Skab mere effektivitet og mindsk risikoen for fejl ved hjælp af superbrugere og lokationer

Så blev det tid til tredje blogindlæg i vores serie om den seneste opdatering i Smartplan. Indtil nu har vi givet dig en introduktion til opdateringen. Og så har vi set på, hvordan du på forskellig vis kan få mere kontrol over arbejdsfordelingen på din konto samt opnå et bedre overblik ved hjælp af opdateringen. I dag vil vi fokusere på, hvordan du kan skabe mere effektivitet i jeres daglige brug af Smartplan og dermed mindske risikoen for, at der bliver lavet fejl i dine vagtplaner, lønkørsel mv.

Hurtig og præcis håndtering af informationer

Når det kommer til at administrere vagtplaner og håndtere fravær, er det afgørende at have et system, der gør, at disse opgaver kan klares både hurtigt og effektivt. Tiden skal bruges på ting, som skaber mere værdi for dine kunder, dine medarbejdere og din virksomhed. Derfor er vi også glade for at kunne fortælle, at du og dine medarbejdere nu kan spare endnu mere tid på disse opgaver.

Når I fremover skal lave vagtplaner, vil I opleve, at det kun er de medarbejdere, som er relevante for den specifikke lokation, som fremgår i listerne, når der skal bemandes vagter. Eller når I gerne vil have et overblik over, hvordan timerne er fordelt på medarbejderne i vagtplanen.

Det samme gælder fraværshåndteringen. Superbrugere med rettigheder til at håndtere fravær vil fremover kun se de medarbejdere, som er tilknyttet den lokation, superbrugeren kan håndtere fravær på. Det betyder, at I begge steder kun præsenteres for præcis de medarbejdere og informationer, som er relevante for jer. Det skaber hurtigere og mere effektiv vagtplanlægning og fraværshåndtering. Samtidig mindsker det risikoen for, at der bliver lavet fejl, hvor en forkert medarbejder eksempelvis sættes på en vagt eller får tilføjet fravær.

Hvis I vælger, at medarbejderne ikke skal have adgang til at se data fra lokationer, som de ikke er tilknyttet, vil I også opleve en mindre risiko for fejl i forhold til beskeder og kommunikation. I så fald vil både du og medarbejderne kun kunne sende beskeder til en lokation ad gangen. Beskederne deles ikke på tværs af lokationerne. Det forhindrer utilsigtede informationsudvekslinger og sikrer, at kommunikationen forbliver målrettet og relevant.

Opsæt en effektiv og tydelig arbejdsfordeling

Den nye mulighed for at gøre visse medarbejdere til superbrugere, kan være med til at skabe mere effektivitet på din konto. Du eller administratorerne på din konto vælger, præcis hvilke rettigheder og funktioner, som superbrugeren skal have adgang til. Det sikrer, at superbrugere kun har adgang til de oplysninger og funktioner, der er relevante for deres arbejdsopgaver.

Ved at lave en klar opdeling i, hvem der har hvilke rettigheder på kontoen, reducerer du risikoen for, at der bliver lavet fejl i vagtplaner, løn, fravær eller lignende. Hvis der er færre personer, som har adgang til hver funktion, er der færre mennesker til at lave fejl. Samtidig sikrer du, at dine superbrugere ikke bliver forstyrret af områder i systemet, som de alligevel ikke skal have noget med at gøre. Det gør, at de i stedet kan arbejde endnu mere effektivt med lige præcis deres ansvarsområde.

Ingen irrelevante notifikationer

Endelig ønsker vi at minimere forstyrrelser i arbejdsdagen. Både administratorer og medarbejdere vil kun modtage notifikationer, der vedrører de lokationer, de er tilknyttet. Det sikrer, at ingen bliver forstyrret af irrelevante beskeder og notifikationer. Både du og dine medarbejdere kan defor nøjes med at holde fokus på de ting, som faktisk er relevante for jer.

Vil du lære mere om, hvordan du kommer i gang med at bruge de nye funktioner, kan du med fordel tage et kig i disse to artikler fra vores manual:

Superbrugerrettigheder i Smartplan
Sådan tilknytter du medarbejdere til jeres lokationer

Vi håber, at du vil opleve, at både din og dine medarbejderes brug af Smartplan fremover bliver endnu mere effektiv. Såfremt du sidder tilbage med spørgsmål, er du selvfølgelig meget velkommen til at kontakte os på support@smartplan.dk eller via supportknappen i systemet.