Vagtplanlægning hos Hantwerk i Aarhus

I sidste måned var vi på besøg hos Hantwerk i Aarhus for at høre mere om, hvordan deres dagligdag fungerer, og hvordan Smartplan hjælper med at holde styr på deres vagtplan. Her mødtes vi med Hantwerks daglige leder Rasmus Kroer.

Hantwerk er beliggende på havnefronten ved Aarhus Ø og lystbådehavnen. De hører til i samme bygning som Bistro Goulu og Humleland. Det er tre virksomheder under samme tag. Derfor er det også kendetegnende for stedet, at alle tre parter skal være i spil, og at det ikke blot skal handle om enten mad, øl eller vin. Men derimod alle tre dele. Og hvordan man så navigerer rundt i det og sørger for, at alles interesser bliver varetaget bedst muligt, det er blandt andet Rasmus’ opgave.

Min stilling kaldes daglig leder, restaurantchef, driftsleder. Kald det, hvad du vil.

Rasmus har arbejdet hos Hantwerk de sidste to år og har ansvaret for flere forskellige arbejdsopgaver. Overordnet set kan det beskrives som alt, der ligger inden for driften – herunder personaleledelse, ansættelser, og som sagt varetagelsen af de tre virksomheders forskellige interesser. For hverken køkkenet, bryggeriet eller Hantwerk kører fuldstændig uafhængigt af hinanden, selvom alle tre er selvstændige led og selvstændige virksomheder.

Antallet af medarbejdere varierer en del, da det er en sæsonbestemt virksomhed. I de travleste måneder i løbet af sommeren har virksomheden 20-25 tjenere ansat, hvoraf langt de fleste er studerende i byen.

Hos Hantwerk har de benyttet Smartplan siden starten af 2017. Så hvordan fungerer vagtplanlægningen egentlig i praksis? Rasmus kan godt lide det overblik han får i Smartplan og bruger alt sin viden om virksomheden og medarbejderne, når han laver sin vagtplan:

Jeg er ikke så god til at gøre det fuldt automatiseret, for jeg synes også, der er noget personligt i at få de rigtige mennesker til at være her sammen.

I stedet bruger Rasmus en skabelon som sit udgangspunkt for vagtplanen. Skabelonen sammenholder han så med personsamarbejder, persontyper, tidligere omsætning, antallet af nuværende reservationer og kønssammensætning. Vagtplanlægningen er dermed i høj grad baseret på Rasmus’ indtryk både i forhold til, hvordan de klarede sig på bestemte dage året før, men også i forhold til hvilke medarbejdere som arbejder godt sammen. Derudover bidrager erfaringen også til planlægningen. Rasmus beskriver selv, hvordan det er blevet nemmere at lægge vagtplan, efterhånden som han har opnået kendskab til, hvilke muligheder og begrænsninger de har i virksomheden, samt hvordan de kan effektivisere deres timer bedste muligt.

Jeg sad og lavede vagtplan i går, og det tog 25 minutter. Det er jo nemt hele tiden at få et overblik over, jamen hvem har jeg til rådighed. Det fungerer bare.

Dog kan der stadig komme nye udfordringer, som han eksempelvis har oplevet under corona. Den nuværende situation gør, at de eksempelvis skal have en medarbejder på som seater.

Det personlige aspekt kommer ikke kun til udtryk gennem vagtplanlægningen, men også i den daglige service. For selvom Hantwerk måske især er kendt for deres mange forskellige øl, så er det alligevel ikke kendskab til øl, som vægter højest, når der eksempelvis skal ansættes nye medarbejdere. Her er det vigtigste i stedet en personlig service, og så er det altid muligt at opnå større kendskab til de forskellige øl efterhånden. Den personlige service kommer også til udtryk ved, at medarbejderne ikke bærer arbejdsuniformer. De tager blot et forklæde og en maske på når de møder og så er de klar til at være sig selv når gæsterne skal serviceres.

I løbet af samtalen lægger Rasmus også vægt på, at medarbejderne nemt kan anvende Smartplan. Både til at angive fravær, bytte vagter med hinanden og holde overblik over egne vagter samt hvem, der er på arbejde. Samtidig kan de også hurtigt få besked via appen, hvis Rasmus får brug for at kalde ekstra personale ind på arbejde.

Der kommer jo heldigvis en notifikation på deres telefon, når der kommer en ledig vagt.

Hos Hantwerk anvender de Smartplans stempelur til at holde styr på medarbejdernes mødetider. Det betyder, at når medarbejderne møder ind på arbejde, så er det første, de gør, altid at stemple ind på. Stempeluret har de tilgængeligt på iPads, som er placeret i baren, hvilket gør ind- og udstemplingen nemt tilgængelig for medarbejderne.

Og når først medarbejderne har anvendt stempeluret til at registrere deres mødetider, er det efterfølgende hurtigt og nemt for Rasmus at få et overblik over alle timerne. Her anvender han timeoversigten inde i ”Timer & Løn” til at tjekke medarbejdernes timer igennem.

En gang om måneden, når der skal laves løn, så kigger jeg lige tallene igennem og ser, om der er noget, jeg skal være opmærksom på.

I forbindelse med at Rasmus kigger oversigten igennem, vælger han også at godkende medarbejdernes timer. Og så snart timerne er godkendt, er de klar til at køre løn. Hos Hantwerk kører de løn til Danløn, og med få klik kan de eksportere timerne til Danløn. Det har medført, at de sparer mange timers arbejde i forhold til at sidde med Excel ark, hver eneste gang der skal laves løn.

Der gik jo fem minutter, og så var der lavet løn fra alle timerne var blevet godkendt og kørt over i Danløn.

Efter snakken fik vi et indblik i, hvilke nye, spændende øl der er på vej samt en rundvisning i bryggeriet. Tak til Hantwerk for deres tid og samarbejde. Hvis du er til gode øl og en personlig service, kan vi kun anbefale dig at besøge Aarhus lystbådehavn og Hantwerk. Der er højt til loftet og god udluftning, så du kan føle dig tryg under dit besøg.

Har du en virksomhed i restaurationsbranchen? Og har du spørgsmål til hvordan Smartplan kan hjælpe dig? Så tøv endelig ikke med at skrive til os på support@smartplan.dk – vi vil meget gerne svare på dine spørgsmål og tage en uforpligtende snak om dine behov.