Den komplette guide til at lave vagtplan med Smartplans skabelon funktion

31.01.2021

Med skabeloner kan du gemme dine vagtplaner til senere brug. De fleste vil opleve at deres vagtplaner ligner hinanden. Hvorfor ikke lave en skabelon, du kan gemme og bruge en anden gang?

Hvis du vælger at benytte skabelonen, vil du spare en masse tid, da du ikke behøver at taste de samme vagter ind hver gang du laver en vagtplan.

Her finder du skabelon-værktøjet

Du kan begynde at lave din skabelon, når du opretter en ny vagtplan, eller når du hiver en allerede frigivet vagtplan tilbage i planlægning.

Skabelonen finder du ved siden af fanen “Vagtplanen”:

Du kan se, om du er i “Vagtplanen” eller “Skabelon for vagtplanen”, ved at holde øje med, hvilken fane der er markeret med grøn skrift.

Sådan opretter du en skabelon

For at lave en skabelon imens du laver en vagtplan, skal du arbejde i fanen “Skabelon for vagtplanen”.

Alle vagter du tilføjer inde i skabelonen vil automatisk blive tilføjet til vagtplanen.

Din skabelon bliver automatisk gemt, men du kan navngive din skabelon her, for hurtigt at kunne finde den rigtige skabelon næste gang:

Hvis du glemmer at navngive skabelonen, vil skabelonen blive navngivet efter perioden - for eksempel “1. februar 2021-28. februar 2021”.

Sådan finder du dine tidligere skabeloner

Du finder dine gemte skabeloner under “Skabelon for vagtplanen” > “Kopier tidligere skabelon”, når du opretter en ny vagtplan:

Bemand din vagtplan i rul

Det er muligt at lave “rul” med vagtplanen. Det kan f.eks. være at din vagtplan skifter hver 2. uge, sådan at du har specifikke vagter i uge 1, andre faste vagter i uge 2, og uge 3 ligner uge 1 osv. Bare rolig, her behøver du ikke at lave to forskellige skabeloner → du tilføjer bare en ekstra uge til din skabelon:

På samme måde er det muligt at lave en skabelon for vagtplaner, hvis dine rul har f.eks. 4 skiftende uger. Måske 8 skiftende uger? Jeg tror, du er med på, hvad vi mener.

Ændringer, som IKKE skal gentages, skal laves i fanen “Vagtplanen”

Alt hvad du laver i din skabelon bliver automatisk overført til selve vagtplanen. Hvis du derfor har vagter eller ændringer, som ikke skal gentages, men kun gør sig gældende for f.eks. én uge i din vagtplan, skal du tilføje disse vagter/ændringer i fanen “Vagtplanen”.

Det kan også være at du har det samme behov hver uge - f.eks. 5 fuldtidsarbejdere om dagen i samme tidsrum - men at det skifter uge for uge hvilke medarbejdere, der arbejder bestemte dage. I sådan et tilfælde så opretter du bare dine vagter som ledige inde i skabelonen. Du kan herefter bemande din vagtplan i fanen “Vagtplanen”. Hvis du f.eks. tildeler en tirsdagsvagt i skabelonen fra 12-18 til Matilde, så vil alle vagter i vagtplanen om tirsdagen i dette tidsrum tilgå Matilde.

Få vagtplanen til at følge skabelonen

Hvis du har lavet ændringer i selve vagtplanen, men gerne vil have dagene i vagtplanen til at følge skabelonens vagter og opsætning i stedet for, kan du benytte denne funktion:

Når du trykker “Følg skabelon” vil den pågældende dags vagter følge vagterne, som de ser ud i skabelonen.

Lav ændringer i en skabelonen

Du kan sagtens lave ændringer i den skabelon, som har dannet rammerne for din igangværende vagtplan. Hvis du sætter din igangværende vagtplan tilbage i redigering, kan du lave ændringer i skabelonen. Disse ændringer vil ikke påvirke de allerede afholdte vagter i vagtplanen. De nye ændringer i skabelonen vil kun gøre sig gældende for de kommende vagter i din vagtplan.

Du kan også lave ændringer i en gemt skabelon ved at lave en ny vagtplan. Når du valgt perioden for den nye vagtplan, så trykker på blot på fanen “Skabelon for vagtplanen” og finder din gemte skabelon her:

Nu kan du begynde at redigere.

Fordele ved skabelonen

Selvom alle dine uger ikke er 100% ens, vil der højst sandsynligt være vagter, som går igen når du laver vagtplan. Hvis du derfor laver en skabelon med “fundamentet” af din vagtplan, kan du tilføje de resterende vagter i fanen “Vagtplanen” efterfølgende, hvis der skulle være få ændringer.

Hvis du laver manuelle ændringer i selve vagtplanen, vil disse ændringer ikke blive overskredet, hvis du går tilbage og ændrer i skabelonen.

Hvis det stadig ikke helt giver mening, så frygt ej - du kan skrive en besked til os, og så hjælper vi dig hurtigt.

Du kan skrive til os via chatten eller på mail support@smartplan.dk.