Tilgå Smartplans fraværskalender på mobilen

14.03.2022

Vi har gode nyheder til dig. Med den seneste version af Smartplans app har du nu adgang til fraværskalenderen direkte på din telefon.

Fraværskalenderen har eksisteret i noget tid efterhånden. Den giver dig mulighed for at håndtere dine medarbejderes fravær på en hurtig og effektiv måde. Dog var fraværskalenderen en af de få funktioner (sammen med planlægningsværktøjet), som kun var tilgængeligt via en browser. Nu, hvor du kan bruge kalenderen fra din telefon, er appen blevet et endnu stærkere værktøj til at håndtere din virksomheds administrative arbejde.

Men hvad betyder opdateringen helt præcist? Lad os tage et kig på, hvordan fraværskalenderen virker i appen, og hvilke forskelle der er fra browser-versionen.

Sådan virker fraværskalenderen i appen

Inde i din app kan du tilgå fraværskalenderen via menupunktet “Medarbejdere”. Her klikker du på “Fravær”:

Fraværskalenderen er designet i samme stil, som du allerede kender den. Den er blot tilpasset mobilbrug. Kalenderen er delt op i måneder, som viser dig alt det godkendte fravær på din konto. Dog står der ikke med det samme navne på fraværet inde i appen. I stedet vil du se det totale antal af fraværende medarbejdere for en given dag. 

Nedenunder kan du se, hvor stor en andel af alle dine medarbejdere der er fraværende. På den måde kan du med et hurtigt kig på kalenderen se, hvornår du vil have svært ved at bemande din vagtplan.

Hvis du ønsker mere information om medarbejdernes fravær på en bestemt dag, så klikker du blot ind på den dag i kalenderen. Derefter vil du få et detaljeret overblik over, hvem der er fraværende, hvad årsagen er, og hvor lang tid fraværet gælder. Inde i det detaljerede overblik kan du også blot scrolle for at gå videre til de næste dage i kalenderen. Samtidig kan du bruge filteret til at finde lige netop det fravær, du leder efter. Fraværet kan nemlig filtreres efter jobtyper, fraværstyper eller medarbejdere.

I browserversionen har du mulighed for at tilføje nyt fravær direkte i kalenderen, så det har vi selvfølgelig også gjort muligt via appen. Når du opretter fravær via kalenderen, har du præcis samme muligheder som normalt. Det vil sige, at du kan vælge, hvad der skal ske med medarbejdernes vagter i den periode, som fraværet strækker sig over.

Det vil sige, at når en medarbejder pludselig melder sig syg, så kan du registrere fraværet med få klik og på samme tidspunkt informere dine andre medarbejdere om, at der er behov for at få dækket en vagt. Det er da smart, ikke?

Muligheden for at tilføje fravær direkte i kalenderen nåede dog ikke at blive tilføjet i forbindelse med lanceringen, da vi gerne ville give jer adgang til fraværskalenderen hurtigst muligt. Men vores udviklere er allerede i gang med at arbejde på dette, og så bliver funktionen tilføjet hurtigst muligt.

Medarbejdernes adgang til fraværskalenderen

De indstillinger, du har opsat for fraværskalenderen i en browser, gælder selvfølgelig også versionen i appen. Det vil sige, at du selv bestemmer, hvorvidt medarbejderne skal have adgang til at kunne se fraværskalenderen. 

Det samme gælder dine privatlivsindstillinger. Hvis du har valgt, at medarbejderne ikke skal kunne se hinandens fravær, vil det gælde både via en browser og i appen. Administratorer på kontoen vil altid have adgang til at kunne se alt fravær på kontoen.

Som udgangspunkt kan almindelige brugere tilføje fraværsønsker via “Min profil” i appen. Hvis du har valgt, at medarbejderne også skal have adgang til fraværskalenderen, vil de dog også kunne tilføje fraværet på denne måde - det vil dog stadig kræve administratorgodkendelse efterfølgende. Muligheden for, at medarbejderne kan tilføje fravær direkte i kalendere, bliver dog også først tilføjet i vores kommende opdateringer til fraværskalenderen.

For almindelige medarbejdere ser kalenderen umiddelbart ud på samme måde som for administratorer. Den eneste forskel er, at kontoindstillingerne kan betyde, at medarbejderne kun kan se deres eget fravær og ikke deres kollegaers:

De fleste af vores kunder bruger appen i dagligdagen, og hvis de gør, bruger de den også ofte. Ved at udvide appens funktionaliteter har du mulighed for at håndtere endnu mere af dit daglige arbejde på en hurtig måde. Forhåbentlig vil du fremover opleve at have endnu mere tid til at bruge dine ressourcer, hvor der er mest brug for dem.

Som altid må du endelig bare kontakte os, hvis du skulle sidde tilbage med nogle spørgsmål. Enten via chatten eller ved at sende en mail til support@smartplan.dk