Få mere kontrol og et bedre overblik ved hjælp af lokationer og superbrugere

31.10.2023

Velkommen tilbage til vores lille blogserie, hvor vi introducerer dig til vores seneste opdatering i Smartplan. I vores forrige indlæg gav vi dig en kort introduktion til indholdet i opdateringen; vores nye brugertype og muligheden for at tilknytte medarbejdere til lokationer. Denne gang vil vi gå i dybden med forskellige måder, hvorpå både du og dine medarbejdere ved hjælp af funktionerne kan opnå mere kontrol og et forbedret overblik, når I bruger Smartplan.

Hold styr på arbejdsfordelingen

Indtil nu har du kunne oprette flere forskellige administratorer på din konto, men alle disse administratorer har haft adgang til de samme ting i systemet. Hvis du gør brug af vores nye opdatering, kan du nu sørge for, at folk kun har adgang til lige præcis de ting, som de skal være ansvarlige for. Dermed undgår du tvivl om, hvem der har lavet hvilket ændringer. For du ved præcis, hvem der er ansvarlig for de forskellige dele af Smartplan.

Opdel baseret på teams

Hvis du har forskellige teams, afdelinger eller butikker oprettet som lokationer i Smartplan, har du formodentlig også forskellige personer, som er ansvarlige for hver deres lokation.

Nu kan du tilknytte hver enkelt medarbejder til bestemte lokationer på din konto. Det vil sige, at medarbejderne kun kan arbejde i de lokationer, de tilknyttes. Samtidig med at du tilknytter medarbejderne til lokationer, kan du vælge også at gøre bestemte medarbejdere til superbrugere på hver enkelt lokation.

Hvis du vælger at lave en opdeling baseret på teams eller afdelinger, kan det eksempelvis være dine afdelingsledere eller butikschefer, du vælger at gøre til superbrugere på hver lokation. På den måde sikrer du, at de kun har mulighed for at lave vagtplaner, håndtere fravær og køre løn for de medarbejdere, som de er ansvarlige for. De vil kun have disse rettigheder på de lokationer, de er superbrugere på, så de kan ikke lave ændringer for andre lokationer. Samtidig vælger du selv, hvor mange rettigheder du ønsker at hver superbruger skal have.

Opdel baseret på rettigheder

Når du tilknytter dine medarbejdere til lokationer, kan du tilknytte dem til så mange forskellige lokationer, som du ønsker. Der er ingen grænse. Det kan være relevant for dig i forhold til, hvordan du vælger at bruge superbruger-rollen.

Måske har du en medarbejder, som er ansvarlig for at lave vagtplaner for alle jeres forskellige lokationer i Smartplan. I så fald gør du blot vedkommende til superbruger på alle jeres lokationer og vælger, at han eller hun skal have rettigheder til at håndtere vagtplaner på alle lokationerne.

Det kan også være, at jeres bogholder har en bruger på jeres konto. Han eller hun skal kunne køre løn for hele virksomheden, men det er også det eneste, som vedkommende skal kunne håndtere i Smartplan. I så fald giver du igen personen superbrugerrettigheder på alle lokationerne, og så nøjes du med at give vedkommende rettigheder til at kunne køre løn.

Så uanset hvordan du vælger at tildele rettighederne på jeres konto, kan du hurtigt få overblik over, hvem der kan håndtere hvilke ting.

Forbedret overblik i planlægningsprocessen

Når du skal lave vagtplaner for dine medarbejdere, vil du gerne gøre det så hurtigt som muligt. Du vil gerne slippe for at skulle gennemgå lange lister med navne. Du vil hellere bruge tiden på sjovere ting i din virksomhed. Sådan ønsker vi også, at det skal være for dig. Vagtplanlægningen skal være så nem og tage så kort tid som overhovedet muligt.

Vælger du at tilknytte dine medarbejdere til lokationer, er det fremover kun de relevante medarbejdere, som fremgår i listerne, når du skal lave vagtplaner for en specifik lokation. Det vil sige, at du slipper for at skulle bruge tid på at gå uoverskuelige lister igennem, når du skal bemande dine vagter.

Det gælder selvfølgelig også, hvis du bruger vores automatiske bemanding. Assistenten vil kun fordele de medarbejdere, som er tilknyttet lokationen, på vagterne i vagtplanen.

Gør det nemt for dine medarbejdere at finde relevante informationer

Har du oprettet mange lokationer og medarbejdere på din konto, kan det være svært at bevare overblikket. Det gælder både for dig og dine medarbejdere. Måske har du før stået i en situation, hvor en medarbejder ikke har set en besked, der er blevet sendt til dem. Eller måske har de ikke set en vigtig oplysning i vagtplanen.

Når du tilknytter dine medarbejdere til lokationer i Smartplan, kan du samtidig vælge, at medarbejderne ikke skal kunne se data fra lokationer, de ikke selv er tilknyttet.

Hvis du vælger at slå dette til, vil medarbejderne kun kunne se vagtplaner, kollegaer, fravær og beskeder, som hører til deres specifikke lokationer. Det betyder, at de ikke bliver overvældet af, at I måske har oprettet en masse forskellige lokationer på kontoen. Det mindsker risikoen for, at medarbejderne misser informationer, som er relevante for dem. Medarbejderne præsenteres for et overblik, som kun indeholder oplysninger, som er væsentlige for deres personlige brug af Smartplan.

Vil du vide mere om, hvordan du kommer i gang med at bruge lokationsinddelingen eller vores nye brugertype, kan du med fordel tage et kig i disse to artikler fra vores manual:

Sådan tilknytter du medarbejdere til jeres lokationer
Superbrugerrettigheder i Smartplan

Har du spørgsmål til funktionaliteten, må du endelig ikke tøve med at kontakte os på support@smartplan.dk eller via supportknappen i systemet.