Guide: Sådan laver du en vagtplan

Vagtplaner bruges i mange forskellige brancher. De brancher vi hjælper er blandt andet:

• Restauranter
• Caféer
• Webshops
• Lager
• Kundeservice
• Callcenter
• Campingpladser
• Hoteller
• Kroer
• Turistattraktioner
• Guidevirksomheder
• Taxa vognmænd
• Lægepraksis
• Privathospitaler
• Biblioteker
• Superligaklubber
• Sportsforeninger
• Osv. Osv.

Listen er lang og det siger lidt om hvor forskellige behov der er når en vagtplan skal laves. Det afgørende for dig er at finde en tilgang der passer din virksomhed og din måde at gøre tingene på.

I forhold til planlægningen skal du blandt andet forholde dig til:

• Om du vil lave ledige vagter som medarbejderne selv tager?
• Om du selv vil lave vagtplanen og bemande den?
• Om du vil benytte dig af mere automatisk planlægning?
• Hvor mange timer skal dine medarbejdere have om ugen eller måneden?
• Hvilken lokation skal de møde på?
• Hvilke vagter kan en medarbejder tage?
• Er dit bemandingsbehov det samme fra uge til uge eller varierer det?

Når vagtplanen er lavet skal du forholde dig til:

• Må mine medarbejdere bytte vagter uden godkendelse?
• Skal de stemple ind og ud når de kommer?
• Skal en administrator godkende tidsregistreringen?

Der er mange ting at forholde sig til. I denne guide vil vi hjælpe dig til at besvare så mange af spørgsmålene som muligt, men primært fokusere på den første del der handler om at få lavet vagtplanen.

Hvis din vagtplan ikke er opdateret, så den altid afspejler den virkelighed din virksomhed befinder sig i, bliver vagtplanen utilregnelig og du mister overblikket og tiltroen til at din virksomhed kører optimalt.

Ligeså vigtigt er det at vagtplanen er synlig for dine medarbejdere. For hvordan kan du ellers have tillid til at dine ansatte rent faktisk møder når de skal?

Ved at opfylde disse to punkter opnår du en velfungerende vagtplan, som følger med virkeligheden i stedet for kun at være “rigtig” lige når du har lavet den.

Af samme grund bør du lave din vagtplan online. På den måde gør du det nemmest for dig selv og dine medarbejdere, samtidig med at du opnår alle de fordele der kommer med en online vagtplan.

Den bliver nemmere for dig at holde opdateret, da du kun skal gøre det ét sted.

Hvis du har vagtplanen i Excel eller på papir, så skal en rettelse laves alle de steder hvor vagtplanen er printet ud og sat op.

Eller den skal sendes ud på mail til medarbejderne med emnet: “OBS: Jeg har rettet vagtplanen”. Hvis du bruger et online værktøj, skal du blot lave rettelsen, så er rettelserne med det samme ude hos dine medarbejdere.

Opretter du en ny vagt, sletter du en vagt eller retter du i en vagt, så ved medarbejderne det med det samme.

I Smartplan får de en notifikation om at der er sket rettelser der vedrører dem, så de ved hvordan deres arbejde har ændret sig.

Synligheden hænger selvfølgelig tæt sammen med at den altid er opdateret. Ved at kunne tilgå vagtplanen fra sin smartphone, kan både du og medarbejderne altid slå vagtplanen op og se hvem de skal arbejde med og hvornår de skal arbejde.

På den måde minimeres risikoen for fejl, så du får en mere stabil arbejdsplads hvor medarbejderne kommer til tiden.

Lad os få kigget på hvordan vi kan få lavet den online vagtplan:

Jeg vil anbefale dig at arbejde med at planlægge 1, 2 eller 3 måneder ad gangen. Du kan sagtens planlægge mere, men laver du en vagtplan der er 6 måneder eller mere, bevæger du dig tættere på at gætte end at planlægge.

Hvem ved hvordan hverdagen ser ud om 6 måneder?

Prøv i stedet at gøre sådan her:

Planlæg din vagtplan for 1 måned eller 2. Frigiv vagtplanen til dine medarbejdere, så de kan se hvornår de skal arbejde og så de kan begynde at bytte. Derefter kan du godt forberede den kommende periode. Hvis du f.eks. indsamler ønsker til vagtplanen, kan du tidligt opsætte det bemandingsbehov du forventer og blot vente med at frigive den endelige vagtplan.

Der sker typisk det når du frigiver din vagtplan, at den begynder at leve. Vagtplanen møder virkeligheden. Og virkeligheden har en tendens til aldrig helt at leve op til det planlagte.

Hvis din vagtplan strækker sig over for lang en periode, risikerer du at du pludselig skal forholde dig til medarbejdere der begynder at anmode om at slippe for deres vagter fordi de pludselig ikke kan arbejde alligevel.

Det modsatte er dog heller ikke ønskværdigt. En vagtplan på en uge kan modarbejde pointen ved at have en vagtplan: Nemlig at du undgår kaos og bevarer en vis struktur og forudsigelighed i din bemanding.

Planlægger du kun én uge ad gangen, kan det føles som om du ikke skal lave andet end at lave vagtplan. Og sådan bør det ikke være.

Når du har styr på længden af din vagtplan, skal du vælge hvilken type planlægning du vil lave. Måske foretrækker du allerede at gøre det på en bestemt måde, men jeg vil alligevel beskrive fordelene ved de forskellige tilgange.

Når du har styr på længden af din vagtplan skal du finde ud af i hvilke tidsrum på dagene du har brug for at have folk på arbejde. Her deler du din dag op efter det behov du har for medarbejdere på forskellige tidspunkter og roller. I Smartplan har vi lavet det sådan at alle vagter har en jobtype, den jobtype fortæller noget om vagten og om de kompetencer det kræver for at tage vagten.

Det kan bruges på forskellige måder. Det kan f.eks. være:

• Tjener
• Bartender
• Bibliotekar

Men det kan også fortælle mere om rollen vagten består af.

• I stedet for tjener kunne det være “Vært”.
• I stedet for bartender kunne det være “Bar - reception”.
• I stedet for bibliotekar kunne det være “Udlån”.

Der er mange måder at bruge rollerne på til at kommunikere til medarbejderne hvad vagten består i.

Du kan også bruge vagtens jobtype til at opdele din vagtplan i forskellige lokationer. Jeg kommer mere ind på dette senere, men hvis du f.eks. har 5 butikker og nogle medarbejdere kan arbejde i nogle af butikkerne imens andre kun kan arbejde i én. Så kan du bruge jobtyperne på følgende måde:

• “Kasse - Vesterbro”
• “Kasse - Aarhus”
• “Kasse - Aalborg”
• “Kasse - Odense”
• “Kasse - Randers”

Det smarte her består i at dine medarbejdere kan tilknyttes forskellige jobtyper. Dvs. Jens måske har tilknyttet “Kasse - Aarhus” og “Kasse - Aalborg”. Det betyder at han kun kan tage ledige vagter eller bytte vagter med denne type, ligesom du vil blive advaret som planlægger hvis du tildeler ham vagter han ikke har “kompetencer” til.

Her kan du se hvilke tidsrum vores kundeservice vagtplan består af:

9-13 og 13-17 mandag til fredag.

Du kan se at vi har behov for én supporter i den danske support og én i den tyske fra 9-13. Derefter har vi en i den danske fra 13-17. Så vi har delt dagen i to vagter. Fra 9-13 skal vi bruge to medarbejdere og fra 13-17 én medarbejder.

Vores jobtyper er blot “Support” og “Tysk support”. Så ved medarbejderne hvad de skal gøre når de møder.

Nu har du defineret dit bemandingsbehov og du skal have bemandet din vagtplan. Du kan gribe det an på tre forskellige måder:

Opsæt bemandingsbehov og frigiv ledige vagter

Denne tilgang kan bruges hvis du vil gøre brug af “først til mølle” princippet. En metode du kan bruge, hvis du ikke har behov for fuld kontrol over hvem der arbejder hvornår.

Det fungerer ved at du definerer hvilke typer vagter du skal bruge, hvor mange du skal bruge og hvornår du skal bruge dem. Derefter frigiver du vagtplanen og dine medarbejdere begynder at tage vagterne.

Fordelen ved denne metode er at du flytter planlægningsarbejdet over på dine medarbejdere. Nogle brancher benytter denne metode mere end andre. F.eks. er dette en udbredt metode blandt frivillige organisationer.

Hvis du f.eks. har mange frivillige, som kun kan tage få vagter, så kan du bede dem tage de vagter de kan. Det kan være mere effektivt end at du får bemandet nogle vagter, som de frivillige ikke er interesseret i.

Denne metode er også brugbar i brancher hvor vagterne er meget eftertragtede. For at undgå at skulle vælge i mellem hvilke medarbejdere der skal have lov at få vagterne, kan du blot lade det være op til først til mølle. Så forfordeler du ikke nogen og du slipper for det fnidder der kan følge med at give vagter til nogen og ikke andre.

Dette kan f.eks. gøre sig gældende hos spillesteder eller boder til koncerter eller fodboldkampe.

Opsæt bemandingsbehov og bemand vagter

Bruger du denne tilgang er det dig der sætter holdet. Du definerer bemandingsbehovet og derefter tildeler du dine medarbejdere de vagter du ønsker de skal have. (Det er det vi kalder et puslespil og som vi gerne vil gøre nemmere for dig).

Når du skal tildele vagter er der mange ting du skal have styr på i dit hoved. Ved at bruge et online vagtplanlægningsværktøj kan du fjerne nogle af elementerne du ellers skal holde overblik over selv:

• Fravær, tilgængelighed og ønsker om fri
• Kompetencer til at varetage forskellige vagttyper
• I Smartplan kan du endda opsætte regler som ugentlige antal timer, max antal weekend vagter osv. Mere om dette i næste punkt.

Ved at lave din vagtplan online gør du det nemmere for dig selv, da værktøjet fratager dig nogle af de trivielle opgaver ved at bemande vagterne.

Så snart du har fået styr på din bemanding frigiver du vagtplanen så den bliver synlig for dine medarbejdere. Denne del fungerer som hvis du brugte et Excel ark. Alt planlægning forbliver skjult, indtil du vælger at sende vagterne til dine medarbejdere.

Forskellen på Excel og online vagtplanlægning er i denne sammenhæng at i det du trykker på frigiv knappen får dine medarbejdere en notifikation på deres mobil hvor de med det samme kan se vagterne.

Forskellen er også at i stedet for at vagtbytte skal håndteres af dig som planlægger som skal ind i Excel og lave rettelserne, i stedet kan håndteres af vagtplanlægningsværktøjet.

Automatisk bemanding af vagter

Du kan også vælge at få lavet din vagtplan for dig. Når jeg laver vagtplan bruger jeg denne metode. Det er den metode der sparer mig mest tid og giver mig det bedste bud på en vagtplan.

Jeg har taget denne metode med selvom det er de færreste vagtplanlægningssystemer der understøtter det. Her er jeg selvfølgelig farvet af at Smartplan har denne funktion.

Med automatisk vagtplanlægning definerer du først dit bemandingsbehov, hvilke regler du ønsker overholdt og så kan du med fordel åbne din vagtplan for ønsker. Derefter kan Smartplan lave bemandingen for dig.

Det betyder at Smartplan kan invitere dine medarbejdere til at indgive ønsker til hvornår de ikke ønsker at arbejde. Så snart du har defineret hvor mange medarbejdere og hvilke typer vagter de skal besætte samt i hvilke tidsrum kan medarbejderne markere hvornår de ikke ønsker at arbejde.

Du kan definere følgende regler generelt eller på hver medarbejder:

• Maks antal timer om ugen
• Minimum antal timer om ugen
• Maks antal dage på arbejde i træk
• Maks antal timer på en dag
• Maks antal weekender de må arbejde i træk
• Minimum antal timers pause i mellem vagter
• Bestemte dage eller tidsrum de ikke må arbejde

Ved at bruge denne metode slipper du for at have alle de ovenstående regler i hovedet når du sidder og bemander dine vagter. I stedet indtaster du i Smartplan hvad der skal overholdes og så kan du bede om et foreslag på en vagtplan.

Det smarte her er at du selv kan trumfe den automatiske planlægning. Så hvis der er nogle vagter du gerne vil bemande først, gør du blot det og så forholder den automatiske planlægning sig til dette når den kommer med et forslag.

Det kan f.eks. være hvis du har fuldtidsansatte som altid skal arbejde på faste tidspunkter og så deltidsansatte eller timelønnede som arbejder på forskellige tidspunkter.

Så snart du har modtaget et forslag på en vagtplan, kan du selv rette i den eller rette lidt i dine regler og så bede om et nyt forslag. Du slipper for alt det tunge arbejde.

Tag i mod ønsker og få en vagtplan tættere på virkeligheden Og her kommer vi til din vigtigste opgave når du skal lave en vagtplan: Når man laver en ny vagtplan er det vigtigste at finde en bemanding der er så tæt på en fungerende virkelighed som muligt. Med det mener jeg, at i dét din vagtplan frigives skal der laves så lidt om som muligt.

Alle kan lave en vagtplan uden at tage hensyn til virkeligheden og så snart den frigives, så snart den møder virkeligheden, skal den laves om. Hvis ikke du kommer så tæt på den virkelighed din vagtplan skal fungere i, skal du bruge for meget energi på at tilpasse den så snart den frigives.

Hvis du lader dine medarbejdere indgive ønsker til dit bemandingsbehov øger du chancen for at dine medarbejdere rent faktisk kan arbejde på de vagter de tildeles. Det betyder at færre vagter bliver byttet, dine medarbejdere er tilfredse og der er mere ro på vagtplanen og dermed arbejdspladsen.

Du kommer aldrig uden om vagtbytte når du frigiver din vagtplan. Det er naturligt når det planlagte møder virkeligheden. Så begynder vagtplanen at leve. Ved at have vagtplanen i et online system hjælper du blot til at give din vagtplan liv og nemt holde den opdateret så den passer til virkeligheden. Endnu en grund til at du ikke skal bruge Excel.

Nu har vi kigget på 3 forskellige måder at bemande på, og nu har du nok viden til at være godt i gang med din egen vagtplanlægning. Men når vi taler om vagtplanlægning, kommer vi ikke uden om at berøre skabeloner.

Det er klart når man står overfor at lave en vagtplan så søger man genveje. Hvis du havde planer om at lave det i Excel ville du google en skabelon til en vagtplan for at få strukturen serveret i excel filen, så du blot skal lave planlægningen og ikke alt strukturen.

Når du benytter et online vagtplanlægningssystem, får du alt strukturen foræret og begrebet skabelon får en endnu mere kraftfuld effekt.

I online vagtplanlægningssystemer kan du lave skabeloner så du ikke skal gentage dig selv. Har du fundet et bemandingsbehov der passer til din virksomhed kan det lave det som en skabelon så du ikke skal gentage dig selv.

Med skabeloner bliver det også nemmere at lave rul på 1, 2, 3, 4 eller flere uger. Så har du et fast mønster der gentager sig hver f.eks. 6 uge, så kan du sætte de 6 uger op som en skabelon som så gentager sig selv.

Dvs. du kan lave et rul der gentager sig selv for den periode du planlægger din vagtplan for.

Når du skal lave din vagtplan skal du også forholde dig til hvordan du vil dele den op. For mange kan du nøjes med én vagtplan ad gangen, dvs. en vagtplan for din nuværende periode og en kommende vagtplan der skal erstatte den.

Men andre vil have behov for at opdele sine vagtplaner i lokationer.

En lokation kan være mange forskellige ting. Det kan være fysiske steder som f.eks. to forskellige butikker. Men det kan også være to forskellige forretningsområder på den samme fysiske lokationer.

Forestil dig en webshop som har lager og kundeservice i samme bygning. Der vil man typisk have to forskellige vagtplaner kørende sideløbende. Én til lageret og én til kundeservice.

Ofte vil du lave denne opdeling, hvis du har brug for bemanding på forskellige fysiske lokationer eller hvis arbejdsområderne er forskellige og dermed bemandingsbehovet.

Nogle gange kan det gøre vagtplanen uoverskuelig, hvis man samler områder i én vagtplan med meget forskellige bemandingsbehov og med medarbejdere der ikke har berøring med hinanden.

Hvis der i stedet er behov for synlighed på tværs af områderne, kan det give mere mening at have det samlet i én vagtplan. Det kan til tider også gøre vagtplanlægningen nemmere.

I disse situationer, kan det give mening at bruge jobtyper til at skille lokationer ad. Så har du alle vagter og bemandingsbehov i én vagtplan og hvor lokationen er en del af jobtypen.