Sådan laver Ditur vagtplanlægning med Smartplan

“Med Smartplan skal man ikke bekymre sig om administrative ting. Det er rart at have et system, som bare kan holde styr på det - både alle timerne og de aftaler, som indimellem bliver lavet med medarbejderne”

Når en lille iværksætter virksomhed bliver til en moden organisation

I takt med et stigende antal medarbejdere har Ditur oplevet et behov for at udskifte flere digitale løsninger undervejs. Dog ikke Smartplan, som har løst deres behov helt fra start og til nu, hvor de har mere end 80 medarbejdere.

Størrelse på virksomhed

80+ medarbejdere. 60 deltidsansatte samt studentermedhjælpere håndteres i Smartplan.

Forskellige lokationer

Vagtplaner håndteres separat for hver afdeling: Butik, lager, administration og kundeservice.

Hurtig tidsregistrering

Medarbejderne stempler nemt ind og ud via tablets på arbejdspladsen.

Simpel lønkørsel

Slut med uoverskuelige timesedler. I stedet køres der hurtigt løn til Danløn via Smartplans løneksport.

“Det skaber utrolig meget værdi for os i og med, at vi ikke skal bruge alt den tid på administrative ting. Der har vi bare en forventning om, at det hele spiller. Det er også derfor, vi er blevet ved med at bruge Smartplan”

Sådan ser en typisk vagtplan ud for Ditur

Hos Ditur er vagtplanerne for hver lokation opsat forskelligt afhængigt af, hvilke tidsrum medarbejderne skal arbejde i. Forskellige administratorer er ansvarlige for hver deres vagtplan. En typisk uge i vagtplanen for deres lager ser således ud:

Eksempel på vagtplan for Diturs lager

Slut med ekstra administrativt arbejde

Førhen lavede Ditur vagtplaner i et Excel-ark, som efterfølgende blev delt med medarbejderne i en Facebookgruppe. Udfordringen ved dette var, at der ofte blev lavet ændringer i vagtplanerne eller medarbejdernes timer. Med Smartplan slipper de for det unødvendige, administrative arbejde.

Kapacitetsstyring

I vagtplanen tilføjer administratorerne det antal vagter, der er behov for på de enkelte dage. På den måde er de sikre på, at vagtplanen overholder lønbudgettet. Herefter melder medarbejderne sig selv på vagter.

Ind- og udstempling

Med stempeluret kan medarbejderne nemt registrere deres timer, uden en administrator behøver være involveret. Med få klik på en tablet på arbejdspladsen stempler medarbejderne ind og ud.

Lønkørsel

Med Danløn som lønsystem kan Ditur hurtigt og nemt køre løn fra Smartplan. Hver måned laver de et timeopslag og kører løn for perioden. Herefter genererer Smartplan en lønfil, som de kan indlæse direkte i lønsystemet.

“Det er nemt for os, at vi kan lægge en vagtplan ud og sige, det er de her vagter, vi har brug for, og så kan medarbejderne selv melde sig på. De har også noget frihed, hvor de kan lave en kommentar med, at de måske først kommer klokken 10, og det fungerer fint for os”

En virksomhed med fokus på kundeservice

Som kunde kan man forvente at modtage en dedikeret service. Ditur bestræber sig i høj grad på altid at finde en mulighed eller løsning på den enkelte kundes problem, og det afspejler sig også i, at virksomhedens kunder ofte vender tilbage.

gallery
gallery
gallery
gallery
gallery
gallery

Om Ditur

Skandinaviens største urbutik

Whitney leaning against a railing on a downtown street

I vinteren 2014 blev ditur.dk stiftet af brødrene Mikkel og Kasper Dissing, og siden da er virksomheden kun vokset. For nylig tog vi en tur forbi hovedkontoret i Hasselager, hvor vi mødtes med virksomhedens COO, Daniel. Her fik vi os en snak om, hvordan dagligdagen ser ud hos Ditur, og hvordan de gør brug af Smartplan.

Daniel har været med på Diturs rejse stort set fra begyndelsen og var den første fuldtidsansatte medarbejder i virksomheden. Derfor har han også oplevet, hvordan virksomheden er gået fra at være kun få ansatte til i dag at have 80-90 medarbejdere.

Ditur er i dag Skandinaviens største urbutik, og de har både en stor webshop samt en fysisk butik i centrum af Aarhus. I starten fokuserede virksomheden kun på at sælge ure, men efterhånden har de udvidet sortimentet, som i dag også inkluderer accessories og smykker.

Specielt i løbet af de sidste tre år er vi gået fra at være en lille iværksætter virksomhed til en moden organisation, hvor vi i dag er en 80-90 ansatte

Hos Ditur er fokus i høj grad på den service, de giver kunderne. Her bruger de blandt andet Facebookgrupper til at dele daglige tilbud og indgå i dialog med kunderne. Det skyldes, at Ditur ikke ønsker at fremstå som en stor, fjern virksomhed. I stedet værdsætter de den tætte kontakt, de har mulighed for at opnå med kunderne.

Det afspejler sig også i virksomhedens resultater. Sidste år alene sendte de små 200.000 ordrer afsted til kunderne, og i følge Daniel oplever de ofte, at de samme kunder vender tilbage på et senere tidspunkt for at foretage nye køb.

Vi er jo lidt et supermarked, hvis man kan sige det sådan, selvom vi selvfølgelig også har vores egne brands. Så vi går rigtig meget op i god service. Vi skal altid kunne give kunderne en mulighed eller løsning og hjælpe dem i et eller andet format

Efter besøget har vi bestemt også indtryk af, at den gode service går igen i hele virksomheden. Alle steder blev vi mødt af smil og venlige hilsner. Rundvisningen afsluttede vi med en lille gåtur hen for at se det nye, endnu større hovedkontor, som Ditur er ved at få bygget. Hos Smartplan ser vi frem til at hjælpe dem med at håndtere vagtplanlægning for endnu flere medarbejdere.

Opret dig gratis og kom igang på 2 minutter

Læs mere om hvorfor Smartplan er noget for dig:

Fordelene ved en online vagtplan er mange

Excel holder din vagtplan fanget. Læs hvad du får ud af at sætte den fri og slip for Excel.

Fordi software bare skal virke

Du vil gerne have en online vagtplan der bare virker.

Prisen på Smartplan starter ved kun 199,- pr. måned

En lav pris og ingen binding betyder noget for dig og du har ikke brug for en masse ekstra unødvendige funktioner