, kan du med fordel opsætte vagtplanen i et skabelon. Du behøver kun tilføje vagter til skabelonen én gang. Derefter kan du bruge skabelonen i så mange vagtplaner, du ønsker.
2. Planlæg efter medarbejdernes kompetencer
For hver enkelt vagt i vagtplanen skal du tilføje en jobtype. Jobtypen indikerer, hvilken arbejdsopgave der er tale om, og hvilke kompetencer medarbejderen skal have for at tage vagten. Dermed kan du være sikker på, at medarbejderen er i stand til at udføre det arbejde, der skal laves.
3. Kopier vagterne, hvis dit behov gentager sig
Hvis du har brug for samme bemanding på flere tidspunkter i din vagtplan, kan du hurtigt udfylde vagtplanen ved hjælp af kopier-funktionen. I planlægningsværktøjet kan du både kopiere tidsrum, dage, uger og medarbejdere. Så det behøver ikke tage lang tid at få udfyldt din vagtplan.
4. Bevar timeoverblikket, mens du planlægger
I planlægningsværktøjet kan du hele tiden holde øje med, hvor mange timer du har tilføjet til din vagtplan og også, hvor mange timer de enkelte medarbejdere har. I listen vælger du blot, om du vil se alle medarbejdere eller en specifik person. Herefter kan du klikke på hver enkelt uge for at se, hvordan timerne er fordelt.
Alle disse funktioner får du i planlægningsværktøjet
I planlægningsværktøjet har vi samlet alle de funktioner, du kunne få brug for, når du skal lave dine vagtplaner online. Du vælger selv, om du vil bruge dem alle eller kun enkelte funktioner.
Vælg periode
Alle vagtplaner i Smartplan laves i perioder. Du vælger selv, hvor lang en periode din vagtplan skal strække sig over.
Genanvend skabeloner
Hvis dit bemandingsbehov gentager sig, kan du anvende en skabelon. Så kan du blot genbruge skabelonen næste gang, du skal lave en vagtplan.
Opret ny medarbejder
Du kan oprette medarbejdere direkte i planlægningsværktøjet og dermed komme hurtigt i gang med planlægningen.
Hurtig kopiering
I Smartplan kan du kopiere tidsrum, dage, uger og medarbejdere. På den måde kan du udfylde din vagtplan med ganske få klik.
Komplet timeoverblik
I planlægningsværktøjet kan du holde øje med medarbejdernes timer i den pågældende vagtplan. Så du kan altid se, om timerne er ligeligt fordelt.
Filter
Hvis du gerne vil have et hurtigt overblik over alle vagter med en bestemt jobtype, kan du bruge filteret til at få fremhævet disse i vagtplanen.
Opsætning af regler
Ved at opsætte regler for dine medarbejderes arbejdstider kan du sikre dig, at disse bliver overholdt, mens du planlægger.
Hold øje med regelbrud
Skulle det ske, at dine regler bliver brudt, vil Assistenten gøre dig opmærksom på det. Så kan du selv vælge, om du vil ændre vagten eller ej.
Tag imod ønsker
Du kan åbne vagtplanen for ønsker fra medarbejderne for at sikre dig, at de kan arbejde i de tidsrum, hvor du tildeler dem vagter.
Foreslå bemanding
Med et enkelt klik du få Assistenten til at foreslå en bemanding til din vagtplan. Så slipper du selv for en masse manuelt arbejde.
Skift lokation
Hvis du får oprettet en vagtplan under den forkerte lokation på din konto, kan du hurtigt og nemt ændre den direkte i planlægningsværktøjet.
Frigiv vagtplanen
Så snart du er færdig med vagtplanen, kan du frigive den til dine medarbejdere. Du kan altid tage den tilbage i planlægningsværktøjet igen.
“Jeg sad og lavede vagtplan i går for slutningen af året. Det tog 25 minutter. Det er nemt at få et overblik over, hvem jeg har til rådighed. Det fungerer bare. Det kører bare.”
