Tidsregistrering? Det er da løgn? Gælder det også mig?

På baggrund af en dom i EU om arbejdstid er der nu fremlagt et nyt lovforslag der gør det lovpligtigt for arbejdsgivere i Danmark at registrere deres medarbejderes tid.

Hvis lovforslaget vedtages træder det i kraft d. 1 juli 2024.

Her er det mest væsentligste fra lovforslaget og mere om hvad vi ved om kravene. Formålet med loven er at:

• Arbejdsgiveren skal dokumentere hvornår på dagen deres medarbejdere arbejder. Det gælder alle medarbejdere.
• Arbejdsgiveren skal dokumentere at de overholder 48 timers reglen og 11 timers reglen.
• Arbejdsgiveren skal gøre det på en måde som er Objektiv, pålidelig og tilgængelig.
• Tidsregistreringerne skal opbevares i 5 år.
• Loven gælder for størstedelen af danske ansættelsesforhold. Der findes undtagelser i forbindelse med ansættelsesforhold med en særlig grad af selvtilrettelæggelse af arbejdet. Det er dog endnu ikke helt klart, hvordan dette skal tolkes.

Men hvorfor nu det?!?

Jeg tror der er mange mindre til mellemstore virksomheder som stiller sig selv disse spørgsmål lige nu:

• “Skal vi seriøst til at tidsregistrere vores medarbejdere med et stempelur?”
• “Men vi er jo en moderne virksomhed der har tillid til at vores medarbejdere selv kan prioritere deres arbejdstid”
• “Skal EU virkelig bestemme det også?”
• “I Danmark er vores kultur jo indrettet til fleksibilitet og tillid. HVORFOR?”
• “Det er jo bare endnu mere bureaukrati! Endnu mere overvågning!”

Som medejer af Smartplan har jeg i hvert fald tænkt alle de ovenstående på vegne af mine medarbejdere, som arbejder med en meget høj grad af fleksibilitet. Jeg tror det er vigtigt at slå koldt vand i blodet. Det behøver ikke blive et bureaukratisk helvede. I behøver ikke købe et sindssygt dyrt, kompliceret og tungt system. Den nye lov betyder “blot” at I som virksomhed skal kunne dokumentere at I lever op til reglerne for arbejdstid. Det vil jeg mene du kan gøre uden at miste alt for meget fleksibilitet.

Arbejdstidsreglerne er de samme

Reglerne for arbejdstid er nemlig de samme som altid. Dine medarbejdere må som altid ikke arbejde mere end 48 timer om ugen i et gennemsnit over 4 måneder. Du skal fortsat sørge for at dine medarbejdere får 11 timers hvile i mellem deres arbejde. Alt det er som det plejer. Der er ikke noget nyt i denne del. Det nye er at du som arbejdsgiver skal kunne dokumentere det.

Denne nye dokumentation kan du selvfølgelig gøre med et stempelur. (Vi har et meget brugervenligt stempelur i Smartplan). Men det er ikke den eneste mulighed. Du kan for eksempel også planlægge dine medarbejderes “normale” arbejdstider i en vagtplan og bruge det som dit udgangspunkt for dokumentationen.

Lad os som eksempel sige at din vagtplan indeholder dine medarbejdere fra 8-16 med 30 minutters frokostpause. Lad det være dit udgangspunkt og bed så dine medarbejdere om at rette i deres mødetid, hvis det afviger.

På den måde sikrer du fleksibiliteten og at du lever op til den nye lov uden at du indfører en meget minutiøs tidsregistrering som kan rokke ved jeres tillidsbaserede kultur. Har I et flekssystem kan Smartplan endda holde øje med dine medarbejderes timebalancer for dig, så de kan administrere deres afspadsering. Så måske du kan få nogle afledte effekter der kunne være positive for jer.

Metodefrihed så du bestemmer selv hvordan

I loven er der lagt op til metodefrihed. Det betyder at du selv bestemmer hvordan du som arbejdsgiver vil dokumentere hvornår på dagen arbejdet fandt sted. Ved at have et udgangspunkt i form af en vagtplan, så er du allerede langt. Hvis I så laver en virksomhedspolitik der indebærer at medarbejderne blot retter i deres mødetid når den afviger, så sikrer du dokumentationen. Det kunne være en politik om at de blot skal registrere deres mødetid ved dagens afslutning eller én gang om ugen. Den del bestemmer I selv. Hvis blot I sørger for at I har en proces for det.

Inden du går i panik og lader dig skræmme af endnu en EU lov, så gå pragmatisk til det. Vælg et enkelt, brugervenligt og billigt system der ikke bringer en masse unødigt overhead med sig, men kan tilpasse sig og er fleksibelt. Vi synes selvfølgelig du skal tage et kig på Smartplan og vi står til rådighed på support@smartplan.dk såfremt du har nogle spørgsmål.

Hvis du ønsker at læse mere så har vi skrevet om hvordan du kan registrere tid på to måder med Smartplan.

Du kan også læse om vores stempelur eller om tidsregistrering generelt med Smartplan.