De 3 mest besværlige ting ved vagtplanlægning i Excel

Excel regneark er for de fleste virksomheder en integreret del af hverdagen, som bidrager til at holde styr på f.eks. økonomi og fremstille data på en overskuelig måde. Der, hvor Excel imidlertid ikke er et optimalt værktøj, er i virksomhedens vagtplanlægning. Vi har lavet en top 3 over de mest besværlige ting ved at bruge Excel til netop dette formål:

1. Svært at holde styr på fri-ønsker

Vagtplanlægning i Excel er et stort arbejde, da de fleste virksomheder har en del ansatte at holde styr på. Udover at vagtplanlægningen kræver meget manuelt arbejde, er det også svært og uoverskueligt at holde styr på de ansattes fri-ønsker. Nogle sender dem på sms, andre på mail og måske endda på en seddel. Har du mere end blot fem ansatte, bliver det et stort puslespil, der skal gå op, når du skal tage hensyn til deres fri-ønsker i vagtplanen og samtidig besætte alle vagter. Selvom vagtplanen i sidste ende går op, har du måske overset et ønske eller to på grund af de mange forskellige dokumenter, du skal holde styr på.

2. Besværligt at sende ud til ansatte

Når vagtplanen er lavet, er det næste skridt at få den ud til de ansatte. Måske hænger du den blot op på selve arbejdspladsen og så er det op til de ansatte selv at tjekke den – men det er der stort set altid nogen, der ikke gør. Måske sender du den på mail til dine ansatte, som ikke alle tjekker deres mails. Eller også glemmer du at sende til dem alle, da der er for mange at holde styr på. Det er næsten uanset hvad besværligt at få den færdige vagtplan distribueret korrekt ud til alle dine ansatte.

3. Svært at bytte vagter

Dine ansatte har nu set vagtplanen og siden de angav deres fri-ønsker, er der kommet en invitation til en fest, som Mette fra tjenerstaben gerne vil til. Hun vil derfor gerne bytte den vagt, hun har fået på lige præcis dén dag, og må nu skrive rundt til alle sine kolleger. Det er langt fra alle, der svarer, og da hun endelig får den byttet, er det problematisk at angive dette i vagtplanen. Hænger den på opslagstavlen i personalerummet, skal det gøres manuelt. Ligger den elektronisk på mail, kan Mette selv ændre det, men de andre ansatte kan ikke se ændringen. Vagtbytteprocessen bliver altså lang, problematisk og mere besværlig end nødvendigt.

Heldigvis findes der i dag mange systemer, som kan hjælpe dig med at blive fri af Excel og få din vagtplan online – vi kender i hvert fald nogen, der kan hjælpe! Erfaring viser, at effektiv vagtplanlægning bidrager til en optimering af virksomhedens arbejdsprocesser og ydelser. Sig derfor farvel til Excel og giv online vagtplanlægning en chance – vi er sikre på, at du bliver glad for det. Start nu med at udforske Smartplans forskellige funktioner.