Sådan lægges vagtplanen automatisk for caféen i hjertet af Aarhus

fairbar er en non-profit café, hvor overskuddet går til et velgørende projekt i Indien. Derfor bemandes baren af frivillige studerende, der alle kan arbejde på forskellige tidspunkter.

60 bartendere der alle kan arbejde på forskellige tidspunkter og én Mette (personaleleder), der skal få puslespillet til at gå op.

Se fairbar video

Udfordringer ved at lade medarbejderne ønske vagter

Planlægningen kompliceres
Medarbejderne forventer at få ønskerne opfyldt
En lige fordeling af vagter bliver svære

Om du har 10 bartendere eller 60, så er målet det samme: At få en online vagtplan, med så få ledige vagter som muligt, som er så lige fordelt som muligt og med så mange ønsker opfyldt som muligt.

Det er et kæmpe arbejde, hvis du selv skal gøre det. Så hvorfor ikke lade computeren og Smartplan gøre arbejdet for dig.

Sådan lægger Smartplan vagtplanen for Mette

Først definerer Mette hvilke bemandingsbehov hun har. Det vil sige, hvor mange bartendere hun skal bruge og i hvilke tidsrum hun skal bruge dem.

Dernæst åbner Mette for ønsker. Her kan hun angive hvor mange vagter bartenderne skal tage som minimum, ligesom hun kan vedlægge en besked der sendes med ud til de ansatte.

Ønsker til vagtplan

5Har indgivet ønsker 3Mangler at indgive ønsker Der er åbent for ønsker:

De ansatte får en mail med en besked om at de skal indgive ønsker. Inde i Smartplan markerer de, ud fra Mettes tidsrum, hvilke vagter de ikke ønsker.

Mette trykker på “Foreslå automatisk vagtplan”. Herefter begynder Smartplan at finde den kombination der opfylder flest af medarbejdernes behov imens vagterne fordeles lige. Til sidst retter Mette vagtplanen til og frigiver den.