Vi har opdateret vores skabelon-værktøj

15.08.2022

Vidste du, at vores skabelon funktion er en af de mest integrerede dele af Smartplan? Skabelonen har været en del af systemet fra dag et, og i dag har vi nu udvidet denne funktion endnu mere.

Efter flere års erfaring ved vi, at en skabelon er et af de mest effektive værktøjer i forhold til at optimere vagtplanlægningsprocessen. Specielt i forhold til at spare tid. Efter at have brugt lidt tid på at sætte dit vagtplanlægningsmønster op, kan skabelonerne spare dig for en masse tid efterfølgende. Med en tilpasset skabelon tager det dig kun få klik, før du har en vagtplan, der er klar til at blive bemandet. Du kan endda også tilføje bemandingen som en del af din skabelon og så blot lave små rettelser, når du har behov for det. Dette reducerer din tid og arbejdsindsats til et minimum.

Selvom vores skabelon har været en stor hjælp for vores kunder, når de skulle planlægge vagtplaner, har vi godt vidst, at der var områder, hvor værktøjet kunne forbedres. I de seneste uger har vi arbejdet hårdt på at kunne tilbyde dig en helt opdateret version af skabelon funktionen. Nu vil du forhåbentlig få dig en meget mere brugervenlig oplevelse, når du fremadrettet anvender skabeloner.

Lad os se nærmere på, hvad vores opdaterede skabelon-værktøj indeholder.

Introduktion: Vores nye skabelon-værktøj

Indtil nu har det været muligt for dig at gemme dine nuværende skabeloner og indsætte dem i nye vagtplaner på et senere tidspunkt. Dette er selvfølgelig den vigtigste fordel ved skabelonerne. Men der har alligevel været plads til forbedring:

1. Det var ikke muligt at lave små rettelser til eksisterende skabeloner. Så for at opdatere din skabelon var du nødt til at indsætte den pågældende skabelon i en tilfældig vagtplan, lave rettelserne og så gemme den som en helt ny skabelon.
2. Skabeloner, som du ikke længere skulle bruge, kunne du ikke selv slette. Det kunne kun gøres af vores support team, og derfor endte mange kunder med at have lange, forvirrende lister af skabeloner, hvoraf de kun brugte ganske få.

Disse to begrænsninger kunne styrke hinanden og føre til mange gener - både for dig som kunde og for vores support team.

Derfor har vi nu lanceret et nyt skabelon-værktøj, som ikke kun giver dig et komplet overblik over alle dine nuværende skabeloner. Det giver dig også mulighed for at redigere disse skabeloner og arkivere dem, hvis du har behov for det.

Du vil fremover opleve, at det ser således ud:

I venstre side kan du se en liste over alle de gemte skabeloner på kontoen. For at kunne finde den rette skabelon hurtigst muligt har vi derudover tilføjet et par detaljer. Dette inkluderer information såsom skabelonens titel, dens længde (i uger), dens indhold, og dens seneste rettelser.

Dine skabeloner er grupperet i tre kategorier

Navngivne skabeloner: Denne kategori inkluderer skabeloner, som du eller dine kollegaer bevidst har valgt at gemme til senere brug. Da skabelonerne blev gemt, blev de tildelt en titel.

Unavngivne skabeloner: Hvis du laver en ny vagtplan og opretter en skabelon i den, men ikke vælger at gemme skabelonen, så gemmer vi den alligevel for dig. Så i denne kategori finder du alle de skabeloner, der er blevet oprettet men ikke gemt. Hvis nu du skulle få brug for dem.

Arkiverede skabeloner: Når du vælger at arkivere en skabelon i listen, vil den ikke blive fuldstændig slettet. Du finder arkiverede skabeloner i den tredje kategori, hvor du kan gendanne dem, hvis du skulle få brug for det.

For at indsætte en af dine skabeloner i planlægningsværktøjet, skal du blot vælge skabelonen i listen til venstre og klikke på knappen “Brug skabelon”. Hvis du allerede er gået i gang med at tilføje indhold til en ny skabelon direkte i planlægningværktøjet og herefter vælger at indsætte en eksisterende skabelon, så vil indholdet blive overskrevet.

Flere versioner af skabeloner

Vi giver dig med vilje ikke mulighed for blot at redigere skabelonerne, for det ville betyde, at du ville overskrive de originale versioner. I så fald ville du ikke have mulighed for efterfølgende at ændre skabelonerne i skabelon-værktøjet. I stedet har vi fundet på en bedre løsning.

Når du åbner en vagtplan og klikker på “Skabelon”, vil du nu se de følgende tre knapper:

Hvis du vil redigere en specifik skabelon, ville første trin være at klikke på “Se og importer skabeloner” for at åbne skabelon-værktøjet. Som tidligere beskrevet, ville du derefter vælge den pågældende skabelon og indsætte den.

Nu hvor du har indsat skabelonen, kan du lave alle de ændringer, som du ønsker. Det vil ikke ændre noget i den originale skabelon. Så snart du er færdig med dine rettelser, skal du vælge mellem to muligheder.

Gem skabelon

Den første mulighed er at klikke “Gem skabelon”. Det betyder, at din redigerede version vil blive gemt som den seneste version af denne skabelon. Den vil blive forbundet med den tidligere version og fremstå som den nye original af denne skabelon.

Der er to fordele ved at oprette nye versioner i stedet for blot at overskrive de eksisterende. Den første fordel gælder dokumentation. Du vil nemt kunne se, hvornår der er blevet lavet rettelser til skabelonen, og hvad der er ændret i forhold til den tidligere version. Derudover er det muligt for dig at tilgå dine tidligere versioner, hvis du alligevel ikke er tilfreds med de seneste ændringer, der er blevet lavet til skabelonen.

Alle versioner af en skabelon vil være gemt i skabelon-værktøjet. Hvis du klikker på skabelonen i listen til venstre, vil du også have mulighed for at se de forskellige versioner af skabelonen og derfra vælge, hvilken version du vil indsætte:

Gem som ny skabelon

Når du har redigeret en allerede gemt skabelon, behøver du ikke nødvendigvis at oprette den som en ny version af skabelonen. Du kan også vælge at gemme den som en helt ny skabelon. I så fald klikker du blot på “Gem som ny”. For at gemme den som en ny skabelon, skal du give skabelonen en titel.

Så snart skabelonen er blevet gemt, vil den fremgå i listen med navngivne skabeloner. Det vil være den første version af en helt ny skabelon.

Denne mulighed kan give mening at anvende, hvis du for eksempel skal oprette vagtplaner for forskellige lokationer eller jobtyper, og disse forskellige grupper har et lignende vagtplanlægningsmønster. I så fald vil være det nemmest at oprette en skabelon for en af grupperne, gemme den og så efterfølgende bruge skabelonen som et udgangspunkt for de andre grupper. Du kan ændre skabelonen, så den passer til den specifikke arbejdsgruppe og derefter gemme den som en ny skabelon.

Hvad synes du?

Vi håber selvfølgelig, at opdateringen af vores skabelon-værktøj fremover vil gøre det meget mere intuitivt for dig at anvende skabeloner. Den umiddelbare fordel ved skabelonen var, at den kunne spare dig en masse tid, når du skulle opsætte nye vagtplaner. Men med denne opdatering vil du nu også spare tid, når du skal oprette nye skabeloner. Rettelser til eksisterende skabeloner og oprettelser af nye skabeloner kan blive lavet på få sekunder.

Som altid vil vi meget gerne høre, hvad du synes om vores seneste opdatering. Vi vil sætte pris på, hvis du vil afprøve skabelon-værktøjet, næste gang du skal lave en vagtplan og så dele dine tanker med os.

Du kan altid kontakte os med spørgsmål eller feedback direkte via chatten eller ved at sende en mail til support@smartplan.dk.