Manual > Vagtplanlægning - værktøjet > Sådan virker skabelonen

Sådan virker skabelonen

Når du laver vagter i skabelonen, vil disse nemlig automatisk kopieres over i selve vagtplanen. Skabelonen kan derfor sparre dig for mange manuelle indtastninger, når du skal planlægge din vagtplan.

I denne guide vil vi vise dig:

  • Hvordan du finder skabelonen.

  • Hvordan du tilføjer vagter til skabelonen.

  • Hvordan du laver vagtrul ved hjælp af skabelonen.

  • Hvordan skabelonen tager hensyn til dine vagter i selve vagtplanen.

  • Hvordan du gemmer skabelonen, så du kan bruge den senere.

Sådan finder du skabelonen

Du får adgang til skabelonen, når din vagtplan er i planlægning/redigering. Når den er det, skal du trykke på knappen “Skabelon for vagtplanen”:

Selve vagtplanen og skabelonen ligner hinanden, så det kan være svært at se, om du opretter vagter i selve vagtplanen eller i skabelonen. Du kan blandt andet se, at du er inde på skabelonen, når "Skabelon for vagtplanen" står med grøn skrift. Der vil også stå "Skabelon" i stedet for et ugenummer.

Tilføj vagter i skabelonen

Du tilføjer vagter til skabelonen på samme måde, som hvis du skulle gøre det i selve vagtplanen.

Start med at klikke på “Tilføj tidsrum”:

Tidsrummet fortæller, hvornår vagten starter og slutter, om det er en lukkevagt, og om medarbejderen har en ikke-betalt pause. Derudover kan du bestemme, hvor mange vagter, der skal være i et tidsrum. Det kan både være en eller flere.

Her har jeg lavet to vagter i tidsrummet fra kl. 8 - 16. Den ene vagt har jeg valgt skal have jobtypen "Bager". Den anden skal have jobtypen "Kassen". Begge skal have en ikke-betalt pause på 30 minutter.

Jeg vil først vil bemande vagterne senere, så jeg vælger at lade vagten stå som en “Ledig vagt”. Hvis du har brug for flere vagter i det samme tidsrum, klikker du blot på “Tilføj vagt til tidsrummet”.

Efter jeg trykker "Opret tidsrum" vil de to vagter dukke op i skabelonen:

Vagtplanens forskellige jobtyper vil også blive vist oven over selve skabelonen.

Når tidsrummet er oprettet, kan du kopiere det over i andre dage i ugen, så du ikke behøver at oprette dem på ny igen. Før musen henover tidsrummet og tryk på ikonet med to firkanter:

Nu kan du kopiere tidrummet til de andre dage i ugen:

Fordelen ved at oprette vagter i skabelonen er, at vagterne automatisk bliver kopieret over i alle ugerne i selve vagtplanen. De tidsrum, som jeg lige har oprettet, kan nu ses i alle ugerne i selve vagtplanen.

Når du har oprettet de vagter, du vil have for en uge, er det tid til at bemande dem.

Sådan bemander du vagter i skabelonen

Hvis det er de samme medarbejdere, som skal være på hver uge, kan du med fordel bemande vagterne i selve skabelonen.

Du kan nemt bemande vagterne ved at vælge en medarbejder i oversigten i højre side. Når du vælger en medarbejder vil de vagter, som medarbejderen kan tage blive fremhævet.

I takt med at du giver en medarbejder vagter, kan du i oversigten følge med, hvor mange vagter medarbejderen har. Du kan både se medarbejderens samlede antal timer for hele vagtplanens periode eller medarbejderens timer for hver uge.

Når du bemander vagter i skabelonen, vil vagterne blive tilføjet i selve vagtplanen.

Hvis vagterne gentager sig fra uge til uge, men det derimod ikke er de samme medarbejdere, som skal dække vagterne, er det bedst, at du bemander vagterne via "Vagtplanen", så din bemanding ikke bliver kopieret til alle ugerne i selve vagtplanen.

Når du bemander i selve vagtplanen, kan det være en fordel at lade vagterne være ledige og åbne for ønsker, inden du gør det, så du ved, hvornår dine medarbejdere kan arbejde.

Du kan evt. se, hvordan du åbner for ønsker her: Tag imod ønsker

Sådan laver du vagtrul ved hjælp af skabelonen.

Med skabelonen er det også muligt at lave vagtrul. Det kan for eksempel være, at vagterne eller bemandingen er på én måde i ulige uger og på en anden måde i lige uger. For at lave vagtrul kan du tilføje en uge til skabelonen via "Tilføj uge mere til skabelon".

Du kan selv vælge, hvor mange uger skabelonen være på. Hvis din vagtplan skal køre med et rul over to, fire eller ti uger, tilføjer du blot flere uger til skabelonen.

Herunder har jeg tilføjet en uge til min skabelon. Der står nu "Skabelon uge 1" og "Skabelon uge 2", plus hvilke uger skabelonerne gælder for i selve vagtplanen. Skabelon uge 1 vil altid starte i vagtplanens uge 1.

Her gælder "Skabelon uge 1" for eksempel for ugerne 27, 29, og 31, da min vagtplan starter i uge 27, hvorimod "Skabelon uge 2" gælder for uge 28 og 30.

Hvis vagterne skal være de samme for andre skabelonuger, kan du blot trykke "Kopier uge" og kopiere de vagter du allerede har oprettet til de andre uger.

Hvis du ved et uheld skulle få tilføjet for mange uger til din skabelon, kan du altid fjerne en uge igen ved at trykke på “Fjern uge fra skabelon”:

Sådan tager skabelonen hensyn til dine vagter i selve vagtplanen

Hvis du laver ændringer i et tidsrum i vagtplanen, vil skabelonen følge disse.

Når du laver ændringer i selve vagtplanen, så vagtplanen afviger fra, hvad der står i skabelonen, vil du få mulighed for at trykke "følg skabelon" i selve vagtplanen.

Her har jeg inde i selve vagtplanen sat Hanne på en vagt onsdag d. 27. juli i uge 30. I skabelonen står vagten som ledige, så nu afviger selve vagtplanen fra skabelonen.

Jeg har nu mulighed for at trykke "Følg skabelon" for at overskrive dagen med dét, som står i skabelonen. Bemærk, at hvis du gør det, kan du ikke gå fortryde!

Da jeg nu har bemandet en vagt i selve vagtplanen, vil skabelonen ikke ændre ved dette, hvis jeg nu sætter en anden medarbejder på samme vagt i skabelonen.

Her har jeg for eksempel sat Nanna på vagt om onsdagen i "Skabelon uge 2", som gælder for uge 28, 30, 32 og 34. Hvis ikke det var fordi, Hanne allerede var sat på vagten d. 27. juli i selve vagtplanen, ville Nanna automatisk have fået vagten d. 27 juli, da det er i uge 30.

Men da skabelonen ikke overskrider dét, som allerede står i selve vagtplanen, kan jeg godt sætte Nanna til at have fast vagt om onsdagen i "Skabelon uge 2".

Skabelonen tager nemlig hensyn til de vagter, der er allerede er blevet sat ind i vagtplanen, og derfor er det også stadig Hanne, der har vagten, hvis jeg igen går ind i selve vagtplanen.

Men hvis jeg nu trykker "følg skabelon" d. 27. juli, vil Hannes vagt blive overskrevet, så Nanna i stedet står på vagten, fordi d. 27. juli nu følger skabelonen, hvor Nanna jo står til at være på vagt om onsdagen i uge 30.

Sådan gemmer du skabelonen til senere brug

Hvis du har lavet en skabelon, som du gerne vil bruge igen på et senere tidspunkt, kan du gemme din skabelon ved at trykke på “Navngiv skabelon til senere brug”:

Herefter åbnes der et felt, hvor du skriver navnet på din vagtplan og klikker på “Gem”:

Når du så senere skal oprette en ny vagtplan, som du gerne vil bruge samme skabelon til, klikker du blot på “Kopiér tidligere skabelon”:

Nu vælger du blot den skabelon, som du ønsker at bruge og så vil skabelonen komme frem og skabelonens vagter vil automatisk kopieres over i selve vagtplanen.

Hvis du på et tidspunkt skulle få gemt for mange skabeloner, så det bliver uoverskueligt at vælge den rigtige skabelon, kan du blot skrive til os på support@smartplan.dk eller via chat, og så kan vi slette dine gamle skabeloner for dig.