Få det fulde overblik over dine medarbejderes tidsregistrering og kør løn med ro i sindet

Typiske spørgsmål til tidsregistrering med Smartplan

• Kan jeg godt få tidsregistrering i Smartplan uden at bruge stempeluret?

  Ja, stempeluret er til hvis du ønsker at dine medarbejdere skal stemple ind og ud når de møder og går. Hvis du i stedet ønsker at lade medarbejderne rette i deres mødetider ligesom når de udfylder timesedler kan du også gøre det. Alle rettelser fremgår inde i Smartplan hvor du kan godkende og afvise dem. Du kan se det hele fra ét sted: registreringer fra stempeluret eller rettelser af medarbejderne, alt fremgår samme sted så du får det fulde overblik.

• Sender I en terminal til stempeluret eller hvordan kommer jeg i gang?

  Nej, det kræver ikke noget hardware fra os for at du kan komme i gang. Du åbner blot stempeluret på en iPad eller anden tablet eller PC. Du kan også lade dine medarbejdere stemple ind fra vores App på mobilen.

• Hvis medarbejderne stempler ind fra mobilen, hvordan ved jeg så at de er mødt på arbejdspladsen?

  Når du sætter stempeluret op til mobilen, vælger du en lokation på et kort hvor de må stemple ind og ud. Derefter bruges GPS'en i medarbejderens mobil til at sikre at de er på det rette sted når de stempler ind og ud.

• Hvad sker der hvis en medarbejder møder ind før vagten starter?

  Det er forskelligt fra virksomhed til virksomhed hvordan du ønsker at håndtere sådan en situation. Derfor kan du i indstillingerne for stempeluret definere hvad der skal ske hvis en medarbejder møder før tid. Du kan også definere hvad der skal ske hvis de bliver længere end vagten var planlagt til. Det vil sige at du for eksempel bestemmer om de skal have timer for at møde før, eller fra når vagten starter.

• Kan Smartplan holde styr på tillæg ved overarbejde?

  Hvis du ønsker at eksportere dine timer til et lønsystem, kan du igennem Smartplan Plus opsætte tillæg som gives videre i den fil du importerer i dit lønsystem. På den måde sørger Smartplan og dit lønsystem for at dine medarbejdere får de korrekte tillæg når deres arbejdstid kvalificerer sig til det. Du bestemmer selv hvilke tillæg I benytter. Du kan sætte det op på forskellige tidspunkter og dage. For eksempel alle vagter efter kl. 18 giver et tillæg, eller at alle søndage skal have et tillæg.

• Hvad hvis en medarbejder ikke har en vagt i vagtplanen, kan de så godt stemple ind?

  Ja, det kan de. Det sker ofte at du har kaldt en ekstra medarbejder på arbejde uden de har haft en planlagt vagt. Når de stempler ind oprettes der en tidsregistrering på dem så du er sikker på at alle timer registreres, også selvom de ikke har været planlagt.

• Kan jeg stemple ind på flere lokationer?

  Ja, hvis dine medarbejdere møder ind forskellige steder kan de sagtens stemple ind på forskellige lokationer. Du kan opdele dine vagtplaner i lokationer, og så hører vagterne automatisk til de lokationer når der stemples ind på dem. Du kan også sætte forskellige lokationer op som geofences, som dine medarbejdere må stemple ind på fra deres mobil. Du kan også hænge en tablet på hver lokation og lade dine medarbejdere stemple ind fra den.

• Hvad gør jeg med pauser, kan Smartplan trække dem fra?

  Pauser i Smartplan trækkes altid fra løntimerne. Så når du opretter pauser på en planlagt vagt, så trækkes varigheden af pausen fra. Det samme gælder en tidsregistrering, når der oprettes en pause, trækkes den fra. En pause kan enten oprettes ved at medarbejderen stempler til pause når de påbegynder pausen og tilbage på vagt når pausen slutter. Du kan også opsætte stempeluret til, at medarbejderen skal udfylde, hvor mange minutter de har holdt pause, når de stempler ud.

• Hvordan håndterer jeg løntimer hvis en medarbejder blev syg?

  Hvis en medarbejder ikke møder op på grund af sygdom, kan du markere det på vagten så timerne ikke tælles med. Du kan også indstille stempeluret til automatisk at udløse 0 timer hvis der ikke stemples ind på vagten. Smartplan kan håndtere ferie, sygdom, fravær og afspadsering.

• Hvad koster tidsregistrering i Smartplan?

  Der følger altid tidsregistrering og timeopslag med i vores basis abonnement. Hvis du ønsker at benytte vores stempelur, samt håndtere tillæg og eksport til lønsystem skal du have vores Plus pakke. Den koster 149,- / måned uanset din virksomhedsstørrelse. Du kan læse meget mere om vores priser her.

• Kan jeg godt bruge Smartplans stempelur uden en vagtplan i Smartplan?

  Ja. Hvis du ikke benytter dig af vagtplaner og kun vil benytte Smartplan til tidsregistrering kan du gøre det ved at oprette en vagtplan uden nogle vagter i. Du kan f.eks. blot oprette en vagtplan for din lønperiode. Stempeluret skal have en vagtplan at registrere tiden på, men du behøver ikke at have oprettet vagter i vagtplanen. Kontakt os endelig hvis du har spørgsmål til dette.