Sådan laver Vinylpladen vagtplanlægning med Smartplan
“Vi endte med at vælge Smartplan, fordi det bare virkede smart. Det er ekstremt brugervenligt og dækkede fra start de behov, vi havde i forhold til at komme væk fra håndskrevne sedler”
Fra håndskrevne sedler til et online vagtplanssystem
Da Vinylpladen i 2020 flyttede virksomheden til nye lokaler, begyndte de at opleve et behov for et digitalt vagtplanlægningssystem. Mere plads og flere medarbejdere gjorde, at den manuelle vagtplanlægning blev for kompliceret. Virksomheden begyndte derfor at lede efter en ny løsning.
Størrelse på virksomhed
12 ansatte i virksomheden. 8 timelønnede studerende håndteres i Smartplan.
Hurtig vagtplanlægning
Vagtplaner med ledige vagter frigives for 3 måneder ad gangen. Derefter tager medarbejderne selv vagter.
Behov for tidsregistrering
Medarbejderne stempler ind, til pause og ud via Smartplans stempelur på en telefon på arbejdspladsen.
Nem og korrekt lønkørsel
Ingen uoverskuelige timesedler. Medarbejdernes timer overføres korrekt til Danløn via Smartplans løneksport.
“Det giver os mindre arbejde at have flere medarbejdere. Førhen var vagtplanlægningen uoverskuelig. Vagtbytte var hæsligt. Alt koordinering skulle gå igennem mig. Det er jeg sluppet af med nu med Smartplan, for nu kan de bare gøre det hele selv”
Ledte efter vagtplanlægning, men fik meget mere
Da Vinylpladen fik flere medarbejdere, og derfor ledte efter et online vagtplanssystem, var deres ønske at få gjort selve vagtplanlægningen nemmere. Dog opdagede de hurtigt, at det ikke kun var planlægningen, de kunne spare tid på. Stempeluret og løneksporten blev de funktioner, som var den største gevinst. Det har resulteret i, at de hos Vinylpladen nu sparer tid på både planlægning, tidsregistrering og lønkørsel, da det hele kan klares med få klik.
-
Brugervenlig planlægning
- Ved hjælp af skabeloner kan Vinylpladen lave nye vagtplaner på ganske kort tid. Både vagtbytte og kommunikation håndteres med få klik. Ansvaret for bemanding deles op mellem administratorer og medarbejdere, som selv kan tage ledige vagter.
-
Præcis tidsregistrering
- Stempeluret sikrer præcis tidsregistrering. Hvis en medarbejder er forsinket, bliver mødetiden hurtigt rettet til via stempeluret. Skulle det ske, at der ikke bliver stemplet ud fra en vagt, er det samtidig nemt at rette mødetiden til efterfølgende.
-
Korrekt lønkørsel
- Hver måned køres der løn via Smartplans løneksport til Danløn. Timerne kan hurtigt kigges igennem i forhold til, om noget skulle stikke ud. Derefter kræver det kun få klik at få eksporteret timerne fra Smartplan til Danløn.
Sådan ser en typisk vagtplan ud hos Vinylpladen
Hos Vinylpladen frigiver Lene vagtplaner, som er fyldt med ledige vagter. Herefter tager medarbejderne selv vagter svarende til det antal timer, de ønsker at arbejde. Det betyder, at Lene sparer tid, da noget af ansvaret for planlægningen overdrages til medarbejderne.
“Det er utrolig tidsbesparende at køre løn fra Smartplan. Det er automatiserende. Det er korrekt. Det fungerer sammen med stempeluret, som jo registrerer på minuttet. Det gør det så meget nemmere at sidde med”
Fokus på kundernes ønsker
Det meste af Vinylpladens salg foregår online på deres hjemmeside. Men de har samtidig også et udvalg af vinyler stående fremme i butikken i Viby. Det er dog ikke kun vinyler, man kan købe i butikken. I stedet er det for eksempel også muligt at købe rensegrej og pladeopbevaring, der også er en stor del af pladelivet og efterspurgt af kunderne. Derfor fremgår det også tydeligt, at kundernes behov og ønsker bliver prioriteret af virksomheden.
“Jeg har overhovedet ikke brugt supporten, for jeg har ikke haft behovet. Det giver sig selv det meste. Det er så nemt at gå til. Når jeg har noget, jeg er i tvivl, om det kan, så er det bare at bruge lidt tid på at klikke rundt i systemet. Så finder man hurtigt ud af det”
Om Vinylpladen
Når et hobbyprojekt bliver til en virksomhed
Siden 2020 har Vinylpladen benyttet Smartplan til deres vagtplanlægning. Vi tog en tur forbi butikken for at lære mere om deres hverdag, og den rolle Smartplan spiller. Her mødtes vi med virksomhedens driftleder, Lene.
Vinylpladen startede som et hobbyprojekt for virksomhedens ejer, Philip Thruesen, i 2011. Philip havde akkumuleret en pæn pladesamling og startede med at sælge ud af den.
De seneste syv år har Vinylpladen eksisteret som decideret virksomhed med personale, lønninger og alt, hvad der dertil hører. I løbet af årene er der kommet flere medarbejdere til, og af den grund har Vinylpladen med tiden også oplevet et skifte i deres behov for vagtplanlægning.
I starten fungerede det fint at lave planlægningen manuelt på papir, da det var begrænset, hvor mange ændringer der fandt sted. Samtidig kunne ledelsen forholdsvist hurtigt få overblik over medarbejdernes timer, når der skulle køres løn. Men efterhånden som der kom flere medarbejdere, blev det sværere at bevare overblikket.
Det hele var jo håndskrevne sedler og mundtlige spørgsmål i forhold til, hvornår de kunne arbejde. Vagtbytte fandt sted via sms eller opkald. Det endte med, at vagtplanlægningen blev uoverskuelig, og vi var nødt til at finde en anden løsning
Det stod klart, at der måtte være en anden løsning, hvor Lene og Philip kunne spare tid på planlægningen. Samtidig med at det skulle blive nemmere for medarbejderne at få overblik over deres mødetider og bytte vagter. Derfor opstod skiftet til Smartplan også på baggrund af både ledelsens og medarbejdernes behov.
Hos Vinylpladen sælger de både brugte og nye vinyler. Derudover er det blandt andet også muligt at købe Hi-Fi udstyr, opbevaring og vinylpleje. Det meste af virksomhedens salg finder sted online, mens de dog også har en fysisk butik.
Vi vil gerne have, at kunderne ser os som reelle og fair. Vi vil gerne være dem, man kan gå til. Vi vil gerne møde dem i øjenhøjde
I 2020 flyttede virksomheden deres beliggenhed fra Aarhus midtby til Viby. Men deres kundesegment har de holdt fast i. Hos Vinylpladen oplever de ofte, at deres kunder kommer igen for at foretage flere køb. Det skyldes blandt, at virksomheden skiller sig ud ved at have et utrolig bredt udvalg af vinyler.
Det er da også stadig nemt for kunderne at komme til butikken på trods af flytningen. For som Lene nævner, tilbyder de både gratis parkering lige foran butikken samtidig med, at både bus og letbane stopper tæt på.
Vi vil gå langt for at gøre vores kunder tilfredse. Derfor lever vi også efter et princip om, at hvis vi kan skaffe det, så gør vi det
Efter vores besøg kan vi også kun anbefale at tage en tur forbi Vinylpladen. Man bliver mødt at smilende, imødekommende personale, så man føler sig med det samme velkommen i butikken.
