Manual > Kom godt i gang > Sådan håndterer du et vagtbytte

Sådan håndterer du et vagtbytte

I Smartplan har medarbejdere mulighed for at bytte vagter med hinanden. Denne funktion er god at have hvis der eksempelvis er en medarbejder som ikke kan arbejde alligevel. Medarbejdere har derfor muligheden for at bytte vagter internt, så vagtplanen kan gå op.

Hvis du er interesseret i at læse mere om hvordan et vagtbytte mellem medarbejdere fungerer, kan du læse om det i denne artikel her.

I denne artikel vil vi gennemgå følgende:

Indstillinger for vagtbytte

Som administrator kan du via indstillingerne selv bestemme hvor meget kontrol du vil have over et vagtbytte mellem dine medarbejdere.
Du finder blot menupunktet "Indstillinger -> "Smartplan Indstillinger" -> "Vagtbytte". Her skal du sætte flueben ved "Vagtbytte skal godkendes af admin".

Fra nu af informeres alle administratorer om hvert nyt vagtbytte, en medarbejder anmoder om. En administrator kan derefter enten godkende eller afvise det.

Efter at have afkrydset feltet "vagtbytte skal godkendes af admin", kan du nu også indstille, om overtagelse af en ledig vagt i vagtplanen kræver en admingodkendelse eller ej. Tilføj eller fjern markeringen i feltet "Godkendelse ikke nødvendig for ledige vagter", så det passer til dine præferencer.

Hvis du tilvælger administratorgodkendelse, kan dine medarbejdere ikke direkte overtage en ledig vagt, uden først at søge om dette. Hvis flere af dine medarbejdere er interesserede i samme vagt og anmoder om den, kan du som admin vælge, hvem der skal have den.

Når du har indstillet dine præferencer, klik på "Gem indstillinger".

Derudover kan du som admin angive hvilken type vagtbytte, som du ønsker at få notifikationer om på din konto. Vil du for eksempel have besked om alt vagtbytte, der forekommer, eller har du kun ansvar for enkelte jobtyper eller arbejdsområder? Så kan du vælge kun at få besked om vagtbytte indenfor disse områder.


Du kan læse mere om hvordan du indstiller dine notifikationer lige her.

Godkend et vagtbytte via pc

Hvis din konto er indstillet til at kræve godkendelse fra en administrator, inden et vagtbytte kan finde sted, får du besked om ny vagtbytteaktivitet i øverste højre hjørne (klokke-ikonet). Her kan du se hvilke medarbejdere, der er involveret i vagtbyttet og ligeledes hvilken vagt og vagtplan, det drejer sig om:

Du kan kun godkende et vagtbytte, når begge medarbejdere selv har klikket, at de ønsker at bytte vagten.

Du kan godkende eller afvise vagtbyttet direkte i notifikationsoversigten. Hvis du godkender vagtbyttet vil dette registreres øjeblikkeligt, og du vil nu kunne se, at vagtbyttet både er godkendt af dig som admin og Else P, som var den medarbejder, der skulle overtage vagten (bytte-partneren):

Ved at klikke på knappen "Se vagtbyttehistorik" bliver du ført direkte til kontoens vagtbyttehistorik.

Note: Først efter vagtbyttet er godkendt af både byttepartneren og en administrator, vil ændringerne blive vist i vagtplanen.

Du kan ligeledes godkende og afvise vagtbytte-anmodninger under den respektive medarbejders profil eller i den pågældende vagtplan. Dette uddybes nedenfor.

Håndtering af vagtbytte fra medarbejderens profil

Når du klikker ind på "Medarbejdere" i øverste menulinje, kan du vælge på den medarbejder, hvis vagter du ønsker at få overblik over. Inde på medarbejderens profil kan du se, om der er nogle vagtbytte-anmodninger, som mangler godkendelse af en administrator. Dette kunne se sådan her ud:

I Smartplan skelnes der mellem "indgående vagter" og "udgående vagter" i medarbejderens profil. I dette tilfælde kan du se, at Anna C har tilbudt at tage en vagt fra vagtplanen. Her kan jeg vælge at godkende eller afvise denne anmodning. Vagtbytte og tilbud om ledige vagter kan altså ligeledes håndteres fra medarbejderens profil.

Håndtering af vagtbytte i vagtplanen

Du kan også håndtere et vagtbytte direkte i vagtplanen. Dette kan du gøre ved at trykke ind på en vagt i en frigivet vagtplan, hvorefter du får et oversigt over dagens vagter. I dette tilfælde kan du som admin se, at et vagtbytte d. 1 september mangler godkendelse.

Hvis du klikker på "Vagtbytte afventer admin godkendelse", vil du have mulighed for enten at "godkende" eller "afvise" vagtbyttet.

Godkend et vagtbytte i mobilappen

I forlængelse af, hvordan du håndterer vagtbytte i via PC, har du også mulighed for at godkende eller afvise anmodninger om vagtbytte direkte fra Smartplan appen.

Når du åbner appen som admin, bliver du gjort opmærksom på anmodningen om vagtbytte via punktet "Medarbejdere" nederst i menulinjen. Klikker du på punktet "Medarbejdere", vil du kunne se, at én eller flere handlinger mangler din godkendelse.

Klikker du herefter på "1 handling afventer din godkendelse", kan du se, hvem der ønsker at lave et vagtbytte, og hvilken vagt det drejer sig om. Herefter kan du vælge, om du vil godkende eller afvise vagtbyttet.

Lav et vagtbytte som administrator - via pc og mobilappen

Det er selvfølgelig ikke kun medarbejderne, der kan bytte vagter med hinanden. Du kan som admin starte et vagtbytte - enten et vagtbytte, du selv indgår, eller mellem to af dine medarbejdere.

Lav et vagtbytte som administrator via pc
For at starte et vagtbytte klikker du blot på en dag i en frigivet vagtplan, som vagtbyttet skal foregå på.

I dette eksempel ved jeg, at jeg ikke har mulighed for at arbejde på den vagt, jeg har, d. 31 august. Min kollega Else har allerede sagt, at hun kan tage vagten, derfor klikker jeg nu på dagen, så dagsoverblikket kommer frem.

Så snart dagsoverblikket åbner, kan jeg klikke på min vagt og vælge at overdrage den. Her har jeg valgt, at jeg ønsker at overdrage vagten til Else, hvilket jeg godkender ved at trykke på knappen "overdrag vagt".

Bemærk: I dette eksempel har jeg sat flueben ved "Tving overdragelse uden godkendelse". Dette betyder, at så snart jeg trykker på "overdrag vagt", vil vagtbyttet gemmes og træde i kraft i vagtplanen.

Fjernede jeg i stedet fluebenet ved "Tving overdragelse uden godkendelse", skulle Else først acceptere vagtbyttet, før det ændret i vagtplanen. Dette anbefales i situationer, hvor du eksempelvis ikke har aftalt vagtbyttet på forhånd med en kollega. Eller hvis du er i tvivl om, hvorvidt din kollega virkelig kunne bytte vagt med dig, så kan anmodningen om vagtbytte være gavnlig.

Hvordan du som administrator vil gennemføre et vagtbytte, er i sidste ende helt op til dig.

Lav et vagtbytte som administrator via appen

Når du skal lave et vagtbytte via appen, er det næsten på samme måde, som du kunne gøre det via en pc.

Her ses min vagt d. 31 august i samme vagtplan - bare via appen. Hvis jeg klikker ind på denne vagt, åbner appen automatisk et overblik over vagten. Her vælger jeg at klikke på bjælken "overdrag" øverst - lidt ligesom jeg gjorde på computeren.

Nu kan jeg vælge, hvem jeg vil overdrage vagten til, hvor jeg igen vælger Else P. Derudover kan jeg vælge, om vagtbyttes skal tvinges igennem, eller om Else skal have mulighed for at acceptere anmodningen først.

Vagtbytte overblik og historik

Hvis du er logget ind som administrator i Smartplan på computeren, har du mulighed for at se en overblik over kontoens vagtbytte historik.

Du kan enten tilgå vagtbytte historikken direkte, når du får en notifikation omkring vagtbytte. Dette er dog kun muligt via computeren. Derudover kan du også tilgå historikken over vagtbytten via dine Indstillinger.

Når du har trykket på "vagtbytte" til venstre, kan du scrolle ned på siden og finde et overblik over alle de byttede vagter, der er foretaget på Smartplan kontoen.

Her kan du vælge, hvilken periode du gerne vil se historikken for. Du kan ligeledes vælge kun at se et overblik over byttede vagter for én bestemt medarbejder eller én bestemt jobtype. Dette kan du nemt filtrere i det to bjælker, der er placeret over historikken.

I overblikket kan du se, hvilken dato vagtbyttet fandt sted, hvem der gav og fik vagten, hvilken vagt byttet drejede sig om og hvem, der godkendte vagtbyttet.

Når du kigger på historikken over vagtbytte, kan du skelne mellem to typer, hvilket er illustreret på billedet ovenfor - gennem eksempel 1 og 2.

  1. I første eksempel står der, at vagtbyttet er godkendt af "dig", da jeg som administrator har gennemført overdragelsen af vagten fra Anna C til Hans torsdag d. 1 september. Hvis en anden administrator fra din Smartplan konto havde overdraget en vagt fra én medarbejder til en anden, ville denne administrators navn fremgå.

  2. I andet eksempel står der i under kolonnen "godkendt af", at både "dig" og "Else" har godkendt vagtbyttet. Dette betyder, at begge parter har godkendt det vagtbytte, som Anna C igangsatte. I og med at dette er et vagtbytte mellem to medarbejdere (Anna & Else), der ikke har rettigheder som administrator, kræver denne godkendelse af både modtageren af vagtbyttet og en admin.

Opsummerende giver historikken over vagtbytte altså dig og andre administratorer på Smartplan kontoen mulighed for at holde øje med gennemførte vagtbytte på tværs af alle medarbejdere på kontoen.

Kontakt os, hvis du har spørgsmål

Hvis du har spørgsmål omkring, hvordan du håndterer vagtbytte i Smartplan, er du altid velkommen til at kontakte os. Dette kan du gøre ved enten at skrive direkte til os via chatten eller skrive en mail på: support@smartplan.dk