Få det fulde overblik over dine medarbejderes tidsregistrering og kør løn med ro i sindet
Registrer mødetiden via jeres vagtplan, stempeluret i vores App eller fra en tablet på arbejdspladsen. Alt mødetid samles ét sted i Smartplan så du kan få det fulde overblik.
“Når vagtplanen er lavet og hverdagen kører derudad holder Smartplan styr på mine medarbejderes mødetid så jeg nemt kan køre løn ved at trække en fil til mit lønsystem. Det sparer mig for enormt meget tid og jeg er sikker på at lønnen passer.”
Som ansvarlig kan du altid se præcis hvornår dine medarbejdere kom og gik
Vælg en periode for dit timeopslag og se alle detaljer om dine medarbejderes tidsregistrering. Eksportér timerne til Danløn, Proløn, Zenergy, Salary, Dataløn eller Excel.
Eksportér løntimerne til dit lønsystem
Med få klik kan du eksportere dine løntimer til en fil du hurtigt og nemt kan åbne i dit lønsystem. På den måde slipper du for tastearbejdet og du sikrer at tillæg, overarbejde og sygdom håndteres automatisk.
Tag højde for tillæg
Undgå fejl og sæt dine tillæg op i Smartplan én gang så du blot skal klikke få gange for at køre løn.
Vælg de medarbejdere du vil eksportere
Hvis din vagtplan både indeholder funktionærer og timelønnede kan du vælge hvilke medarbejdere du ønsker skal være en del af din løneksport fra Smartplan.
Få alle detaljer i et Excel ark
Hvis du ønsker et detaljeret billede af alt mødetid kan du vælge at eksportere mødetiden til et Excel ark. Her kan du få alt fra personoversigter til fraværsoversigter.
Få alle detaljerne med om hver enkelt tidsregistrering
Nogle gange skal der detaljer til for at give overblik over din forretning. Hvorfor ser timetallet præcist sådan ud? Hvorfor gik medarbejderen senere end planlagt?
Se præcis hvornår en medarbejder stemplede ind og ud eller til pause.
Se eventuelle begrundelser knyttet til mødetiden.
Ret mødetiden til hvis du som ansvarlig er uenig
Se fuld historik for de ændringer der er lavet i en medarbejders mødetid.
Alt hvad du skal bruge for at holde styr på funktionærens timekonto og overtid
Håndtér afspadsering
Brug Smartplans fraværs funktion til at registrere afspadsering så timebalancen reduceres. Medarbejderen opretter fravær hvorefter administrator godkender eller afviser fraværet. I samme arbejdsgang tages der stilling til om timerne skal tælle med eller ej.
Opret kompensationer
Udbetales overarbejde som løn, kan du oprette en kompensation for at reducere timebalancen.
Ugentlig eller månedlig norm
Du bestemmer hvorvidt medarbejdernes norm skal udregnes ugentlig eller månedligt. Vælg en start dato, så holder Smartplan øje med balancen derfra.
Læs mere om mulighederne for at håndtere en overtidskonto i Smartplan.
Håndter tidsregistrering på 3 måder.
Stempelur på tablet
Benyt en iPad, Android tablet eller PC der hvor dine medarbejdere skal møde. Så længe enheden har adgang til internettet, kan dine medarbejdere stemple ind når de kommer og ud når de går. De kan også stemple til pause, hvis du ønsker det.
Stempelur på mobilen via Smartplans App
Møder dine medarbejdere på mange forskellige lokationer eller ønsker du at gøre det nemt at stemple ind og ud fra deres mobiler kan du aktivere stempeluret i vores App. Du bestemmer hvilke lokationer der kan stemples ind og ud fra via mobilens GPS lokation.
Registrer mødetid uden stempelur
Som en mere traditionel timeseddel, kan du vælge at lade dine medarbejdere rette i mødetiden så snart deres vagt er startet. Du kan se alle rettelser og godkende eller afvise dem. Hvis mødetiderne ikke rettes af medarbejderen, får de timer ifølge vagtplanen.
Læs mere om vores stempelur
Typiske spørgsmål til tidsregistrering med Smartplan
-
Kan jeg godt få tidsregistrering i Smartplan uden at bruge stempeluret?
Ja, stempeluret er til hvis du ønsker at dine medarbejdere skal stemple ind og ud når de møder og går. Hvis du i stedet ønsker at lade medarbejderne rette i deres mødetider ligesom når de udfylder timesedler kan du også gøre det. Alle rettelser fremgår inde i Smartplan hvor du kan godkende og afvise dem. Du kan se det hele fra ét sted: registreringer fra stempeluret eller rettelser af medarbejderne, alt fremgår samme sted så du får det fulde overblik.
-
Sender I en terminal til stempeluret eller hvordan kommer jeg i gang?
Nej, det kræver ikke noget hardware fra os for at du kan komme i gang. Du åbner blot stempeluret på en iPad eller anden tablet eller PC. Du kan også lade dine medarbejdere stemple ind fra vores App på mobilen.
-
Hvis medarbejderne stempler ind fra mobilen, hvordan ved jeg så at de er mødt på arbejdspladsen?
Når du sætter stempeluret op til mobilen, vælger du en lokation på et kort hvor de må stemple ind og ud. Derefter bruges GPS'en i medarbejderens mobil til at sikre at de er på det rette sted når de stempler ind og ud.
-
Hvad sker der hvis en medarbejder møder ind før vagten starter?
Det er forskelligt fra virksomhed til virksomhed hvordan du ønsker at håndtere sådan en situation. Derfor kan du i indstillingerne for stempeluret definere hvad der skal ske hvis en medarbejder møder før tid. Du kan også definere hvad der skal ske hvis de bliver længere end vagten var planlagt til. Det vil sige at du for eksempel bestemmer om de skal have timer for at møde før, eller fra når vagten starter.
-
Kan Smartplan holde styr på tillæg ved overarbejde?
Hvis du ønsker at eksportere dine timer til et lønsystem, kan du igennem Smartplan Plus opsætte tillæg som gives videre i den fil du importerer i dit lønsystem. På den måde sørger Smartplan og dit lønsystem for at dine medarbejdere får de korrekte tillæg når deres arbejdstid kvalificerer sig til det. Du bestemmer selv hvilke tillæg I benytter. Du kan sætte det op på forskellige tidspunkter og dage. For eksempel alle vagter efter kl. 18 giver et tillæg, eller at alle søndage skal have et tillæg.
-
Hvad hvis en medarbejder ikke har en vagt i vagtplanen, kan de så godt stemple ind?
Ja, det kan de. Det sker ofte at du har kaldt en ekstra medarbejder på arbejde uden de har haft en planlagt vagt. Når de stempler ind oprettes der en tidsregistrering på dem så du er sikker på at alle timer registreres, også selvom de ikke har været planlagt.
-
Kan jeg stemple ind på flere lokationer?
Ja, hvis dine medarbejdere møder ind forskellige steder kan de sagtens stemple ind på forskellige lokationer. Du kan opdele dine vagtplaner i lokationer, og så hører vagterne automatisk til de lokationer når der stemples ind på dem. Du kan også sætte forskellige lokationer op som geofences, som dine medarbejdere må stemple ind på fra deres mobil. Du kan også hænge en tablet på hver lokation og lade dine medarbejdere stemple ind fra den.
-
Hvad gør jeg med pauser, kan Smartplan trække dem fra?
Pauser i Smartplan trækkes altid fra løntimerne. Så når du opretter pauser på en planlagt vagt, så trækkes varigheden af pausen fra. Det samme gælder en tidsregistrering, når der oprettes en pause, trækkes den fra. En pause kan enten oprettes ved at medarbejderen stempler til pause når de påbegynder pausen og tilbage på vagt når pausen slutter. Du kan også opsætte stempeluret til, at medarbejderen skal udfylde, hvor mange minutter de har holdt pause, når de stempler ud.
-
Hvordan håndterer jeg løntimer hvis en medarbejder blev syg?
Hvis en medarbejder ikke møder op på grund af sygdom, kan du markere det på vagten så timerne ikke tælles med. Du kan også indstille stempeluret til automatisk at udløse 0 timer hvis der ikke stemples ind på vagten. Smartplan kan håndtere ferie, sygdom, fravær og afspadsering.
-
Hvad koster tidsregistrering i Smartplan?
Der følger altid tidsregistrering og timeopslag med i vores basis abonnement. Hvis du ønsker at benytte vores stempelur, samt håndtere tillæg og eksport til lønsystem skal du have vores Plus pakke. Den koster 149,- / måned uanset din virksomhedsstørrelse. Du kan læse meget mere om vores priser her.
-
Kan jeg godt bruge Smartplans stempelur uden en vagtplan i Smartplan?
Ja. Hvis du ikke benytter dig af vagtplaner og kun vil benytte Smartplan til tidsregistrering kan du gøre det ved at oprette en vagtplan uden nogle vagter i. Du kan f.eks. blot oprette en vagtplan for din lønperiode. Stempeluret skal have en vagtplan at registrere tiden på, men du behøver ikke at have oprettet vagter i vagtplanen. Kontakt os endelig hvis du har spørgsmål til dette.
Opret dig gratis og kom igang på 2 minutter
Ved oprettelse accepterer du vores betingelser.
Læs mere om hvorfor Smartplan er noget for dig:
Du har fået flere ansatte og vil gerne have overblik
Excel holder din vagtplan fanget. Læs hvad du får ud af at sætte den fri og ud i lommen på dine ansatte med vores Vagtplan App.
Fordi brugervenlighed og kundeservice betyder noget
Du vil ikke betale for et kæmpe system med alle mulige funktioner som gør systemet langsomt og svært at bruge. Det skal være nemt at lave din vagtplan og få styr på dine timer og løn.
Prisen på Smartplan starter ved kun 199,- pr. måned
En lav pris og ingen binding betyder noget for dig. Du vil bare ikke betale for meget for noget du ikke har brug for.
Det betyder noget for dig at vi er der på den lange bane
Vi har lavet vagtplaner og tidsregistrering i 10 år og går ingen steder. Vi har sorte tal på bundlinjen og er 100% finanseret af vores kunder. Faktisk er vi Gazelle for tredje år i træk. Læs mere om Smartplan.
Læs videre her
- Læs om vores brugervenlige og gratis mobil App til din vagtplan.
- Læs om hvordan vores brugervenlige vagtplanlægningssystem gør din planlægning nemmere.
- Læs om hvordan du kan få tidsregistrering og lønkørsel gjort nemt.
- Læs om markedets smarteste automatiske vagtplanlægning.
- Vi har skrevet den ultimative guide til at lave en vagtplan.