Vagtplanlægning hos Kalas på Bornholm

Jeg havde indlogeret familien i et sommerhus på det sydlige Bornholm, ved hvad der eftersigende skulle være en af Europas bedste strande.

Jeg skulle holde en uges ferie på Bornholm og opfriske alle minderne fra syvende klasse.

Inden ferien kunne starte, havde jeg aftalt med vores kunde Kalas at vi kunne kigge forbi og interviewe dem om deres brug af Smartplan. Kalas er en lille café der sælger deres hjemmelavet is ud af gavlen, imens de har café inde og ude på klipperne. Bygningen ligger på kanten af Bornholm med den smukkeste udsigt og en nærhed til naturen der giver dit hoved ro. På en måde var det den perfekte start på vores ferie. Ungerne kunne få is og jeg kunne tale med vores kunde.

K.A.L.A.S tastede jeg ind i søgefeltet i bilens navigation. Som grøn på Bornholm, lod jeg mig guide af bilen. Navigationen kendte ikke til den smukke køretur fra det sydlige Bornholm op langs østkysten til toppen af Bornholm.

I stedet blev vi guidet direkte ind igennem midten af Bornholm, på små snoede veje, hvor tiden var gået i stå.

Men da vi kom til havnen i Sandvig, blev jeg med det samme ramt af et smil og et sug i maven. Jeg blev mindet om hvorfor Smartplan eksisterer og hvem vi eksisterer for. Tænk at Smartplan på sin egen måde er en del af dette smukke gamle fiskerleje. Smuk på den rå måde. Steder som disse er ikke nødvendigvis æstetiske. I stedet kan man mærke historien, arbejdet, håndværket og naturen. Følelsen af handling og levet liv. Det liv der skabes én vagt ad gangen.

Af en smal og skæv vej kørte vi ud til den hvide bygning vi har set på så mange billeder på Instagram. Vi kunne med det samme se at vi var kommet til det rigtige sted. Køen var allerede begyndt, på trods af at det var tidligt i maj.

Christina, som ejer stedet, fortalte mig senere at køen om sommeren strækker sig ligeså langt man kan se.

Familien på 5 købte stedet i 2013 efter at det gamle kølehus havde stået tomt i 40 år. De har bevaret sjælen, men åbnet bygningen op med havet. Da vi talte med Christina om Smartplan stod vi inde i caféen. Solidt funderet stod vi på de originale Hasle klinker som Bornholm er kendt for, og alligevel på kanten af Bornholm. En fantastisk beliggenhed, som gør dig på samme tid ydmyg og forventningsfuld.

På trods af plexiglasruden der adskilte Christina og jeg, kunne jeg mærke den kærlighed hun har til det sted der om sommeren er hendes daglige arbejdsplads.

Kalas har 19 medarbejdere tilknyttet deres Smartplan og har 8 medarbejdere på arbejde dagligt i de travle uger.

Deres opdeling af vagter er således:

• A betjening
• Bådfart 1 og 2 bemanding
• Barista/Betjening
• Betjening ung
• Kontor
• Isproduktion
• Rengøring / klargøring
• Udebar

En vagt i Smartplan har altid en jobtype og medarbejdernes profil er tilknyttet de jobtyper de har kompetencer til. Det betyder at Christina altid har et overblik over hvem der kan tage hvilke vagter, ligesom det gør det nemt for medarbejderne at bytte indenbyrdes og tage ledige vagter.

Det betyder at deres vagtplan kan se sådan her ud. Farverne repræsenterer jobtyper. F.eks. er den gule isproduktion, imens den pink er “A betjening”.

Høje på is, kaffe og inspiration forlod vi stedet for at fortsætte vores ferie. Jeg har allerede lyst til at besøge Kalas igen og sender en varm anbefaling i din retning, hvis du ikke har lagt dine sommerferieplaner endnu.

Christina har udtalt følgende om Smartplan:

Det er blevet så meget lettere at lave vagtplaner, ændre timer og bytte vagter etc. Timer til lønnen er også klaret på få minutter. Det har sparet os og vores bogholder, for en masse timer på kontoret.

Smartplan giver os et godt overblik og det holder alle ajour via app´en - også når vi har rigtig travlt. Her skriver vi desuden beskeder til den enkelte eller til alle medarbejdere på én gang.

Det er rart at vi altid har en sikkerhed for hvem der kommer og hvornår, samtidig med at ingen kan bytte vagter, uden at vi har godkendt det.

Som sæsonforretning er det desuden en stor fordel at vi kan sætte abonnementet på pause når vi har lukket om vinteren.

Hvis du kender nogle der kunne have glæde af at prøve deres vagtplan online. Så har vi en 30 dages gratis prøveperiode. Du får adgang til alle funktioner helt gratis i 30 dage.

Hvis du bare gerne vil følge lidt med i vores udvikling af Smartplan, kan du skrive dig på vores nyhedsbrev. Her sender vi ud når vi har nydt at fortælle. Du kan skrive dig op herunder.

Skrevet af Mathias Aggerbo, medejer af Smartplan