Juster synligheden på din Smartplan konto og vær sikker på, at GDPR og interne retningslinjer overholdes

Det er blevet tid til fjerde og sidste blogindlæg i serien om vores nyeste opdatering. Denne gang har vi fokus på synligheden på din konto. I en tid, hvor datasikkerhed og fortrolighed er i højsædet, er det afgørende for enhver virksomhed at have fuld kontrol over, hvem der har adgang til hvilke oplysninger. Med vores seneste opdatering er det nu blevet endnu nemmere at styre synligheden på din konto, så du kan være sikker på, at I både overholder GDPR og interne retningslinjer i jeres virksomhed.

Løndata - Kun synligt kun for de rette øjne

Det er ingen hemmelighed, at løndata er nogle af de mest følsomme oplysninger i enhver virksomhed. Derfor er det nu muligt at vælge, hvilke medarbejdere der har adgang til disse oplysninger. Førhen har alle administratorer haft adgang til at se løndata inde i “Timer & løn”. Ved at ændre disse medarbejderes roller på din konto og i stedet gøre dem til superbrugere, kan du styre, om de skal have adgang til disse oplysninger.

Det vil sige, at hvis en superbruger ikke skal kunne se løndata, kan du blot sørge for, at de ikke får denne rettighed. En superbruger kan godt have adgang til at kunne se og håndtere medarbejdernes mødetider inde i “Timer & løn” uden at kunne se løndata. Det giver dig en ekstra sikkerhedsforanstaltning og sikrer, at kun de rette øjne ser disse oplysninger.

Som ovenstående billede viser, gælder det samme desuden vagtplaner, fravær, vagtbytte og håndtering af medarbejdere. Du vælger, præcis hvilke medarbejdere der skal have hvilke rettigheder på din konto. Det skaber en mere struktureret arbejdsproces, hvor du undgår at være i tvivl om, hvem der står for hvilke opgaver.

Fjern adgangen til andre lokationers data

En anden vigtig del af den nye opdatering er muligheden for at begrænse adgangen til data for andre afdelinger eller lokationer på kontoen. Hvis du sætter flueben i boksen her, vil medarbejderne kun kunne se vagtplaner, fravær, beskeder o.l. fra de lokationer, som de selv er tilknyttet.

Det kan have to fordele for dig og din virksomhed. For det første kan det hjælpe med at minimere konflikter mellem medarbejdere. Når vagtplaner og vagter kun er synlige for dem, de er relevante for, er der mindre plads til frustration over, hvordan vagter fordeles.

For det andet kan det reducere mængden af spørgsmål og henvendelser til dig og dine administratorer. Medarbejderne vil ikke længere undre sig over, hvorfor en kollega i en anden lokation altid har den samme vagt eller lignende. Og derfor vil disse spørgsmål ikke længere bliver stillet til jer. Det sparer tid og skaber klarhed i hele din virksomhed.

Vil du lære mere om, hvordan du kommer i gang med at bruge de nye funktioner, kan du med fordel tage et kig i disse to artikler fra vores manual:

• Superbrugerrettigheder i Smartplan
• Sådan tilknytter du medarbejdere til jeres lokationer

Du kan også tage et kig i de forrige blogindlæg i denne serie. Måske kan de give dig inspiration til, hvordan du bedst muligt gør brug af opdateringen:

• Introduktion
• Få kontrol og et bedre overblik
• Skab mere effektivitet og mindsk risikoen for fejl

Ellers må du endelig ikke tøve med at tage kontakt til os, hvis du sidder tilbage med spørgsmål. Du kan skrive til os på support@smartplan.dk eller via supportknappen i systemet.