Nyt i Smartplan: Timebalancer

19.10.2021

Kort før sommerferien fortalte vi, at vi var i gang med at arbejde på en ny funktion, og nu kan vi endelig meddele, at funktionen er blevet lanceret! Så fra i dag er det blevet muligt for dig at få et overblik over dine medarbejderes timebalancer inde i Smartplan. Lad os tage et kig på det:

Hvad er timebalancer i Smartplan?

Timebalancer gør det muligt for dig hele tiden at følge med i, om dine medarbejdere følger dit ønskede mål for, hvor mange timer de skal have - enten om ugen eller om måneden.

Det åbner for en masse nye brugsmønstre, som gør det nemmere for dig at planlægge dine medarbejdere korrekt i din vagtplanlægning. Det giver dig blandt andet mulighed for:

• At håndtere en slags flexkonto i Smartplan for hver medarbejder.
• At se om dine timelønnede medarbejdere får det antal timer, de er ansat til i deres kontrakt.
• At se om dine funktionærer får afspadseret det nødvendige.
• At se om du prioriterer dine tilgængelige ressourcer tilstrækkeligt.

Alt dette og mere bliver muligt med denne nye funktion. Og det bedste af det hele? Du slår det nemt til med få klik, hvorefter du er kørende. Du kan tilmed bruge det tilbage i tiden.

Sådan her kommer du i gang:

Opsæt timebalancer på din konto

Når du skal til at anvende timebalancer i Smartplan, skal du først og fremmest opstille nogle præferencer i forhold til, hvordan balancerne skal udregnes. Dette gør du inde i “Indstillinger” -> “Smartplan Indstillinger” -> “Timebalancer”. Her starter du med at aktivere den nye funktion på jeres konto.

Herefter har du mulighed for at opsætte en generel indstilling for medarbejderne i forhold til, om deres timebalancer skal udregnes ud fra de timer, som planlægges i vagtplanen eller de timer, som medarbejderne har afholdt. Så her kan du enten vælge Planlagte timer minus normen, Afholdte timer minus normen eller afholdte timer minus planlagte timer.

Derudover kan du også vælge, hvorvidt medarbejderne skal kunne se deres egne timebalancer eller ej.

Nedenunder de generelle indstillinger har du mulighed for at opsætte de mere specifikke indstillinger for hver enkelt medarbejder. I kolonnen til venstre finder du alle de medarbejdere, der er oprettet på jeres konto, og for hver enkelt medarbejder har du så mulighed for at indstille følgende:

• Udregning
• Synlighed
• Periode
• Norm

Udregning og synlighed er de samme muligheder som under de generelle indstillinger. Her kan du blot ændre det, hvis enkelte medarbejdere skal have en anderledes opsætning end det, du har valgt som den generelle indstilling på jeres konto. Hvis du på et tidspunkt ændrer dine generelle indstillinger, så vil det ikke overskrive de specifikke indstillinger, som du måske har valgt for enkelte medarbejdere - det vil altid være de specifikke indstillinger, som gælder.

I kolonnen Norm opstiller du den konkrete norm for dine medarbejdere, hvilket er det, dine medarbejdere er ansat til at skulle arbejde. Når du skal tilføje en norm, skal du vælge en startdato. Du skal udfylde et antal timer, som medarbejderens timebalance skal udregnes ud fra, og endelig skal du vælge, om normen skal udregnes på måneds- eller ugebasis.

Du skal indstille en norm, uanset hvordan du har valgt, at medarbejdernes balancer skal udregnes. Så selvom du har valgt Afholdte timer minus planlagte timer, skal du stadig opsætte en norm, men dette antal timer vil ikke blive brugt i forhold til udregningen.

Hvis dine medarbejderes normer på et tidspunkt skulle ændre sig, er det også herinde, du har mulighed for at tilføje en ny. Det gør du blot ved at klikke på “Tilføj ny norm”. Det kan være relevant, hvis en medarbejders kontrakt bliver lavet om, og vedkommende nu skal arbejde enten mere eller mindre end førhen - i så fald går du blot ind og tilføjer en ny norm for medarbejderen.

Dine indstillinger vil selvfølgelig blive gemt, så du kun skal opstille det for hver medarbejder én gang - og så måske tilpasse på et senere tidspunkt, hvis en medarbejders norm skulle ændre sig.

Udregning af medarbejdernes timebalancer

Når det kommer til dit overblik over medarbejdernes timebalancer, så er der ikke meget, der har ændret sig i forhold til, hvad vi havde i tankerne inden sommerferien. Inde i “Timer & løn” kan du hele tiden holde øje med, hvad timebalancerne er for en given periode.

Når du klikker på tallet i kolonnen “Balance”, så vil du kunne se, hvordan medarbejderens timebalance er udregnet. Her vil balancen for én periode automatisk blive overført til den efterfølgende periode.

På skærmbilledet herunder kan du se, at der er angivet en kompensation i form af afspadsering i uge 28. Det vil sige, at hvis din medarbejder eksempelvis har optjent timer, så kan du tilføje en kompensation til deres balance, som vil blive modregnet. Kompensationer kan både have en positiv og negativ værdi, og du giver dem også selv et navn, så det behøver ikke nødvendigvis være afspadsering. Du kan tilpasse dem til lige netop jeres behov.

Ofte stillede spørgsmål

Der er et par spørgsmål, som det nok vil være relevant for dig at kende svaret på i forhold til, hvordan balancerne udregnes, så dem vil vi lige gennemgå herunder.

“Jeg har valgt, at min medarbejders norm udregnes for en månedlig periode. Hvad sker der, hvis jeg laver et timeopslag for halvanden måned?”

Hvis du har valgt, at medarbejderens balance skal udregnes på månedsbasis, så vil alle de måneder, som du har inkluderet i dit timeopslag blive medregnet i udregningen af balancen.

Det vil sige, at hvis du for eksempel har lavet et opslag, som går fra 16. august til 30. september, så vil både hele august og hele september måned være inkluderet i medarbejderens timebalance.

Hvis du på samme måde laver et opslag fra 16. august til 15. oktober, så vil hele august, september og oktober måned være inkluderet i udregningen. Så uanset hvor langt et opslag, du laver, vil timebalancen indeholde alle månederne i deres fulde længde.

“Jeg har valgt, at min medarbejders norm udregnes for en ugentlig periode. Hvad sker der, hvis jeg laver et timeopslag for halvanden uge?”

I dette tilfælde vil svaret være det samme som ovenfor. Samtlige af de uger, som indgår i dit opslag, vil blive inkluderet i deres fulde længde i udregningen af timebalancen.

Det betyder, at hvis du for eksempel laver et opslag, som starter torsdag i uge 34 og slutter søndag i uge 35, så vil hele uge 34 og 35 være inkluderet i udregningen af timebalancen.

“Indstillingen for en af mine medarbejdere er ‘Afholdte timer minus normen’. Hvad sker der, hvis jeg laver et opslag for timer, som endnu ikke er afholdte?”

Hvis du har valgt, at medarbejderens timebalance skal udregnes baseret på mødetid, så er det som udgangspunkt medarbejderens afholdte timer, som balancen vil være baseret på. Dog er det selvfølgelig ikke muligt for medarbejderen at have afholdte vagter i fremtiden, så hvis du laver et opslag, hvor der indgår ikke-afholdte timer, så vil det i stedet være de planlagte timer, som inkluderes i timebalancen for disse vagter.

Det betyder, at hvis du for eksempel laver et opslag d. 31 august for perioden 1. august - 30 september. Så vil det for august måned være de afholdte timer, som balancen baseres på, mens det for september måned vil være de planlagte timer, balancen udregnes ud fra.

“Kan jeg tilføje mine medarbejderes nuværende balancer til Smartplan?”

Ja. Hvis du allerede har et balanceregnskab, så kan du blot tilføje medarbejdernes nuværende balancer som en kompensation på hver enkelt medarbejder, når I begynder at bruge timebalancer i Smartplan. På den måde skal I ikke starte forfra.

“Kan vi benytte Smartplans timebalancer for vagter, som allerede er afholdte?”

Ja. Balancen baseres på den startdato, I sætter for medarbejderens første norm. Så hvis I ønsker, at Smartplan skal udregne timebalancen fra starten af i år, så tilføjer I blot en norm, der starter d. 1. januar 2021 for medarbejderen.

Denne nye funktion er tilgængelig for alle vores kunder, og det er derfor ikke nødvendigt, at du har tilkøbt Smartplan Plus på din konto. Hvis du har nogle spørgsmål til funktionen, må du endelig ikke tøve med at kontakte os. Du kan enten skrive til os i chatten eller sende en mail til support@smartplan.dk.