Nyt i Smartplan: Bedre automatisk vagtplanlægning

07.09.2021

Vi er nu klar med en af de større opdateringer, som vi er helt sikre på, at du både kan få glæde og gavn af. I dag har vi tilføjet to nye regler til Smartplan og forbedret vores Assistent, så du kan få en endnu bedre fordeling af dine medarbejdere, når du benytter vores automatiske vagtplanlægning. Hør Mathias fortælle om det her, eller læs videre under videoen.

Hvad er automatisk vagtplanlægning?

Hvis du gerne vil slippe for at skulle få puslespillet til at gå op hver eneste gang du skal lave en ny vagtplan, så er Smartplan Assistent noget for dig. Det eneste, du skal gøre, er at tilføje det antal ledige vagter, du ønsker til vagtplanen, og så vil Assistenten fordele dine medarbejdere på vagterne.

Du bestemmer hvor tilfældigt og hvordan vagterne bliver fordelt. I planlægningsværktøjet har du mulighed for at opsætte regler for dine medarbejdere, som systemet vil sørge for at overholde. Skal dine medarbejderes vagter overholde 11-timers reglen? Skal de højest arbejde 37 timer pr. uge eller mindre? Må medarbejderne max arbejde tre weekender i træk? Eller skal de have en dag fri efter weekendarbejde? Det - og meget mere - kan Smartplan Assistent hjælpe dig med at overholde, når din vagtplan skal bemandes.

Udover regler angående timer har du også mulighed for at vælge, om medarbejdernes godkendte fravær skal respekteres i forbindelse med vagtplanlægningen og ligeledes medarbejdernes indsendte ønsker til vagtplanen - hvis du har bedt dem om det. Så slipper du for selv at skulle sidde og identificere mønstre i forhold til dine medarbejderes vagter i vagtplanen.

Nye regler i Smartplan Assistent

I forbindelse med opdateringen har vi tilføjet to nye regler til Assistenten, som kan give dig endnu bedre ro i maven, når du sidder med vagtplanlægningen. Flere af vores kunder har efterspurgt muligheden for at tilføje regler angående weekendarbejde, og det har vi nu lanceret.

Maks antal weekender på arbejde i træk

Den første af de nye regler omhandler, hvor mange weekender dine medarbejdere maksimalt må arbejde i træk. Måske vil du gerne sikre dig, at medarbejderne har fri mindst hver anden eller tredje weekend?

Førhen har det været et puslespil, som du manuelt skulle få til at gå op for hver enkelt medarbejder. Ikke længere. I stedet slår du blot vores nye regel til, og så vil systemet sørge for, at antallet af weekendvagter i træk bliver overholdt. Reglen finder du som normalt under ‘Opsæt regler for medarbejdere’ i planlægningsværktøjet:

*Denne regel er en del af Smartplan Plus, som skal tilkøbes for 149,- pr. måned. Smartplan Plus indeholder stempelur, løneksport og Smartplan Assistent. Hvis du endnu ikke har tilkøbt Smartplan Plus, men er interesseret i at prøve det af, så kan du blot skrive til os, og så giver vi dig gerne 14 dages prøveperiode på Plus-pakken.

Fridage efter weekendarbejde

Den anden nye regel i Smartplan sikrer, at dine medarbejdere får en eller to fridage den efterfølgende uge, hvis de har arbejdet i weekenden. Antallet af fridage afhænger af, hvor meget medarbejderen har arbejdet i weekenden.

Hvis medarbejderen kun har arbejdet enten lørdag eller søndag, så vil Smartplan Assistent sørge for, at vedkommende får minimum én fridag den efterfølgende uge. Har medarbejderen i stedet arbejdet både lørdag og søndag, så vil assistenten tilsvarende sørge for minimum to fridage efterfølgende. Igen finder du reglen under ‘Opsæt regler for medarbejdere’:

*Denne regel er ikke en del af Smartplan Plus, og du har derfor adgang til den uanset dit abonnement hos os.

Bedre fordeling af vagter ved automatisk vagtplanlægning

Udover nye regler har vi lavet om i Assistentens grundlæggende fordeling af vagter. Førhen har den automatiske vagtplanlægning fungeret fint, hvis du samtidig har fået dine medarbejdere til at indsende ønsker til vagtplanen. Det skyldes at de indsendte ønsker tvang Assistenten til at bryde mønstre for at opfylde dem.

Men med vores nye opdatering vil alle vores kunder nu kunne have glæde af den automatiske vagtplanlægning - uanset om du tager imod ønsker fra medarbejderne eller ej.

Det betyder, at en restaurant med fuldtidsansatte tjenere nu kan benytte Assistenten til at foreslå sin bemanding uden at tage imod ønsker fra de ansatte. Assistenten sørger for at fordele vagterne mere lige, så det ikke er den samme person, der altid får fredag aften eller mandag morgen.

Når du er i planlægningsværktøjet, og du har tilføjet ledige vagter til din vagtplan, så klikker du blot på ‘Foreslå bemanding’, og så vil Assistenten gå i gang med at bemande dine vagter:

Smartplan Assistent vil nu sørge for en bedre fordeling af vagter blandt medarbejderne. Samtidig med, at den vil forsøge at give alle medarbejdere lige mange timer, så vil den også sørge for, at én medarbejder eksempelvis ikke kun bliver tildelt morgenvagter, mens en anden medarbejder kun bliver tildelt aftenvagter. I stedet vil medarbejderne blive tildelt vagter på forskellige tidspunkter af dagen, så der kommer en mere ligelig fordeling af vagterne.

Derudover vil dine medarbejdere også få vagter på forskellige dage i de enkelte uger, så det for eksempel ikke altid er den samme medarbejder, som skal arbejde om mandagen, mens en anden altid arbejder tirsdage.

Ligeledes vil Assistenten også sørge for, at alle medarbejdere vil have samme mængde af weekendarbejde, så det ikke er de samme personer, som skal arbejde hver eneste weekend.

Alt dette sørger Smartplan Assistent for, mens den samtidig overholder alle dine valgte regler angående timer, fravær, weekendarbejde, fri efter weekend og ønsker. Du slipper for den evige usikkerhed i forhold til, om du nu har lavet en fejl i vagtplanen samtidig med, at du sparer en masse tid. Assistenten klarer puslespillet for dig.

Vi er i øjeblikket i gang med at planlægge et webinar, hvor vi vil gennemgå, hvordan du kan anvende Smartplan Assistent og få gavn af de forskellige funktioner, som Assistenten indebærer. På nuværende tidspunktet har vi endnu ikke fastsat en dato for webinaret, men hvis du er interesseret i at deltage, skal du være meget velkommen til at skrive dig op her.

Hvis du har nogle spørgsmål til brugen af Smartplan Assistent eller andet, så må du endelig ikke tøve med at kontakte os via chatten eller på support@smartplan.dk - så er vores supportteam klar til at hjælpe dig.