“Da vi ledte efter en ny vagtplanlægningsløsning, var vi faktisk flere, som faldt over Smartplan. Det virkede med det samme fornuftigt for os - både prismæssigt og i forhold til brugervenligheden i systemet”
Tidligere lavede Hotel Ritz deres vagtplaner i et andet online vagtplanlægningssystem. Men for høje priser gjorde, at hotellet ledte efter en anden løsning til deres vagtplanlægning. Kravet var, at det nye system skulle være overskueligt samt nemt at bruge, og Smartplan endte med at være løsningen.
28 medarbejdere håndteres i Smartplan. Dette inkluderer både fuldtidsansatte, deltidsansatte samt studerende.
Vagtplanerne laves med skabeloner. Der opsættes et rul på fire uger, som automatisk kopieres over i vagtplanerne.
Både sygdom, ferie og afspadsering tilføjes i Smartplans fraværskalender.
Vagtplanerne laves separat for de forskellige medarbejdergrupper: reception, housekeeping og køkken.
“Det er altid specielt at skulle skifte fra det ene system til det andet. Der er altid nogle ting, man lige skal finde ud af. Men der synes jeg, at Smartplan har været meget brugervenligt at komme ind i. Det er let tilgængeligt og nemt at arbejde med. Så jeg er fuldt ud tilfreds”
For Hotel Ritz er det vigtigt, at hverken administratorer eller medarbejdere skal bruge lang tid på et indviklet system. Det skal være nemt for alle at bruge de værktøjer, de har behov for, uanset om det gælder vagtplanlægning, tidsregistrering, vagtbytte eller andet.
Stempeluret sikrer, at medarbejdernes mødetider registreres korrekt. Ved hjælp af appen stempler medarbejderne ind og ud, når de forlader arbejdspladsen. Derefter kan en administrator hurtigt få overblik over og godkende timerne.
Hos Hotel Ritz tilføjes medarbejdernes ferie, sygdom og afspadsering i Smartplans fraværskalender. På den måde kan administratorerne hele tiden følge med i, hvilke medarbejdere de har til rådighed, og hvem der er fraværende.
Hver vagtplan hos Hotel Ritz varer én måned, og der er hele tiden frigivet vagtplanen seks måneder frem i tiden. Vagtplanerne er lavet ved hjælp af en skabelon, som har et rul på fire uger. Det gør, at administratorerne kan spare en masse tid på planlægningen.
Hvis medarbejderne skulle få behov for at lave et vagtbytte, gør de det hurtigt og nemt i appen. Derefter modtager administratorer en notifikation om vagtbytteønsket, hvor de enten kan godkende eller afvise det.
“Det skulle være overskueligt for de ansatte at bytte vagter og registrere mødetider. Jeg plejer at få at vide, hvis der er noget, som de ansatte ikke er tilfredse med, og jeg har kun hørt, at Smartplan kører gnidningsfrit. Det har de virkelig taget til sig”
Hotel Ritz har oprettet tre forskellige lokationer på deres konto i Smartplan. På de lokationer oprettes vagtplanerne separat for henholdsvis receptionen, køkkenet og housekeeping. En typisk uge i vagtplanen for receptionen ser således ud:
Hos Smartplan har vi flere forskellige hoteller som kunder. Hotel Ritz er blot et af dem. Derfor er vi også sikre på, at vi kan hjælpe dig med at optimere jeres vagtplanlægning. Vil du vide mere? Læs her, hvorfor dit hotel skal vælge Smartplan.
“Førhen tjekkede man ikke ind og ud. Der skulle vi ind og ændre i det manuelt, såfremt den ansatte kom eller gik før tid. Der er det nemmere nu, hvor vi har tillid til, at vores ansatte registrerer sig korrekt, og så kan vi gå ind og godkende de ændringer, der er sket”
Siden 1934 har der været drevet hoteller i den bygning, som Hotel Ritz er beliggende i. Derfor er historien og fortiden også noget, som fylder meget på hotellet. Da de tidligere ejere overtog hotellet tilbage i 2013, blev det hele gennemrenoveret, men med en bevidsthed om fortsat at have respekt for det gamle hotel. Det ses ved, at gulvet i stueetagen eksempelvis stadig står, ligesom da hotellet blev bygget.
Hotel Ritz er beliggende i Aarhus midtby tæt på banegården. Vi tog for nylig en tur forbi for at mødes med hotelchef Nicolai Caspersen. Under besøget blev vi klogere på hotellets historie, hvordan deres hverdag ser ud, og hvordan de til daglig gør brug af Smartplan.
I 2019 overtog Milling familien Hotel Ritz. I dag har familien i alt 10 hoteller, som er beliggende i det meste af Danmark. Fem af hotellerne bruger i dag Smartplan. Hotel Ritz har anvendt Smartplan siden sommeren 2022.
Jeg ved, at nogle af de andre hoteller har kørt med kuglepen og papirark før i tiden. Vi er selv godt tilfredse med Smartplan. Men jeg ved, at de andre klapper endnu mere i hænderne.
Hotel Ritz består af fem etager med i alt 67 værelser. Når der er fyldt op på hotellet, har de plads til 120 gæster med opredning.
Overfor gæsterne har hotellet et ønske om at fremstå som et hotel, hvor servicen er i top. Derudover går to ting igen, når vi spørger, hvad der er specielt ved netop deres hotel.
Det første er beliggenheden. Med en placering i Aarhus midtby, tæt ved banegården er Hotel Ritz nemt at komme til. Derudover er de placeret tæt på mange af de steder, som deres gæster gerne vil se i Aarhus.
Den anden ting er hotellets historie. Hotel Ritz har en speciel og anderledes historie, som også bliver fremhævet på en mindetavle ved receptionen.
Under krigen var det modstandsbevægelsen, som havde hovedsæde her på Hotel Ritz. De var nede i kælderen, mens tyskerne havde belejret resten af hotellet oppe på overetagen. Sådan en historie er vi glade for at kunne videregive til vores gæster. Det finder de meget spændende.
Hos Hotel Ritz oplever de ofte, at deres gæster kommer igen, når de skal overnatte i Aarhus. Det skyldes i høj grad den stemning, som hotellets personale formår at skabe.
Vi får heldigvis rigtig positive kommentarer på det, som vi kan gøre noget ved. Det er smilet, som gæsten får ind ad døren. Følelsen, de tager med herfra, når de har været glade og tilfredse med at bo her.
I løbet af vores besøg mærker vi da også tydeligt den positive stemning. Man bliver mødt af smilende personale fra det øjeblik, man træder ind af døren, og det står med det samme klart, at servicen er i top hos Hotel Ritz. Vi kan kun anbefale at besøge hotellet, hvis man skulle få brug for at overnatte i Aarhus.
Ved oprettelse accepterer du vores betingelser.
Excel holder din vagtplan fanget. Læs hvad du får ud af at sætte den fri og ud i lommen på dine ansatte med vores Vagtplan App.
Du vil ikke betale for et kæmpe system med alle mulige funktioner som gør systemet langsomt og svært at bruge. Det skal være nemt at lave din vagtplan og få styr på dine timer og løn.
En lav pris og ingen binding betyder noget for dig. Du vil bare ikke betale for meget for noget du ikke har brug for.
Vi har lavet vagtplaner og tidsregistrering i 10 år og går ingen steder. Vi har sorte tal på bundlinjen og er 100% finanseret af vores kunder. Faktisk er vi Gazelle for tredje år i træk. Læs mere om Smartplan.
