Nye regler i Smartplan Assistent

31.03.2022

Dette er en opdatering, som mange af vores kunder har ventet på, og vi har været mindst lige så spændte på det som jer. Vi har arbejdet på opdateringen det sidste lange stykke for at sikre os, at så mange kunder som muligt kan få glæde af den. Overordnet set består opdateringen af to forskellige nyheder.

Først og fremmest har vi lavet nogle ændringer til reglernes layout, som gerne skulle give dig et bedre overblik, og forhåbentlig vil du opleve en mere intuitiv opsætning. Denne del af opdateringen blev allerede lanceret tilbage i midten af februar. Derudover har vi tilføjet nogle helt nye regler, og vi har også gjort det muligt at bruge nogle af disse nye regler i kombination med eksisterende regler. Lad os tage et kig på det.

Forbedret layout for medarbejderregler

I stedet for blot at have en lang, forvirrende liste over alle medarbejderreglerne, som du altid skal gå igennem for at finde en specifik regel, har vi nu opdelt reglerne i forskellige kategorier:

Timefordeling inkluderer regler omhandlende medarbejdernes arbejdstimer samt grænser for en foruddefineret tidsperiode (som for eksempel en dag eller en uge). Det er også her, du finder reglen for minimum længde pause imellem vagter.

Kategorien Arbejdsdage omhandler (som titlen nok har indikeret) regler for sammenhængende arbejdsdage og arbejde i weekender.

Fraværsindstillinger omhandler alle former for fravær, som Assistenten skal tage højde for. Det vil sige både ønsker, som indsendes til vagtplanen, registreret fravær for medarbejderne samt fridage.

Som sædvanlig kan du også finde en fjerde kategori, som kun er synlig i reglerne for specifikke medarbejdere. Under Regler for ugedage kan du definere dage og tidspunkter, hvor denne specifikke medarbejder ikke kan arbejde.

Måske er du allerede klar over, at du kan deaktivere regler, der ikke er relevante for jeres konto. Det kan du gøre ved at fjerne fluebenet til venstre for reglen. Nu kan du skjule disse regler ved at klikke på “Skjul deaktiverede regler”:

På den måde kan du sørge for, at de regler, du får vist i oversigten, kun er regler, som er relevante for jeres konto.

Nye regler og udvidelser af eksisterende regler

Den største forbedring til opdateringen er, at vi nu introducerer ønskede målsætninger til medarbejderreglerne. Det betyder, at du ikke længere kun kan vælge enten minimum eller maksimum antal for timer og dage. I stedet kan du ved flere af reglerne vælge en ønsket målsætning. Assistenten vil så forsøge at imødekomme dette ønske bedst muligt.
 

Timefordeling: Ønsket antal arbejdstimer

Førhen var der kun tre regler i forhold til arbejdstimer: Minimum og maksimum antal timer per uge og maksimum antal timer per dag. Det vil sige, at det for eksempel ikke var muligt at opsætte regler omkring antal arbejdstimer på en måned. Flere af vores kunder har ønsket udvidelser til disse regler, og derfor har vi nu ændret det og givet dig flere muligheder.

Reglerne omkring minimum og maksimum antal timer per uge er nu blevet kombineret med et ønsket antal timer. Det betyder, at du fremover kan sætte et mål for, hvor mange timer du ønsker, at medarbejderen skal arbejde i løbet af en uge. Derudover har vi også gjort det muligt for dig at opsætte minimum, maksimum og ønsket antal timer i løbet af en måned, hvis du i stedet foretrækker den mulighed. Disse nye tilføjelser gør, at dine resultater fremover bliver langt mere præcise i forhold til, hvis du kun kunne opstille et minimum og maksimum per uge.

Som du kan se på skærmbilledet herover, kunne et eksempel være at opsætte en regel omkring 20 ønskede timer per uge. Det ville betyde, at Assistenten måske tildeler medarbejderen 10 timer i en uge og 22 timer i en anden uge. I de fleste tilfælde, hvor Assistenten ikke kan imødekomme det ønskede antal timer, vil den tildele medarbejderen færre timer i stedet for at tildele for mange timer. Hvor god, Assistenten er til at imødekomme ønsket, afhænger af, hvor mange ledige vagter med medarbejderens jobtyper, der er oprettet samt andre regler, der er opstillet for medarbejderen, da disse kan påvirke Assistenten.

For at undgå for store afvigelser fra uge til uge eller måned til måned kan du stadig opsætte et minimum og maksimum antal arbejdstimer for medarbejderne. På den måde kan du være sikker på, at Assistenten informerer dig om regelbrud i tilfælde af, at de grænser bliver overskredet. Du tilføjet minimum eller maksimum antal timer ved at klikke på knappen til højre:

 

Timefordeling: Ønsket antal timer på arbejde ad gangen(sammenhængende vagter)

Det er nu muligt at vælge, hvor timer om dagen en medarbejder ideelt set skal arbejde i træk. Men hvorfor er det relevant, når du i forvejen kan opsætte grænser og ønsker per dage, uge eller måned? Det er det, fordi nogle af vores kunder arbejder med et specielt mønster, hvor de opsætter mange små vagter af måske 30 minutter eller en times varighed ad gangen. Det kunne for eksempel være tilfældet i en rengøringsvirksomhed, hvor hver enkelt vagt repræsenterer en ny bygning eller genstand, der skal gøres rent.

Med et arbejdsmønster som dette har en medarbejder måske fem sammenhængende vagter lige efter hinanden, måske med forskellige jobtyper hver især. Indtil nu har Assistenten forsøgt at fordele medarbejderne så godt som muligt på vagterne i løbet af en dag eller uge. Derfor kunne denne type af virksomhed ikke rigtig bruge den automatiske planlægger før.

Ved at opsætte dette ønskede mål for arbejdstiden kan der nu laves et gennemsnitligt antal timer, som man ønsker, medarbejderne skal have i træk. Assistenten vil så forsøge at tildele medarbejderne så mange sammenhængende vagter (med maksimalt 15 minutters pause imellem) som muligt for at opnå det ønskede mål. Du har stadig mulighed for også at anvende reglen omkring minimum pause imellem vagter. Denne regel vil træde i kraft, så snart der er en pause på mere end 15 minutter mellem to vagter, eller når det ønskede mål er opnået.
 

Arbejdsdage: Arbejdsdage skal være sammenhængende

Vi har også tilføjet to nye regler til kategorien ‘Arbejdsdage’. Den første er muligheden for at vælge, hvorvidt medarbejdernes arbejdsdage skal være sammenhængende. Sammenhængende betyder her, at Assistenten altid vil tildele minimum to arbejdsdage i træk til medarbejderne.

Som udgangspunkt vil Assistenten ikke tage højde for dette, og i stedet vil den forsøge at fordele medarbejderne så godt som overhovedet muligt. Et resultat af dette kunne være, at en medarbejder for eksempel endte med at skulle arbejde mandag, onsdag, fredag og søndag i en uge.

Ved at slå denne regel til kan du sørge for, at Assistenten i stedet prioriterer, at nogle af medarbejdernes vagter skal være sammenhængende. I forhold til eksemplet før, kunne det betyde, at medarbejderen ender med at arbejde fire dage fra mandag til torsdag i stedet for, at vagterne er fordelt over hele ugen.
 

Arbejdsdage: Ønsket antal arbejdsdage per uge

Den anden nye regel omhandlede arbejdsdage inkluderer også et ønsket mål. Du kan nu opsætte et ønsket mål for antal arbejdsdage per uge. Dette kan være brugbart, hvis medarbejderne ifølge deres kontrakter skal have et bestemt antal dage på arbejde hver uge. Hvis Assistenten ikke har mulighed for at opfylde ønsket grundet for få ledige vagter med de rigtige jobtyper, så vil den, ligesom med arbejdstimerne, sandsynligvis tildele for få arbejdsdage i stedet for at tildele for mange.
 

Fraværsindstillinger: Sammenhængende fridage

Sidst men ikke mindst har vi gjort det muligt for dig at vælge, hvorvidt dine medarbejderes fridage skal være sammenhængende, eller om de må være fordelt på alle dage i løbet af ugen. Dette kan være relevant, hvis du har deltidsansatte eller midlertidigt ansatte medarbejdere, da mange af disse sandsynligvis vil foretrække sammenhængende fridage i stedet for at skulle arbejde hver anden dag.

OBS: Denne regel hænger i høj grad sammen med den nye regel angående sammenhængende arbejdsdage. I dette tilfælde betyder sammenhængende fridage igen kun minimum to fridage i træk. Det betyder, at hvis du har slået reglen til med sammenhængende fridage, men ikke reglen med sammenhængende arbejdsdage, så kunne Assistenten i princippet planlægge ugen på denne måde:

Du kan dog undgå dette ved at aktivere begge regler. I så fald ville både arbejdsdagene og fridagene være grupperet. Hvis vi tager ovenstående eksempel igen med tre arbejdsdage, så kunne Assistentens resultat i stedet se således ud:

Regler for ugedage: Vælg forskellige ugemønstre

Der er ikke kun blevet lavet ændringer til de generelle indstillinger for medarbejderregler. Når du klikker på en specifik medarbejder, vil du nu kunne vælge, hvorvidt medarbejderne skal være fuldstændig udelukket under Assistentens automatiske planlægning. Længere nede kan du også specificere ugemønstre i forhold til dage, hvor medarbejderen ikke kan arbejde. For hver ugedag kan du vælge, om reglen skal gælde i alle uge eller kun enten lige eller ulige uger.

Ændringer og tilføjelser til Smartplan Assistent er utrolig komplekse, og derfor vil vi også bede dig om at kontakte os, hvis du skulle opleve noget unhensigtsmæssigt eller konfliktende i din vagtplanlægning. Så vil vi meget gerne undersøge det nærmere for dig.

Vi håber dog, at du kun kommer til at få glæde af den nye opdatering til Assistenten. Hvis du skulle have nogle spørgsmål, eller hvis du har feedback i forhold til opdateringen, kan du enten kontakte os via chatten eller ved at sende en mail til support@smartplan.dk.