Fristrupmindes vagtplanlægning bliver nemmere med Smartplan skabelon

Smartplan skabelon

Vagtplanlægning kan tage tid fra andre dele af virksomhedsdriften, men Smartplans skabelon gør det nemmere og er tidsbesparende. Med kopi funktionen slipper Mike for at gentage sig selv de steder i vagtplanen, hvor der er ens tidsrum eller bemanding, mens han samtidigt bevarer overblikket over timefordeling og ubemandede vagter. Mike Timmermann fortæller:

”Det tager 5 minutter og så har vi lavet en ny vagtplan!”

Når Mike har flere tidsrum i vagtplanen, som skal være ens, klikker han blot på tidsrummet og trækker denne hen på den ugedag, som skal have samme tidsrum. Skal tidsrummet 11.30-15.30 f.eks. oprettes både tirsdag, torsdag og fredag behøver Mike blot indtaste dette tidsrum én gang og kan derefter trække og slippe denne over på de to andre dage. Derefter er tidsrummet tilføjet til alle tre dage.

Skabelonen hjælper også Mike, når vagtplanen gentager sig, hvad enten det er hver, hver anden, eller hver tredje uge. Når først en vagtplan er lavet med en skabelon, kan vagtplanen genbruges som skabelon og er derefter nem at kopiere hen over flere uger.

Vagtplanlægning i hverdagen hos Fristrupminde

Fristrupminde har med sine 235 malkekøer, to ejere, tre fuldtidsansatte og to hjælpere flere ting, som skal koordineres, så arbejdet på gården hænger sammen. Før Fristrupminde begyndte at bruge Smartplan, anvendte Mike skemaer i papirudgaver, som de ansatte fik udleveret. Dog blev disse sedler ofte væk, hvilket resulterede i misforståelser og manglende overblik. I dag kan de ansatte se deres vagtplan på deres telefon og har dermed deres vagtplan lige ved hånden, hvilket giver rigtig god mening for Mike og Fristrupminde:

”Alle kan se hvornår de har vagter, hvornår de har næste vagt, men især også hvem de har vagt med.”

Timeopslag og vagtplan på mobilen

Noget af det som Mike har mest glæde af ved Smartplan er, at det er tilgængeligt på telefonen og dermed har alle på Fristrupminde deres vagtplan lige ved hånden. Medarbejderne kan nemt og hurtigt få et overblik over deres kommende vagter samt bytte vagter med hinanden direkte på telefonen. Med Smartplan kan medarbejderne hos Fristrupminde også få et timeoverblik og registrere ændringer ved hjælp af Smartplans timeopslag. Så når arbejdsdagen er slut kan medarbejderne registrere, om arbejdstiden passer, om de har haft overarbejde eller har færre timer end planlagt. Mike kan derefter nemt eksportere timeudtrækket fra Smartplan og sende denne til lønkontoret, så medarbejdernes lønberegning bliver korrekt.