Alt om Smartplans app til din vagtplan

07.10.2020

Hvis din arbejdsplads bruger Smartplan, har du som medarbejder mulighed for at have styr på din vagtplan overalt. Din vagtplan er nemlig med dig på Smartplans app.

Appen byder på langt mere end blot at vise dig dine vagter. Hvis du ikke kender til alle funktioner i appen, vil vi her fortælle dig lidt mere om dem.

Hvis du vil læse mere om mulighederne i appen som administrator, kan du med fordel klikke her, og hvis du vil læse mere om mulighederne i appen som medarbejder, kan du med fordel klikke her.

Appens funktioner som administrator

Godkend eller afvis vagtbytte og fravær

Dine medarbejdere har mulighed for at bytte vagter i Smartplan. Som administrator kan du bestemme, om vagtbytte på kontoen skal godkendes eller ej. Dette kan indstilles under Indstillinger > Smartplan Indstillinger > Vagtbytte, når du er logget på din Smartplan på en computer.

Hvis en medarbejder ønsker at bytte sin vagt, vil du som administrator få besked om, at dette afventer en godkendelse.

På samme måde, får du besked, hvis en medarbejder har indberettet fravær. Fravær skal altid godkendes af en administrator.

Når du er i appen, kan du øverst se, om der er handlinger som afventer godkendelse fra dig.

Hvis du trykker på dette, kan du svare på disse handlinger, ved at godkende på det grønne flueben, eller afvise på det røde kryds:

Når du har godkendt eller afvist vagtbytte eller fravær, vil de involverede medarbejdere få besked om dette.

Beskeder i appen

I august lancerede vi et nyt beskedsystem i Smartplan. Denne funktion er selvfølgelig også tilgængelig i appen:

Inde i Beskeder kan du vælge hvilke beskeder, du ønsker at se, ved hjælp af de tre prikker i venstre hjørne, og du opretter en ny besked på papirflyveren i højre hjørne:

Når du opretter en ny besked, vil du have mulighed for at sende beskeden til alle, eller udvælge, hvem du ønsker at sende beskeden til.

Hvis du vil læse mere om vores nye beskedfunktion, kan du med fordel læse med her: Alle beskeder samlet ét sted.

Opsæt notifikationsindstillinger efter dine behov

Vi har for nyligt opdateret mulighederne inden for push-notifikationer og mail. Under “Notifikationsindstillinger” i appen kan du til- eller fravælge mails fra Smartplan. Du kan også tilpasse, hvilke aktiviteter du ønsker notifikationer omkring:

Som administrator på en konto, har du derudover også mulighed for at vælge, hvilke af medarbejdernes aktiviteter, du ønsker notifikationer omkring; for eksempel et vagtbytte eller nyt fravær.

Du har også mulighed for at udvælge hvilke jobtyper, du ønsker notifikationer omkring, hvis du ikke behøver notifikationer om alle jobtyperne.

Du kan læse meget mere om den nye opdatering vedrørende push-beskeder og mails her.

Lav små ændringer i vagter

Som administrator kan du ændre mødetider på vagter. Dette er kun muligt i en vagtplan, som er frigivet. For at gøre dette, skal du gå til vagtplanen og vælge, hvilken vagt, du ønsker at ændre:

Når du har valgt vagten, du ønsker at ændre, trykker du “Rediger” i toppen. Herinde kan du ændre start- og sluttidspunkt, pause, bemanding og jobtype på vagten.

---

Appens funktioner som medarbejder

Vagtbytte på telefonen

Vagtbytte på telefonen kan klares med få klik. Du finder den vagt, du ønsker at bytte, og trykker på den. Nu kan du enten Afsætte eller Overdrage vagten:

Hvis du afsætter vagten, vil vagten blive sat som ledig, og dine kollegaer vil have mulighed for at tage vagten. Hvis du vælger fanen Overdrag, skal du vælge en medarbejder, du ønsker at overdrage vagten til.

Hvis du overdrager vagten til en anden medarbejder, vil medarbejderen få besked om dette. Herefter kan medarbejderen enten acceptere eller afvise vagtbyttet.

Så simpelt er det at bytte vagter i appen.

Fraværsønsker

Ønsker du at indberette ferie i god tid? Dette kan også klares i appen.

Under “Min Profil” finder du øverst “Fravær” . Herinde kan du ønske ferie eller indberette sygdom.

Når du trykker på “Tilføj fravær” bliver du bedt om at vælge periode, du opretter fravær for, og du bliver bedt om at vælge fraværstype. Du kan til sidst begrunde fraværet med en fraværsnote:

Til slut trykker du Indsend fravær til godkendelse. Nu vil en administrator få besked om, at der er fravær, som skal godkendes.

Mulighed for at rette mødetider

Du kan få et overblik over både kommende og afholdte timer i appen, ved at vælge “Timer” i toppen af “Min Profil”. Herinde vælger du hvilken periode, du ønsker at se timer for:

Herefter får du en oversigt over dine timer i den pågældende periode. Hvis du ønsker at rette i en vagt, klikker du blot på vagten og ændrer tiderne. Det er kun muligt at ændre tider i vagter, som er afholdt:

Her kan du også skrive årsag til, hvorfor du har ændret i timerne - for eksempel hvis du blev bedt om at møde tidligere ind.

Hvis du retter i din mødetid, vil dette blive sendt til godkendelse.

Beskeder i appen

I august lancerede vi et nyt beskedsystem i Smartplan. Denne funktion er selvfølgelig også tilgængelig i appen:

Når du opretter en ny besked, vil du have mulighed for at sende en besked til alle, eller udvælge, hvem du ønsker at sende beskeden til.

Hvis du vil læse mere om vores nye beskedfunktion, kan du med fordel læse med her: Alle beskeder samlet ét sted

Stempeluret i appen

Appen giver dig også mulighed for at benytte Stempeluret, hvis din arbejdsplads anvender dette.

Stempeluret finder du oppe i højre hjørne:

Du kan læse mere om, hvordan Stempeluret på appen fungerer i denne guide.

Indgiv ønsker til vagtplanen

Du kan også indgive ønsker til en vagtplan i appen, hvis din arbejdsplads benytter sig af denne funktion.

Under “Vagtplaner” kan du se, om en vagtplan mangler ønsker:

Når du går ind på denne vagtplan, kan du markere alle de vagter, hvor du ikke kan arbejde. Disse markeres med rød:

Til sidst trykker du blot på “Indsend ønsker” nederst på siden.

Opsæt notifikationsindstillinger efter dine behov

Vi har for nyligt opdateret mulighederne inden for push-notifikationer og mail. Under “Notifikationsindstillinger” i appen, kan du til- eller fravælge mails fra Smartplan. Du kan også tilpasse, hvilke aktiviteter du ønsker notifikationer omkring:

Vi håber, at du får glæde af Smartplans app og de muligheder, der følger med. Er der noget, du er i tvivl om, så tøv ikke med at skrive til os på support@smartplan.dk.