Fra ønsker til virkelighed: Mød vores nye brugertype og tilknyt medarbejdere til lokationer

25.10.2023

Vi har spændende nyheder at dele! I løbet af de seneste måneder, ja faktisk mere end et år, har vi arbejdet på en stor opdatering, som alle vores kunder kan få glæde af. Og nu er opdateringen endelig lanceret. Lad os tage et kig på de ændringer, vi har foretaget, som fremover vil gøre det endnu nemmere og mere effektivt for dig at bruge Smartplan.

Her er et udpluk af nogle af de henvendelser, vi har fået, som har medført denne opdatering:

Det kunne være rart, at der var et niveau mere i forhold til brugerrettigheder, i stedet for kun medarbejdere og administratorer. Vi mangler et niveau til vores mellemledere (butikschefer/lagerchefer), da de ikke nødvendigvis skal have adgang til at rette alting ligesom en administrator.

Jeg har medarbejdere, som arbejder i forskellige lokationer. Hver lokation har sin egen vagtplan. Kan jeg på en måde gøre, så medarbejderne kun kan se den lokation eller vagtplan, der er relevant for dem?

Vi har forskellige afdelinger oprettet i Smartplan, og hver afdeling har en teamkoordinator. En koordinator skal ikke kunne godkende timer mv. for en afdeling, som vedkommende ikke er ansvarlig for.

Jeg er nu ved at oprette vagtplan i en ny lokation, men jeg synes, det bliver meget uoverskueligt, når alle medarbejdere fremgår i planlægningen. Kan medarbejderne ikke tilknyttes en bestemt lokation, og derved kun fremgå der?

Alle disse og endnu flere af de ønsker, vi har modtaget, er nu blevet opfyldt.

Tilknyt medarbejdere til lokationer

Nu kan du tilknytte medarbejdere til de lokationer, du har oprettet på din Smartplan konto, og det er der flere forskellige fordele ved at gøre.

Det gør det lettere for dig som administrator at håndtere dine medarbejdere og få overblik i Smartplan. Når du eksempelvis skal lave nye vagtplaner og bemande vagter, vil du kun se de medarbejdere, som er tilknyttet den lokation, du er ved at lave vagtplan for. Det betyder, at du ikke skal bruge tid på at gå igennem lange lister for at finde de rette medarbejdere.

Derudover sørger du for, at medarbejderne for eksempel ikke kan tage vagter eller indgå i vagtbytte i vagtplaner for lokationer, som de ikke er tilknyttet. Så du kan være sikker på, at en medarbejder ikke får meldt sig på en vagt i en forkert vagtplan ved en fejl.

Når du begynder at inddele medarbejdere i lokationer har de som udgangspunkt adgang til at se data (vagtplaner, brugere, fravær mv.) fra andre lokationer. Ønsker du i stedet at lokationerne er helt adskilt, så medarbejderne ikke kan se data på tværs af lokationerne, kan du også slå det til. I så fald sætter du blot et flueben i den nederste boks her:

Det vil sige, at du helt selv styrer, hvor meget synlighed der skal være på tværs af de forskellige lokationer på din konto.

Mød superbrugeren

Vi præsenterer en helt ny brugertype i Smartplan; Superbrugeren! Superbrugere kan have forskellige rettigheder, hvilket vil sige, at de eksempelvis kan håndtere vagtbytte, fravær eller lave vagtplaner. Men de har ikke nødvendigvis rettigheder til lige så mange ting, som en administrator. Hvor mange rettigheder, hver superbruger skal have, styrer du helt selv.

Du kan tildele en superbruger følgende rettigheder:

• Godkende og afvise vagtbytte
• Se og godkende mødetider
• Se og eksportere løn
• Håndtere vagtplaner
• Håndtere og godkende fravær
• Redigere medarbejdere

Du opnår endnu større fleksibilitet og flere muligheder med denne nye opdatering, og vi kommer til at dele endnu flere tips og råd til, hvordan du på forskellig vis kan drage fordel af alt opdateringens indhold. Så sørg for at læse med - måske du også kan få hjælp til at løse en situation, du selv står i.

Indtil da kan du allerede nu tage et kig på vores nye artikler i vores manual, hvis du ikke kan vente med at lære mere:

Superbrugerrettigheder i Smartplan
Sådan tilknytter du medarbejdere til jeres lokationer

Vi glæder os til at fortælle dig endnu mere om opdateringen inden længe!

Du er som altid også velkommen til at skrive til os via supportknappen i systemet eller på support@smartplan.dk, hvis du sidder inde med spørgsmål, du gerne vil have besvaret.