Automatisk vagtplanlægning
- Lav din vagtplan med ét klik

Er du også træt af at bruge for lang tid på at lave puslespillet til vagtplanen selv? Vil du gerne slippe for at have alle personlige hensyn i hovedet når du planlægger? Lad Smartplan gøre arbejdet for dig og få hurtigere og bedre vagtplanlægning. Se herunder hvordan.

“Vi bruger og er ekstremt glade for ”Foreslå bemanding” funktionen i smartplan. Det er en kæmpe hjælp, og da vi bruger ”Håndter ønsker” fra de medarbejdere der har vagter, føler alle at de tilgodeses. Det virker strålende.”

Kasper Bøgh Pedersen

DTU Bibliotek

Se hvor nemt du kan få lavet vagtplanen automatisk:

Det kan føles som magi, men du er i fuld kontrol. Du definerer dit bemandingsbehov og de regler der bestemmer rammen for vagtplanlægningen. Du vælger om medarbejderne skal indgive ønsker. Du bestemmer om der er nogle medarbejdere du vil bemande først. Når du er klar, lader du Smartplan lave det tunge og tidskrævende arbejde.

Afspil igen

Mandag 10. juni

10. juni

Tilbage til ugen

Tirsdag 11. juni

11. juni

Tilbage til ugen

Onsdag 12. juni

12. juni

Tilbage til ugen

Torsdag 13. juni

13. juni

Tilbage til ugen

Fredag 14. juni

14. juni

Tilbage til ugen

Lørdag 15. juni

15. juni

Tilbage til ugen

Søndag 16. juni

16. juni

Tilbage til ugen
08:00 - 12:00
  • Køkken

  • Køkken

16:00 - 20:00
  • Bartender

  • Tjener

08:00 - 12:00
  • Køkken

16:00 - 20:00
  • Bartender

  • Bartender

  • Tjener

Ingen vagter

08:00 - 12:00
  • Køkken

16:00 - 20:00
  • Bartender

  • Tjener

08:00 - 12:00
  • Køkken

16:00 - 20:00
  • Bartender

  • Tjener

18:00 - 23:00
  • Bartender

  • Bartender

  • Bartender

08:00 - 12:00
  • Køkken
16:00 - 20:00
  • Bartender
  • Tjener
18:00 - 23:00
  • Bartender
  • Bartender
  • Bartender
08:00 - 12:00
  • Køkken
16:00 - 20:00
  • Bartender
  • Tjener
18:00 - 23:00
  • Bartender
  • Bartender

1. Opsæt dit bemandingsbehov

For at Smartplan Assistent kan lave vagtplanen for dig, skal du fortælle den hvad du har brug for. Definér hvor mange vagter du skal bruge på de forskellige tidspunkter.

I animationen kan du f.eks. se at vi, om mandagen, skal bruge to køkkenvagter fra kl. 8 til kl. 12 og én bartender og én tjener fra kl. 16 til kl. 20.

Opsæt regler for medarbejdere

  • Generelle regler
  • Josefine Jensen
  • Bo Hansen
  • Marie Magdalene
  • Gerda Ebbesen
  • Hanne Frandsen
Max antal timer pr. uge
Max. antal dage på arbejde i træk
Max. antal timer pr. dag
Min antal timer pr. uge
Min. længde pause imellem vagter

2. Opsæt regler for vagtplanlægningen

Dine medarbejdere er ofte ansat på forskellige timer. Og der er dage hvor nogen slet ikke kan tage vagter. Du bestemmer hvordan den automatiske planlægning skal opføre sig og hvilke regler den skal overholde:

  • Max antal timer pr. uge

  • Max antal timer pr. måned

  • Max antal arbejdsweekender i træk

  • Max. antal dage på arbejde i træk

  • Min antal timer pr. uge

  • Tilgængelighed på ugedage

  • Max. antal timer pr. dag

  • Min. længde pause imellem vagter (11 timers regel)

3. Modtag ønsker fra dine medarbejdere

Du kan vælge at åbne din vagtplan for ønsker. Lad medarbejderne markere hvilke tidspunkter i din vagtplan, de ikke ønsker at arbejde. Derefter kan Smartplan opfylde så mange af ønskerne som muligt.

Fordelen ved at gøre det, er en mere realistisk vagtplan. Som leder opnår du at medarbejderne rent faktisk kan arbejde på de vagter du tildeler og undgår derved for meget vagtbytte eller afbud når vagtplanen frigives.

Start bemanding af vagtplanen

Smartplan Assistenten kan bemande din vagtplan baseret på dine regler og dit bemandingsbehov.

Bemanding af vagtplanen igang baseret på dine regler

Assistenten har nu bemandet din vagtplan

4. Lav vagtplanen med ét klik

Assistenten kan klare det hele automatisk ved at foreslå en bemanding baseret på dit bemandingsbehov, ønsker og regler. Assistenten kigger tusindvis af løsninger igennem, indtil den finder den vagtplan, der passer bedst til lige præcis jeres behov og hvor flest regler og ønsker opfyldes. Fordelingen af medarbejderne er lige fordelt og overholder de regler der er sat op. Bare læn dig tilbage og se Assistenten gøre arbejdet for dig.

Planlæg lidt selv og få lavet resten
Hvis der er medarbejdere du gerne selv vil prioritere eller planlægge, kan du gøre det hvorefter Smartplan kan lave resten af bemandingen for dig.

Mandag 10. juni

10. juni

Tilbage til ugen

Tirsdag 11. juni

11. juni

Tilbage til ugen

Onsdag 12. juni

12. juni

Tilbage til ugen

Torsdag 13. juni

13. juni

Tilbage til ugen

Fredag 14. juni

14. juni

Tilbage til ugen

Lørdag 15. juni

15. juni

Tilbage til ugen

Søndag 16. juni

16. juni

Tilbage til ugen
08:00 - 12:00
  • Køkken

    Bo Hansen

  • Køkken

    Hanne Frandsen

16:00 - 20:00
  • Bartender

    Josefine Jensen

  • Tjener

    Marie Magdalene

08:00 - 12:00
  • Køkken

    Bo Hansen

16:00 - 20:00
  • Bartender

    Josefine Jensen

  • Bartender

    Gerda Ebbesen

  • Tjener

    Marie Magdalene

    • Marie Magdalene må ikke arbejde to dage i træk

Ingen vagter

08:00 - 12:00
  • Køkken

    Bo Hansen

16:00 - 20:00
  • Bartender

    Gerda Ebbesen

  • Tjener

    Marie Magdalene

08:00 - 12:00
  • Køkken
16:00 - 20:00
  • 1 x Bartender
  • Tjener
18:00 - 23:00
  • 1 x Bartender
  • Bartender
  • Bartender
08:00 - 12:00
  • Køkken
16:00 - 20:00
  • Bartender
  • Tjener
18:00 - 23:00
  • Bartender
  • Bartender
  • Bartender
08:00 - 12:00
  • Køkken
16:00 - 20:00
  • Bartender
  • Tjener
18:00 - 23:00
  • Bartender
  • Bartender

5. Tilpas bemandingen og frigiv til medarbejderne

Når du laver vagtplanen enten automatisk eller selv, holder Assistenten hele tiden øje med om dine regler overholdes. På den måde bliver det nemmere for dig at få lavet den bedst mulige vagtplanlægning uden at du overser vigtige ting. Når du har lavet dine tilpasninger, frigives vagtplanen til dine medarbejdere og bliver synlig på Web, App og kalender.

Opret dig gratis og kom igang på 2 minutter

6 ting Smartplan Assistent hjælper dig med

Slip for selv at holde styr på alle reglerne og lad Smartplan Assistent gøre det kedelige arbejde for dig, så du kan holde fokus på at vagtplanen passer bedst muligt til din virksomhed. Her er 6 områder du slipper for at holde styr på:

11-timers reglen

Ja, Assistenten er allerede sat op til at overholde 11 timers reglen. Du kan evt. selv rette det antal timer du vil have i mellem hver vagt.

Antal timer per uge eller måned

Opret hvor mange timer per uge dine ansatte må arbejde. Du kan opsætte dette på den enkelte ansatte, så det passer til jeres behov.

Ferie, fravær og sygdom

Hvis en medarbejder har ønsket fri, er på ferie eller har fået godkendt andet fravær, holder Smartplan Assistent øje med at du ikke giver en fraværende medarbejder en vagt de ikke kan tage.

Maks. antal dage eller weekender i træk

Du kan også bede Smartplan Assistent sørge for at dine ansattes ressourcer fordeles så lige som muligt. Du kan f.eks. begrænse hvor mange dage eller weekender de må arbejde i træk.

Utilgængelige ugedage

Nogle af dine medarbejdere har dage hvor de aldrig kan arbejde. F.eks. pga. skole, fritidsaktiviteter eller andre forpligtelser. Lav en regel som fortæller Assistenten hvilke dage og tidsrum de ikke må arbejde.

Ønsker til vagtplanen

Du kan åbne din vagtplan for ønsker fra dine ansatte. Når du har defineret dine bemandingsbehov, kan du lade Smartplan håndtere ønsker fra dine ansatte. På den måde kan du gøre det endnu nemmere at få lavet et puslespil hvor alle får deres ønsker opfyldt.

Se her hvordan Smartplan Assistant kan lave vagtplanlægningen for dig:

Opret dig gratis og kom igang på 2 minutter

Læs mere om hvorfor Smartplan er noget for dig:

Fordelene ved en online vagtplan er mange

Excel holder din vagtplan fanget. Læs hvad du får ud af at sætte den fri og slip for Excel.

Fordi software bare skal virke

Du vil gerne have en online vagtplan der bare virker.

Prisen på Smartplan starter ved kun 199,- pr. måned

En lav pris og ingen binding betyder noget for dig og du har ikke brug for en masse ekstra unødvendige funktioner