Derfor skal du lave en online vagtplan for dit hotel
Når du driver et hotel, har du typisk mange forskellige medarbejdere ansat. Det medfører, at vagtplanlægningen til tider kan blive kaotisk. Nogle personer kan kun arbejde på bestemte tidspunkter. Flere vil gerne bytte deres vagter. Du skal hele tiden rette til og lave nye vagtplaner. Hvorfor ikke slippe for alt det manuelle arbejde i Excel og i stedet vælge Smartplan?
Meget mere end bare vagtplanlægning
Vælger du et online vagtplanlægningssystem, som eksempelvis Smartplan, får du ikke kun et værktøj, du kan lave vagtplaner i. Du får meget mere end det. Med et online vagtplanlægningssystem kan du håndtere alt fra fravær, kommunikation, mødetider og løn i ét og samme system.
-
Ferie & fravær
- Ved at tilføje ferie og andet fravær direkte i Smartplan, kan du tage højde for det, når du laver dine vagtplaner. Samtidig kan du vælge, om alle medarbejderne skal have mulighed for at se, hvem der er fraværende på de forskellige dage i vagtplanen.
-
Tidsregistrering & løn
- Med et online stempelur kan du sikre dig, at dine medarbejderes tidsregistreringer altid er korrekte. Så slipper du for selv at skulle rette mødetider til. Timerne samles ét sted, så du nemt kan bruge dem til din lønkørsel.
-
Kommunikation & beskeder
- Du kan hurtigt informere dine medarbejdere om ændringer i deres vagter eller lignende. Du kan enten skrive noter direkte på en medarbejders vagt, skrive til alle på en bestemt dag i vagtplanen eller sende en besked ud til en eller flere medarbejdere på kontoen.
“Førhen tjekkede man ikke ind og ud. Der skulle vi ind og ændre i det manuelt, såfremt den ansatte kom eller gik før tid. Der er det nemmere nu, hvor vi har tillid til, at vores ansatte registrerer sig korrekt, og så kan vi gå ind og godkende de ændringer, der er sket”
Du vælger, hvem der skal indgå i dine vagtplaner
Hos Smartplan har vi i dag flere forskellige hoteller som kunder. Nogle af disse vælger at planlægge alt deres personale i de samme vagtplaner. Andre har separate vagtplaner for deres reception, tjenere eller andre medarbejdergrupper. Hvor meget forskelligt personale, der skal indgå i hver af dine vagtplaner, er helt op til dig.
Én vagtplan for hver medarbejdergruppe
Der kan være flere fordele ved at oprette separate vagtplaner for hver medarbejdergruppe på dit hotel. Lad os tage et kig på nogle af dem.
Nem vagtplanlægning
Vælger du at bruge Smartplan, kan du tilknytte dine medarbejdere til lokationer. Det har den betydning, at når du eksempelvis skal lave en vagtplan for receptionen, vil du kun se det personale, som du har tilknyttet den lokation. Så slipper du for at skulle gennemgå lange lister for at finde de rigtige medarbejdere.
Et hurtigt overblik
Når du har gjort vagtplanen synlig for dine medarbejdere, kan både du og medarbejderne åbne vagtplanen for at få overblik over alle vagterne. Da du kun har tilføjet eksempelvis receptionisternes vagter, er det nemt for denne personalegruppe at finde de informationer, de leder efter. Vagtplanerne bliver ikke alt for lange og uoverskuelige.
“Smartplan gør vores hverdag betydeligt lettere. Det er noget sjovere end at bokse med et excelark! Vi er også kommet med på løndelen nu og lønkontoret er meget tilfredse. Når vi har haft brug for support svarer de promte. Vi er glade og tilfredse.”
Vælg en online vagtplan for dine medarbejderes skyld
Ved at lave dine vagtplaner online hjælper du dig selv, da selve vagtplanlægningen bliver hurtigere, nemmere og mere effektiv. Men du hjælper også dine medarbejdere.
Vagtplanen er lige ved hånden
Med Smartplan appen har medarbejderne hele tiden vagtplanen lige ved hånden. Samtidig kan de med ganske få tryk lave alle de handlinger, de kan have brug for.
Tidsregistrering
Inde i appen kan medarbejderne stemple ind, ud og til pause, når de er på hotellet. Du kan opsætte GPS-områder, som sikrer, at medarbejderne er på arbejdspladsen, før de kan bruge stempeluret.
Vagtbytte
Medarbejderne kan tage ledige vagter i vagtplanen, og samtidig kan de bytte vagter med hinanden, hvis de får brug for det. Du vælger selv, om en administrator skal godkende vagtbyttet, før det er gældende.
Afholdte & kommende vagter
Både kommende og afholdte vagter er altid synlige for medarbejderne i appen. Det vil sige, at de hele tiden kan få overblik over, hvornår de næste gang skal arbejde, og hvor mange timer de har haft i løbet af en valgt periode.
Fraværsanmodninger
Hvis medarbejderne får brug for at afholde ferie, eller hvis der opstår sygdom eller andre former for fravær, kan de anmode om dette direkte i appen. Fraværet skal altid godkendes af en administrator, før det er gældende.
“Da vi ledte efter en ny vagtplanlægningsløsning, var vi faktisk flere, som faldt over Smartplan. Det virkede med det samme fornuftigt for os - både prismæssigt og i forhold til brugervenligheden i systemet”
Betal ikke for mere, end du har brug for
Med Smartplan får du et brugervenligt system til en overkommelig pris. Du vælger selv, hvor mange medarbejdere du ønsker plads til på din konto. Og skulle dit behov ændre sig, kan du selvfølgelig nemt tilpasse abonnementet.
Gratis prøveperiode og ingen gebyrer
Vi tilbyder altid 30 dages gratis prøveperiode, hvor du kan teste alle funktioner i Smartplan. Vi har ingen opstartsgebyrer eller lignende. Du betaler for en måned forud, og der er ingen binding.
Justerbart abonnement
Vores priser starter på 15 medarbejdere for 199,- per måned. Herefter stiger de med 15 medarbejdere og 100,- ad gangen. Det vil sige, at du eksempelvis kan få plads til 30 medarbejdere for kun 299,- per måned. Du kan altid op- eller nedgradere abonnementet.
Smartplan Plus
Vores eneste tilkøbspakke er Smartplan Plus. Med Plus-pakken får du adgang til vores stempelur, løneksport, API og Smartplan Assistent. Altsammen for kun 149,- per måned, uanset hvor mange medarbejdere du har.
Lyder Smartplan som noget for dig?
Opret dig herunder for at komme i gang med det samme. Opstår der spørgsmål, kan du altid skrive til os på support@smartplan.dk - så sidder vi klar til at hjælpe.
